Кадровая отчетность в 2025 году: какие отчеты сдавать и что не упустить

Классификация кадровой отчетности построена по нескольким основным признакам для удобства организации документооборота:

• Внутреннюю отчетность. Предназначена для руководства и служит для оценки использования кадрового потенциала и планирования. Ее форма и сроки устанавливаются организацией. 

Пример — отчеты по текучести, выполнению плана найма и прогнозам потребностей.

• Внешнюю отчетность. Направляется государственным структурам, инвесторам и акционерам. Она имеет строго стандартизированные формы и сроки, с обязательным соблюдением требований. 

Примеры — отчеты 4-ФСС, сведения по форме № 1-Т.

Отчетность разделена также по регулярности. 

• Регулярная отчетность — систематический процесс, контролирующий состояние показателей и соответствие законам с фиксированным графиком и форматами, часто автоматизируется HRM-системами. 

• Нерегулярная отчетность — создается по отдельным запросам для анализа конкретных ситуаций и решений, требует детального анализа и может иметь уникальные формы.

Все организации обязаны направлять в налоговую инспекцию отчеты. Если же предприниматель выступает работодателем, у него возникают дополнительные обязательства перед Пенсионным фондом (ПФР) и Фондом социального страхования (ФСС).

Электронный формат подачи отчетности требуется в следующих случаях:

• Для налоговых деклараций (кроме НДС), если численность сотрудников превышает 100 человек.

• По НДС — практически все предприниматели обязаны сдавать отчетность электронно, хотя некоторые могут самостоятельно выбирать формат подачи.

• Для ПФР и ФСС — для всех работодателей, в отчетах которых присутствует более 25 физических лиц.

1. С 1 ноября 2025 года вступила в силу форма № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям».

2. С 1 января 2026 года начнет действовать крупный пакет обновлений. Сдавать за 2025 год нужно будет по новым формам:

• №1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;

• №1-Т(ГС) «Сведения о численности, фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»;

• №1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих»;

• №1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда».

3. С 1 февраля 2026 года обновится форма № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».

4. С 1 апреля 2026 года вводится наибольшее количество новшеств, включая отраслевые формы. Среди них — № П-4(НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» и «Сведения о численности и оплате труда работников... по категориям персонала».

5. Изменения предусмотрены приказом Росстата от 22.07.2025 № 348 и касаются всех респондентов — организаций и индивидуальных предпринимателей. 

Основные получатели кадровой отчетности — государственные контролирующие органы:

• Федеральная налоговая служба (ФНС).

• Социальный фонд России (СФР).

• Федеральная служба государственной статистики (Росстат).

• Министерство внутренних дел (МВД).

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд).

• Военные комиссариаты.

• Центр занятости населения (ЦЗН).

• Форма 1-Т (сведения о численности и заработной плате работников) — ежегодно до 31 января года, следующего за отчетным. 

• Форма 57-Т (сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям) — раз в два года за нечетные годы до 30 ноября отчетного года. Субъекты малого предпринимательства, общественные и экстерриториальные организации, а также юрлица, занимающиеся финансовой и страховой деятельностью, государственное управление и обеспечение военной безопасности, не сдают эту форму. 

• Форма П-4 — ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным, для компаний с численностью 15+ человек и годовым оборотом 800+ млн руб. Ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, для компаний с меньшей численностью и оборотом. 

• Форма П-4 (НЗ) (сведения о неполной занятости и движении работников) — ежеквартально до 8 числа месяца, который следует за последним месяцем отчетного квартала. За IV квартал — с первого рабочего дня по 10 число после отчетного квартала. 

• Форма 3-Ф (сведения о просроченной задолженности по заработной плате) — до второго рабочего дня после отчетного месяца. Если просрочки нет, нулевой отчет предоставлять не нужно. 

• Подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня после приема на работу или увольнения сотрудника, заключения или расторжения ГПД. При других кадровых событиях — до 25 числа следующего месяца. 

• Подраздел 1.2 — ежегодно до 25 января года, следующего за отчетным периодом. В течение года подраздел сдается не позднее трех рабочих дней после того, как работник написал заявление об отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 года, а также после выдачи формы в связи с оформлением пенсии. 

• Подраздел 1.3 — ежемесячно до 25 числа следующего месяца. 

• Подраздел 3 раздела 1 — ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. 

• Раздел 2 — ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. 

• Расчет по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально: 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января. 

• 6-НДФЛ — ежеквартально: 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 февраля (годовой отчет). 

• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно до 25 числа после отчетного месяца. За третий месяц каждого квартала можно не сдавать отчет, так как сведения дублируются в РСВ. 

• Уведомление о приеме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету — в течение 5 календарных дней со дня приема или увольнения. 

• Сведения об изменениях информации о гражданах, состоящих на воинском учете (изменение семейного положения, образования, структурного подразделения или должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья) — в течение 5 календарных дней со дня изменения. 

• Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году — ежегодно по запросу военкомата до 1 ноября. 

• План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе — ежегодно до начала очередного календарного года. Рекомендуется уточнить сроки в своем военкомате. 

• Отчет о свободных рабочих местах и вакантных должностях — в течение 5 рабочих дней со дня появления вакансии. 

• Отчет о выполнении квоты для приема на работу инвалидов — ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным. 

• Отчет о процедуре банкротства — в течение 3 рабочих дней со дня введения процедуры банкротства. 

• Отчет о ликвидации или сокращении — за 2 месяца до процедуры для организаций, за 2 недели для ИП. 

• Отчет о введении (об изменении, отмене) режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели — в течение 3 рабочих дней с даты принятия решения. 

• Отчет о простое — в течение 3 рабочих дней с даты принятия решения. 

• Отчет о временном переводе работников на дистанционную работу — в течение 3 рабочих дней с даты принятия решения. 

• Уведомление о заключении или расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином — в течение 3 рабочих дней с даты заключения или расторжения договора. 

• Уведомление о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту (ВКС) — ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, за первый квартал (январь, февраль, март) уведомление подается до 30 апреля включительно. 

Важно: сроки могут корректироваться в зависимости от региональных особенностей и изменений в законодательстве. Рекомендуется уточнять актуальные требования в соответствующих контролирующих органах.

Чтобы подготовить кадровую отчетность правильно, рекомендуем:

• провести аудит первичных кадровых документов,

• классифицировать отчеты по категориям (регулярные, сезонные, ситуационные),

• сверить данные по численности, персональным сведениям и расчетам,

• использовать электронные системы и онлайн-сервисы для облегчения подготовки и проверки отчетов.

За нарушения в кадровой отчетности в 2025 году предусмотрены штрафы, варьирующиеся от предупреждений до значительных санкций в зависимости от органа контроля и характера нарушения.

Штрафы, которые предусмотрены за нарушения в кадровой отчетности в 2025 году:

1. За непредоставление первичных данных в Росстат (статья 13.19 КоАП).  

• Должностному лицу грозит штраф в размере от 10 тыс. до 20 тыс. рублей за первичное нарушение и от 30 тыс. до 50 тыс. за повторное. 

• Для юридических лиц —  от 20 тыс. до 70 тыс. рублей в первый раз, от 100 тыс. до 150 тыс. рублей при последующих нарушениях.

2. За нарушение порядка направления данных ЕФС-1 в СФР (статья 15.33.2 КоАП). 

• Должностное лицо накажут штрафом от 300 до 500 рублей.

3. За нарушение по представлению РСВ в налоговый орган (статья 15.5 КоАП). 

• Для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей.

4. За непредоставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП). 

• Должностное лицо организации будет отвечать штрафом от 300 до 500 рублей.

5. За нарушения подачи кадровой отчетности в военкомат (глава 21 КоАП). В частности, если не представить списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

• Штраф составит от 40 тыс. до 50 тыс. рублей для должностных лиц. 

• От 350 тыс. до 400 тыс. рублей для организаций.

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Конечно, с помощью 1С и встроенного КЭДО EmplDocs, можно подготовить отчеты (например, налоговые декларации, сведения по сотрудникам, формы СЗВ-М и другие), проверить их правильность и отправить в электронном виде в нужные ведомства. 

Поддержка КЭДО обеспечивает интеграцию напрямую с контролирующими органами, что делает процесс максимально удобным и эффективным для работодателей и бухгалтеров.

Приглашаем в наш Telegram-канал, посвященный всему, что связано с КЭДО — кадровым электронным документооборотом! Здесь вы найдете актуальные новости, полезные советы и пошаговые инструкции по внедрению и использованию КЭДО, интеграции с 1С.

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFFzekXJ