Рейтинг КЭДО: список лучших и как выбрать подходящую систему КЭДО

Рынок КЭДО показывает, что спрос на цифровизацию теперь исходит не только «сверху» (как в 2021–2023 гг.), но и формируется внутри кадровой функции. То есть руководители осознанно выбирают не просто решение, а технологического партнера, который будет драйвером трансформации кадрового делопроизводства.

КЭДО стал легальным в 2020 году после вступления в силу № 439-ФЗ, разрешившего вести кадровые документы только в электронном виде, без бумажных копий. С 2018 года в России проводится эксперимент по внедрению КЭДО в государственных структурах, который завершится в 2025 году. По промежуточным итогам этого проекта уже сейчас звучат инициативы о том, чтобы в перспективе год-два сделать КЭДО обязательным для всех работодателей. 

Мы проанализировали основные решения КЭДО, чтобы понять, как выглядит система сегодня и что умеет. Оказалось, что границы сильно размылись — сегодня под термином «КЭДО» скрываются различные по функциональности и гибкости решения.

Не существует универсального решения, которое одинаково хорошо закроет потребности разных компаний, отсюда и невозможность одним рейтингом дать точный ответ на вопрос о том, какое КЭДО лучшее. Система с высокими оценками может оказаться избыточной или, наоборот, недостаточно функциональной для ваших задач.

Ключ к правильному выбору — понимание роли КЭДО в вашем отделе. Это просто цифровая замена бумажного делопроизводства? Или вы хотите полноценную систему управления персоналом? Если речь идет о комплексной трансформации кадровых процессов в «цифру»— с автоматизацией маршрутов, учетом ролей, сценариев переводов, увольнений, многоступенчатыми согласованиями — вам потребуется не просто «коробка», а адаптивная, настраиваемая система. Та, что способна подстраиваться под вас, а не наоборот. 

Стоит сформулировать для себя ответы на базовые вопросы, от которых зависит архитектура будущей системы:

Если ваша цель — просто перевести кадровые документы в цифру, достаточно будет базового решения. Но если вы строите современную кадровую функцию, потребуется гибкий, кастомизируемый инструмент. Не просто платформа, а система, способная меняться с вашими процессами.

Количество пользователей и темп роста определяют требования к производительности и масштабируемости. Там, где сегодня 300 сотрудников, завтра может быть 700, и если система не выдержит нагрузки — процессы встанут. Особенно критично это в сезонных бизнесах, ритейле, или там, где активно растет филиальная сеть.

Работа с персональными данными и кадровыми документами требует не просто защищенной среды, а соответствия требованиям №152-ФЗ и закона №377-ФЗ. Особенно важно это для компаний с госконтрактами, международным участием или повышенным уровнем информационной безопасности.

Если у вас уже есть кадровая система в 1С, учет ERP, документооборот или сервисные порталы — КЭДО не должен становиться отдельным «островом». Идеальное решение интегрируется бесшовно, минимизирует дублирование данных. Иначе вместо автоматизации получаем дополнительные риски и нагрузку на команду отдела кадров.

Система КЭДО от EmplDocs by WiseAdvice. Современное решение подключается прямо в 1С, имеет веб-интерфейс для сотрудников. Работает в родной среде 1С:ЗУП, без дублирования или переноса данных за пределы корпоративной инфраструктуры, кастомизируется под любые бизнес-процессы.

Возможности EmplDocs:

• бесшовное подключение к 1С:ЗУП;

• маршруты согласования любой сложности;

• кастомизация под сценарии компании;

• соответствие требованиям к безопасности для госсектора; 

• подпись в электронном виде;

• настройка маршрутов согласования;

• работа с произвольными печатными формами 1С:ЗУП;

• доступ к заработной плате и расчетным листкам;

• распознавание текста по изображению (OCR);

• ИИ-помощник в кадровых вопросах;

• онлайн-трудоустройство, модуль отпусков, ДМС, HCM-функционал;

• версия On-Premise и Cloud.

Для кого: 

Это гибкая и многофункциональная система КЭДО подходит крупному бизнесу, госструктурам и компаниям, с повышенными требованиями к безопасности данных. Кому важна кастомизация КЭДО под свои процессы.

Решение от СКБ Контур закрывает базовые задачи КЭДО и интегрируется с популярными бухгалтерскими и HR-системами.

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Архивирование, онлайн-трудоустройство;

• Управление заявками;

• Трудоустройство онлайн;

• Маршруты согласования.

Кому подходит:
Тем, кто ищет решение с набором функционала из самого необходимо в кадровых процессах.

Saby Staff — продукт компании «Тензор», развивающийся внутри экосистемы СБИС. Это решение подходит тем, кто ищет не только систему для кадрового ЭДО, но и платформу для автоматизации широкого круга бизнес-процессов. Saby Staff обеспечивает интеграцию с 1С, SAP и внешними сервисами.

Ключевые возможности:

• квалифицированная электронная подпись;

• гибкие маршруты согласования;

• онлайн-трудоустройство;

• облачное хранение данных;

• поддержка API и геймифицированные сценарии.
  
  Для кого: Saby Staff для компаний с высокой текучестью персонала, где важна скорость найма и единая среда для кадрового и общего документооборота. 

Платформа для цифровизации кадровых процессов. Решение поддерживает модульную настройку под бизнес, интеграцию с корпоративными системами. Это конструктор, в котором можно выбрать блоки и маршруты, в зависимости от задач. 

​

Кому подойдет:
Если перед бизнесом стоит задача не просто внедрить КЭДО, а выстроить автоматизацию от кадровых документов до управления проектами, кому важна адаптация под сценарии: переводы, увольнения, согласования, работа с ЛНА. 

Возможности Directum HR Pro

• Электронная подпись;

• Настройка маршрутов согласования;

• Коннектор для 1С:ЗУП и «Работа в России»;

• Поддержка многоуровневых процессов.

VK HR Tech — это решение для автоматизации кадровых процессов, включая электронный документооборот (КЭДО). Система предлагает мобильное приложение и возможность интеграции с основными учетными системами.

Возможности VK HR Tek

• Подпись в электронном виде;

• Настройка маршрутов согласования;

• Распознавание данных по фото;

• Трудоустройство онлайн;

• Геймификация.

Кому подойдет:
Компании, которые только начинают цифровизацию кадровых процессов или работают в экосистеме, отличной от 1С. Это облачное решение для тех, кто хочет запуститься быстро и без больших затрат. Актуально для тех, кто решает типовые кадровые задачи и не планирует настройку под себя. 

Подключаемое расширение 1С:Кабинет сотрудника. Решение для автоматизации КДП и расчета зарплаты. Система закрывает базовые задачи КЭДО: от кадрового учета до хранения электронных документов и подписания их ЭП.

Что умеет:

• Ведение кадрового учета и начисление зарплаты;

• Формирование и хранение ЭКД;

• Работа с ЭП;

• Интеграция с экосистемой 1С и внешними сервисами.

Кому подойдет:

Компании любого размера и отрасли, которым нужно наладить кадровое администрирование и автоматизировать расчет зарплаты, особенно, если бизнес уже использует 1С.

HR-link — платформа кадрового электронного документооборота. Поддержка подписания документов через УНЭП и Госуслуги, с возможностью работы как в привычной учетной системе, так и через веб-интерфейс.

Возможности HR-link

• Электронная подпись;

• Настройка маршрутов подписания;

• Отправка массовых уведомлений (почта, через API, СМС);

• Возможность установки on-premise или в облаке;

• Онлайн-набор сотрудников;

• Ведение и управление графиком отпусков.

Кому подойдет:

Для компаний с распределенной структурой и значительным кадровым потоком — особенно в тех случаях, когда требуется централизованное управление, масштабируемость.

Платформа автоматизации КЭДО в экосистеме решений ELMA. Она обеспечивает и базовые функции по управлению кадровыми документами, и предоставляет возможности для настройки бизнес-процессов под потребности.

Кому подойдет:
Бизнесу, который выстраивает сквозные процессы в единой экосистеме решений и желает интегрировать КЭДО в общую структуру документооборота компании.

Решение предназначено для автоматизации всех процессов кадрового документооборота с возможностью интеграции с другими корпоративными системами.

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Оформление командировок и отпусков;

• Массовые действия;

• Настройка прав доступа пользователей;

• Архив документов.

Кому подходит:
Для бизнеса с большим количеством однотипных операций, кому важен кадровый документооборот в локальном контуре компании.

Решение от ITFB Group объединяет возможности СЭД, КЭДО и цифровой трансформации бизнес-процессов, обеспечивает поддержку всех типов электронной подписи. 

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Распознавание и извлечение данных;

• Аналитика по документам;

• Гибкий пользовательский интерфейс.

Кому подходит:
Организациям стремящимся к комплексной цифровизации бизнес-процессов и управлению контентом в едином пространстве.

Программное решение для автоматизации процессов кадрового документооборота. Система предназначена для оптимизации процессов найма, подписания и хранения кадровых документов в электронном виде.

Ключевые возможности:

• Подпись и хранение документов;

• Настройка шаблонов, маршрутов;

• Интеграция с ЕСИА и операторами ЭДО.

Кому подходит:
Docsvision КЭДО для компаний, которым необходима полноценная автоматизация подписания и хранения кадровых документов, и тем, кто ищет решение с возможностью масштабирования.

Nopaper относится к категории облачных решений для КЭДО, с ориентацией на малый и средний бизнес для электронного подписания через смартфон.

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Работа с шаблонами документов;

• Облачный формат;

• Поддержка ЭДО с физлицами.

Кому подходит:
Малый и средний бизнес, стремящемуся к быстрой автоматизации кадровых процессов без больших затрат на использование системы КЭДО.

Pyrus — облачное решение для автоматизации бизнес-процессов, включая документооборот (ЭДО), которое подходит для малого и среднего бизнеса.

Ключевые возможности:

• Подпись, обработка и маршруты документов;

• Интеграции по API;

• Управление задачами и проектами;

• Облачная и локальная установка.

Кому подходит:
Для компаний, интегрирующих кадровые процессы в общую цифровую трансформацию.

Российская ECM-платформа с возможностями КЭДО, предназначенная для автоматизации документооборота, для согласования договоров ии управления проектно-сметной документацией.

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Архивирование в облаке;

• Визуальный конструктор процессов.

• Доступна установка локально, так и в облаке.  

Кому подходит:
Организациям, ориентированным на общую цифровизацию документооборота, включая КЭДО, с небольшими затратами на внедрение.

Решение от ТопФактор — базовая система КЭДО с упором на простоту интерфейса и быстрый запуск.

Ключевые возможности:

• Электронная подпись;

• Удобный интерфейс;

• Мобильное приложение;

• Конструктор заявлений.

Кому подходит:
Компании, которым необходимо быстрое внедрение КЭДО и минимальное время на обучение сотрудников.

Для оценки функциональных возможностей использовали балльную систему и оценивали наиболее значимые функции: наличие ЭП, интеграции с 1С и ЭДО, гибкость маршрутов согласования, работа с ЛНА, безопасность, возможность доработки под уникальные процессы, удаленный найм, рабочее место кадрового специалиста и сотрудника, другие ключевые параметры.

Каждая функция системы оценивается по шкале баллов:

2 балла — продвинутая реализация,
1 балл — реализована,
0,5 балла — частично реализована,
0 баллов — отсутствует.

Компромиссы в области безопасности персональных данных могут обойтись сегодня слишком затратно: с 30 мая 2025 года начинает действовать закон №420-ФЗ, который предусматривает введение «оборотных» штрафов за утечки персональных данных. Чем больше посредников между вами и данными, тем выше вероятность утечек и угроз.

Предпочтение следует отдавать решениям для локальной установки, когда данные хранятся в вашей инфраструктуре.

Хорошая система КЭДО не должна существовать отдельно от бизнес-процессов. Она должна быть встроена в них. Если у вас уже используется СЭД, или кастомизированный 1С, критично выбирать решения, которые бесшовно встроятся в эту среду. Если вся работа с документами ведется напрямую из интерфейса 1С:ЗУП, то оптимально выбрать решение на базе 1С, например, EmplDocs. Без экспорта или дублирования данных в сторонние сервисы.

Бюджет — важный критерий, но считать разумнее не стоимость лицензий, а совокупную ценность внедрения КЭДО: сколько часов работы кадрового специалиста сэкономит система, сколько ошибок устранит, как сократит сроки на обработку кадровых событий, на логистику и прочее. У малого и среднего бизнеса запросы проще — и здесь выигрывают коробочные облачные решения, вроде Pyrus или Nopaper. Но даже при достаточном бюджете важно не брать «все и сразу», а четко понимать, какие функции будут использоваться на вашей практике.

КЭДО — это инфраструктурный слой, который будет работать годами. Ценен не сам продукт, а команда, за которой он стоит. Поэтому критично выбрать не просто «систему», а команду с экспертизой, историей и поддержкой. Платформа, у которой есть стабильные релизы (а проверить стоит), документация, обучение и живые кейсы — это всегда предпочтительнее красивой презентации и неясных перспектив.

Наконец, внедрение — это не точка, а процесс. И от того, насколько качественно работает поддержка, есть ли обучение, методическая база, зависит все: от скорости запуска до принятия системы внутри коллектива.

Вопросы, которые важно обдумать и задать провайдеру при выборе системы:

• Сколько сотрудников будет подключено к системе?

• Необходимо серверное /облачное решение?

• Какие требования к безопасности данных и как обеспечивается?

• Поддерживает ли система ролевую модель доступа?

• Включает ли решение готовые шаблоны ЛНА, может необходимо разрабатывать их самостоятельно?

• Есть ли возможность кастомизации форм заявок и поддержка сложных кадровых процессов?

• Это стандартная система или потребуется доработка под бизнес-процессы компании?

• С какими видами ЭЦП работает система (Госключ, РвР, свои УНЭП)?

• Какие модули предоставляет решение?

Все готово для быстрого старта КЭДО

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Запишитесь на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFFujqCt