С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок должны перейти на электронные перевозочные документы. Создавать, обмениваться и хранить документацию бизнес будет с помощью государственной платформы ГИС ЭПД. Разбираемся, как она устроена, какими документами можно обмениваться и как подключиться.
Что такое ГИС ЭПД, зачем нужна, для кого обязательна
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Минтранс запустил ее в сентябре 2022 года с целью цифровизации логистики, более удобного и быстрого взаимодействия бизнеса и госорганов, включая налоговую, таможню, МВД, ГИБДД, Ространснадзор и других.
Система позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы в единой государственной базе. Прямого доступа к ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено — подключение происходит через операторов (частные компании), получивших аккредитацию в Минтрансе.
Перевозчики могут уже сейчас перейти на электронные документы или продолжать обмениваться ими на бумаге. Однако согласно 140-ФЗ уже с 1 сентября 2026 года использование ЭПД станет обязательным для перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей, фрахтовщиков и фрахтователей.
Какими документами можно обмениваться через ГИС ЭПД
Платформа ГИС ЭПД позволяет обмениваться электронными перевозочными документами, форматы которых (XML-файлы) утверждены Федеральной налоговой службой. Пока что платформа полноценно работает только для автомобильных перевозок. Постепенно будут добавляться формы для авиационных, железнодорожных и других видов перевозок.
На текущий момент поддерживаются электронные форматы из таблицы ниже. Информация актуальна на 21.05.2026 года.
Тип электронного документа | Назначение |
Транспортная накладная (ЭТрН) | Подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Это основной перевозочный документ. |
Путевой лист (ЭПЛ) | Нужен для подтверждения работы водителя, отслеживания маршрута, расхода топлива. Оформляется отдельно на каждое транспортное средство. |
Заказ-заявка (ЭЗЗ) | Фиксирует договоренности между грузоотправителем и грузополучателем. |
Договор фрахтования | Подтверждает аренду транспорта вместе с экипажем для перевозок. |
Заказ-наряд | Подтверждает факт заказа транспортного средства, уточняет детали перевозки. Часто используется как приложение к договору фрахтования |
Сопроводительная ведомость | Оформляется при перевозке грузов контейнерами. Помогает распределить, что и кому доставлено. |
Электронные перевозочные документы хранятся в ГИС ЭПД и у операторов информационной системы ЭПД (ИС ЭПД) — компаний, которые разрабатывают сервисы для ЭДО. Госорганы и ведомства имеют прямой доступ к документам, а участники перевозок могут работать с ними только через личный кабинет оператора ИС ЭПД.
Документы хранятся в течение 5 лет и могут пригодиться на случай налоговых проверок, сверок, разрешения споров между сторонами сделки.
Для работы с перевозочными документами прямо в программе 1С используйте сервис «1С-ЭПД» от «Е-Офис 24». Встроенное решение позволяет создавать, обмениваться и хранить документацию в надежном месте. Предусмотрена синхронизация с ГИС ЭПД и автоматические уведомления обо всех изменениях. Вы всегда в курсе, на каком этапе перевозка, и можете оперативно вносить корректировки. Узнать больше и подключить сервис «1С-ЭПД».
Как устроен обмен через ГИС ЭПД и что такое титулы
Для понимания того, как устроен обмен документацией в ГИС ЭПД, важно знать, что такое титулы. Титулы — это отдельные разделы одного перевозочного документа, которые отражают этапы его заполнения и фиксируют действия сторон сделки. Количество титулов зависит от типа документа. Например, в заказ-заявке их два, в транспортной накладной четыре.
Каждая из сторон поочередно заполняет свой титул, чтобы документ двигался дальше по цепочке и постепенно формировал полный юридически значимый ЭПД. Например, при отправке груза титул заполнит грузоотправитель, при приемке — водитель. Каждый из участников подписывает свой титул электронной подписью.
Все обновления документа сразу отправляются оператору ИС ЭПД, который в свою очередь передает их в ГИС ЭПД. Изменения также автоматически отображаются у участников перевозки. Можно отслеживать этапы движения груза, контролировать маршрут и условия сделки, вносить корректировки. Таким образом, по мере продвижения документ заполняется титулами, фиксируя каждое действие участников, а информация по сделке поэтапно обновляется в государственной системе.
После завершения сделки документ остается в системе и доступен для его составителей и проверяющих госорганов.
Сервис «1С-ЭПД» от «Е-Офис 24»
Готовое решение для перехода на новый формат работы — поддерживает все утвержденные формы документов, включая электронную транспортную накладную, сопроводительную ведомость и путевые листы
Что важно сделать для подключения к ГИС ЭПД
Подключение к ГИС ЭПД — дело не одного месяца. Просто выбрать подходящий сервис ЭДО недостаточно, перед этим есть еще целый ряд важных и обязательных задач. Необходимо:
Определить ответственных. Определите, какие сотрудники будут работать с ЭПД. Обычно это бухгалтерия, логисты, менеджеры, диспетчеры, водители. Объясните им принцип работы с документацией, настройте доступы к сервисам и программам.
Оформить электронные подписи и МЧД. Для подписи перевозочных документов используют усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись — УКЭП и УНЭП. Если подписывать и отправлять документы будут ответственные сотрудники, то для них дополнительно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Водителям подойдет простая электронная подпись (ПЭП).
Выбрать способ подключения к ГИС ЭПД. Выясните, какой тип интеграции с учетной системой подойдет конкретно для вашей компании и ее нужд. Например, модуль 1С подходит тем, у кого типовая 1С. Подключение также может производиться через API, если есть своя система, через веб-версию в браузере или мобильное приложение. Эти нюансы стоит заранее уточнить у вашего оператора ИС ЭПД.
Определиться с оператором ИС ЭПД. Важно выбрать надежного и проверенного поставщика — для этого обязательно зайдите в официальный Реестр операторов ИС ЭПД и проверьте, есть ли там компания, с которой вы планируете заключить договор.
Список операторов может обновляться, важно периодически заходить и перепроверять информацию. Сейчас в нем 11 операторов, на первом месте в реестре АО «Калуга Астрал», которая предоставляет сервис «1С-ЭПД».
При выборе компании стоит обратить внимание на срок действия аккредитации, есть ли демо-доступ, сколько стоят тарифы и что в них входит, есть ли техподдержка, роуминг с другими операторами ЭДО, мобильное приложение.
Как только определитесь — сообщите о своем выборе контрагентам, вышлите приглашения, внесите корректировки в договоры. Есть смысл заранее отработать процесс обмена ЭПД в тестовом режиме.
Подключить 1С-ЭПД можно в «Е-Офис 24». Специалисты нашей техподдержки бесплатно помогут с подключением сервиса в программе 1С
Сервис «1С-ЭПД» разработан специально для участников грузоперевозок. Подключите его к вашей учетной программе и начните обмениваться документацией по ЭДО из 1С. Избавьтесь от лишних бумаг и затрат, сократите до минимума риск ошибок.
При покупке сервиса вы платите только за исходящие документы, есть различные тарифы сроком на 1 год, поддерживается роуминг с другими операторами. Обращайтесь в «Е-Офис 24» — ответим на все вопросы и поможем с подключением сервиса к программе 1С.
Читайте больше в блоге:
Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFHBvEZ7
