Подписать договор с контрагентом, сдать декларацию по ЭДО или подать заявку на тендер — для всего этого сотруднику нужны особые полномочия. Чтобы все было законно, руководитель компании оформляет и передает работнику и представителю машиночитаемую доверенность. Выпустить МЧД можно онлайн — на сайте ФНС или прямо в учетной программе.
Что такое МЧД, кому и для чего она нужна
Машиночитаемая доверенность, или МЧД — xml-файл, аналогичный бумажной доверенности. С помощью МЧД сотрудник и представитель подтверждает свои полномочия на действия от имени компании. Например, чтобы подать декларацию в ФНС, нужно подписать ее электронной подписью физлица (сокращенно — ЭП) и приложить машиночитаемую доверенность. Выдать доверенность может только руководитель компании или ИП, предварительно подписав ее своей квалифицированной электронной подписью.
МЧД содержит информацию о доверителе и представителе, сроке действия, праве передоверия, полномочиях. Полномочия дают право совершать определенные виды действий. Например, менеджеру можно оформить МЧД только для подписи документов для обмена с контрагентами, а бухгалтеру — только для сдачи отчетности. На одного работника можно выпустить сразу несколько доверенностей.
Сейчас электронные документы с МЧД принимает налоговая, Росстат, Минфин, Центробанк, другие ведомства и электронные площадки. Например, Честный знак и Госуслуги. В большинстве случаев подойдет единый формат МЧД 003 (EMCHD_1). Свой отдельный формат 2.0 есть у Социального фонда.
А вы пользуетесь МЧД для подписи документов и отчетности? Для каких ведомств используете доверенность? Расскажите в комментариях 👇
Как выпустить МЧД на сотрудника на сайте ФНС
Оформить машиночитаемую доверенность можно онлайн с помощью бесплатного сервиса от ФНС.
Следуйте шагам:
1. Выберите нужный тип доверенности. Можно создать МЧД в едином формате 003, в формате передоверия и отдельную только для сдачи отчетов в ФНС.
2. Введите сведения о доверенности и срок действия, он может быть любым. Уникальный номер GUID генерируется автоматически — обязательно сохраните его.
3. Укажите данные доверителя. Если это юрлицо, нужно ввести ИНН, КПП, ОГРН, название компании и адрес. Также необходимы сведения о директоре — ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН.
Если это физлицо или ИП, набор данных будет другим — нужны будут ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
4. Укажите данные представителя. Список также отличается в зависимости от того, кого вы наделяете полномочиями — физлицо или юрлицо. Для представителя нужно выбрать полномочия, отметить возможность передоверия.
5. Скачайте xml-файл МЧД и запомните, куда вы его сохранили. Подпишите МЧД с помощью КЭП любой удобной программой.
6. Перейдите на сайт распределенного центра ФНС, загрузите МЧД и файл с подписью, дождитесь пока завершится проверка.
Выпуск МЧД на сайте ФНС включает множество шагов. В качестве альтернативы можно рассмотреть создание доверенности в сервисах для ЭДО. Например, нужные инструменты для выпуска МЧД есть в 1С, сама процедура упрощена и займет меньше времени.
Как выпустить МЧД на сотрудника в программе 1С
Пользователи 1С могут создать МЧД на сотрудника и представителя прямо в программе, например в «1С:Бухгалтерия», которую можно арендовать в облаке для комфортной удаленной работы.
Одной программы будет недостаточно, к ней нужно дополнительно подключить сервисы «1С-ЭДО» или «1С-Отчетность». Когда все будет готово, можно переходить к выпуску доверенности.
✔️ Создание МЧД в сервисе «1С-ЭДО»
1. Откройте список всех организаций и выберите нужную.
2. Кликните на «ЭДО» — «Машиночитаемые доверенности».
3. В открывшемся окне ЭДО: Машиночитаемые доверенности нажмите «Создать» — «Доверенность».
4. Номер МЧД генерируется автоматически, вам нужно заполнить остальные поля: срок действия доверенности, данные о доверителе и представителе, возможность передоверия. Полномочия можно выбрать из классификатора полномочий или ввести вручную.
5. Когда все заполните, нажмите «Подписать и зарегистрировать».
1С-ЭДО — электронный документооборот с контрагентами из 1С
Формируйте и отправляйте накладные, счета-фактуры, акты и другие значимые документы. Входящие документы формируются автоматически — вашим сотрудникам останется только нажать на кнопку «Провести»
✔️ Создание МЧД в сервисе «1С-Отчетность»
Откройте раздел «Уведомления», нажмите «Создать» и выберите машиночитаемую доверенность нужного вам формата.
Далее действия такие же, как описано в предыдущих шагах при создании через «1С-ЭДО» — заполните все данные по шаблону, подпишите доверенность с помощью ЭП и направьте в ФНС на регистрацию.
После этого остается дождаться, когда доверенность пройдет проверку в налоговой. Если все хорошо, ее статус изменится на «Зарегистрирована» — это занимает до четырех часов, но обычно происходит быстрее. После этого МЧД можно пользоваться.
Частые вопросы про выпуск и работу с МЧД
Как подписать МЧД, которая выпускается на сотрудника?
МЧД подписывает только руководитель юрлица, ИП или нотариус своей квалифицированной электронной подписью.
На кого можно выпустить МЧД для сдачи отчетности?
МЧД можно выпустить на сотрудника компании, внештатного представителя или, например, на юрлицо — аутсорсинговую компанию.
Что нового в сфере МЧД в 2025 году?
Все больше ведомств переходят на обязательный прием отчетности с МЧД. С 1 мая 2025 года Росстат принимает отчеты только с МЧД формата 003 и полномочием «Предоставление статистической отчетности в органы государственной статистики» и кодом ROSSTAT_STAT_001.
Также известно, что с 1 июля Соцфонд принимает ЕФС-1 по новым правилам. Теперь направить отчет можно только через Единую цифровую платформу в приложением МЧД.
Суть статьи коротко
✅ Для подписи электронных документов и отчетности сотруднику и представителю нужна МЧД, с ее помощью подтверждают полномочия на действия от имени компании.
✅ Большинство ведомств и платформ уже работает с МЧД. Ее принимает ФНС, СФР, Росстат, Честный знак, ЕГАИС, Госуслуги.
✅ Велика вероятность, что придется оформлять несколько МЧД — есть единый формат 003, но он подходит не для всех ведомств. Например, у СФР свой отдельный формат доверенности.
✅ Оформить МЧД можно на штатного работника, внештатного представителя, стороннюю аутсорсинговую компанию.
✅ Выпустить МЧД можно бесплатно — на сайте ФНС или в своем сервисе для ЭДО. Например, в сервисах от 1С.
1С-Отчетность — сдача отчетности в электронном виде
Отправляйте отчетность в контролирующие органы из 1С. Автоматическая проверка исключает ошибки. Экономьте свое время и нервы
Удобные сервисы 1С для выпуска МЧД и сдачи отчетности
Упростите сдачу отчетности и документооборот с контрагентами — с помощью сервисов 1С в облаке. «1С-Отчетность» позволяет направлять отчеты во все основные госорганы, контролировать их статус и быстро отвечать на требования ФНС. В сервисе можно выпустить МЧД для сотрудников и представителей. Можно не переживать о том, что отчет не примут из-за неправильной доверенности.
Для обмена электронными документами с контрагентами подойдет «1С-ЭДО». Формируйте и отправляйте накладные, счета-фактуры, акты и другие значимые документы. Выпускайте МЧД на сотрудников, чтобы те могли подписывать документацию. В сервисе есть все для удобного выпуска и работы с разными видами МЧД. Создавайте доверенности в нужном формате, подписывайте их, регистрируйте в реестре ФНС, следите за сроками действия.
Эти и другие полезные сервисы 1С можно купить в «Е-Офис 24»! Обращайтесь — расскажем больше про облачную 1С, поможем перенести базы и начать работу.
Читайте больше полезных материалов в блоге «Е-Офис 24» на Клерке:
Извещения для ЭДО в прошлом: бухгалтерия переходит на универсальные сообщения с 1 октября.
Как узнать систему налогообложения по ИНН: инструкция для ИП и организаций.
Как бесплатно проверить контрагента? Подборка из 10 сервисов.
Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFFwDDZJ
Начать дискуссию