Сфера грузоперевозок стоит на пороге масштабной цифровизации. Уже с 1 сентября 2026 года ЭДО в грузоперевозках станет обязательным, а все экспедиторы будут обязаны пройти регистрацию в специальном реестре. Времени на подготовку осталось совсем немного — вот что стоит сделать прямо сейчас, чтобы в будущем не рисковать штрафами и потерей контрактов.
ЭДО станет обязательным в грузоперевозках — главное
Закон № 140-ФЗ внес изменения в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности». В частности, поправки регламентируют переход сферы грузоперевозок на электронный обмен документами. Разберем основные положения.
✔️ Электронный документооборот — обязателен с 1 сентября 2026 года. С этой даты транспортные накладные (ЭТрН), заказ-наряды, заявки, экспедиторские и другие сопроводительные документы будут оформляться только в электронном виде.
Бумажные аналоги документов останутся, но область их применения будет сильно ограничена — исключения утвердит Минтранс, проект уже размещен на федеральном портале.
✔️ Экспедиторы — в реестр. С 1 марта 2026 года все юридические лица и ИП, занимающиеся экспедиторской деятельностью, обязаны будут внести свои сведения в государственный реестр «ГосЛог». Работа без регистрации в реестре будет считаться незаконной.
Отметим, что отдельный акцент в поправках сделан именно на работе экспедиторов. Кроме внесения в реестр их данные также нужно будет указывать в транспортных накладных. С помощью этих мер законодатели хотят вывести экспедиторов из «серой зоны» и обеспечить прозрачность сделок.
Как перейти на ЭДО в грузоперевозках — три шага
Чтобы переход прошел без хаоса и стресса, лучше начать его заранее.
1. Обеспечьте сотрудников электронными подписями и МЧД
Электронные подписи должны быть у тех специалистов, которых вы назначите ответственными за электронный документооборот и подпись перевозочных документов. Также нужно оформить машиночитаемые доверенности — без них подтвердить полномочия не получится, это обязательный пункт для тех, кто хочет делегировать подпись документов сотрудникам.
2. Выберите программу для формирования документов и их обмена по ЭДО
Стандартных инструментов может быть недостаточно, в сфере грузоперевозок много нюансов, здесь требуется подключать профильные программы. Вам понадобится решение, которое позволит формировать документы, следить за их актуальным статусом и обмениваться со всеми участниками сделки. Такое решение уже есть — сервис «1С-ЭПД» от фирмы «1С».
Это особенно удобно, если вы уже работаете в 1С. Сервис встроен в привычную программу и синхронизирован с ГИС ЭПД — документы попадают в государственную базу автоматически.
3. Обучите сотрудников и скорректируйте договоренности с партнерами
Объясните бухгалтерам, логистам, водителям и другим сотрудникам, какие документы переходят в цифровой формат и как будет организован обмен по ЭДО.
Заранее обсудите с контрагентами, через какой сервис вы будете обмениваться документами, и внесите правки в договоры. Лучше заранее протестировать весь процесс обмена документами, чтобы не разбираться во всех тонкостях и нюансах в авральном режиме, когда закон уже вступит в силу, а штрафы за ошибки станут вполне реальными.
Подготовка для экспедиторов должна быть особенно тщательной. Для регистрации в реестре у экспедитора не должно быть непогашенной судимости по экономическим статьям — это касается руководителей юрлиц и ИП. Все эти нюансы нужно проверить заранее.
Сервис 1С-ЭПД
Подключайте сервис «1С-ЭПД» с выгодой в «Е-Офис 24»
Сервис «1С-ЭПД» поможет плавно перейти на ЭДО
Сервис «1С-ЭПД» — готовое решение для участников грузоперевозок. Сервис позволяет наладить бесперебойный обмен электронными документами между всеми участниками сделки.
Возможности сервиса:
✔️ Создание, подпись и обмен перевозочными документами по ЭДО: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы, заказы (заявки), договор фрахтования. Также есть поддержка неформализованных документов.
✔️ Уведомления обо всех изменениях. Грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель и другие участники сделки могут контролировать все изменения — уведомления приходят моментально, можно сразу зайти и просмотреть обновленный документ.
✔️ Автоматическая отправка документации в ГИС ЭПД, что облегчает проверки со стороны ФНС. Налоговики могут сами найти и проверить информацию о грузоперевозке.
Подключайте сервис «1С-ЭПД» с выгодой в «Е-Офис 24». Вы платите только за исходящие документы — предусмотрены различные тарифы, которые отличаются количеством документов: от 600 до 100 000 отправок. Обращайтесь в «Е-Офис 24»! Специалисты бесплатно проконсультируют вас по сервису, расскажут все детали и помогут подобрать подходящий тариф.
Читайте больше в блоге:
Как оформить МЧД на сотрудника организации: пошагово на сайте ФНС и в сервисах 1С для ЭДО.
Извещения для ЭДО уходят в прошлое: бухгалтерия готовится к переходу на универсальные сообщения.
Операции с прослеживаемыми товарами: как оформить документы и отчетность.
Сервис 1С-ЭПД
Подключайте сервис «1С-ЭПД» с выгодой в «Е-Офис 24»
Главное про ЭДО в грузоперевозках
С 1 сентября 2026 года ЭДО станет обязательным в грузоперевозках, но перейти на новый формат работы можно уже сейчас по желанию.
Транспортные накладные, наряд-заказы, экспедиторские документы перейдут в электронный формат.
С 1 марта 2026 года регистрация в реестре экспедиторов становится обязательной.
Подготовку лучше начать заранее: выпустите электронные подписи и МЧД для сотрудников, обучите их, договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО, обменяйтесь документами в тестовом режиме.
Обмен бумажными документами будет доступен только в качестве исключения.
💡 Чтобы не разбираться в новых правилах работы в последний момент, лучше уже сейчас выбрать и освоить подходящее решение для ЭДО. Например, можно подключить сервис «1С-ЭПД» вкупе с облачной 1С.
Обращайтесь в «Е-Офис 24» — расскажем больше о сервисе, поможем подключиться и начать работу.
Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFJgFmt4
Комментарии
6А если мы никакие не экспедиторы, мы просто на своих машинах везём покупателю товар, который он у нас купил и стоимость доставки отдельно не выставляется, она в цене товара. Нам тоже надо регистрироваться электронно где-то и переходить на электронный документооборот? У нас сейчас ЭДО с Покупателями и Поставщиками через Контур.
Если нанимаем сторонних ИП для доставки товара нашим покупателям, кто должен регистрироваться в реестре?
Здравствуйте! Если возите грузы собственным транспортом, то это считается перевозкой для собственных нужд. Вы в этом случае не оказываете транспортные услуги за отдельную плату, поэтому и регистрация в реестре вам не нужна. Документы можно и дальше оформлять по ЭДО.