УПД с 2026 года: как подготовиться к переходу

С 1 января 2026 года вступает в силу приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Это значит, что компании и предприниматели больше не смогут использовать в электронном документообороте накладные ТОРГ-12 и акты, утвержденные приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и ММВ-7-10/552@ соответственно. Эти формы документов не будут работать, загрузить в ЭДО и отправить их контрагенту не получится. 

Для ЭДО единственным отгрузочным документом останется только УПД — XML файл в формате 5.03, утвержденный приказом ФНС от 19.03.2023 № ЕД-7-26/970@.

Важно: бумажные накладные, акты выполненных работ и оказания услуг не отменяются. Можно и дальше обмениваться неформализованными электронными документами, если все участники сделки согласны. Главное, чтобы в таком документе были все реквизиты первичного учетного документа.

Универсальный передаточный документ (УПД) — это гибкий инструмент, который объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Организации и ИП применяют УПД при оформлении поставок, услуг, работ и передачи имущественных прав.

Использование УПД избавляет от необходимости выставлять отдельный счет-фактуру. Возможны два основных сценария применения УПД:

• Полная замена. УПД выступает как первичный документ, включающий в себя данные счета-фактуры, то есть заменяет и счет-фактуру, и накладную или акт.

• Частичная замена. УПД функционирует как первичный документ, фиксирующий отгрузку товара или оказание услуг. Оформляется без счета-фактуры и заменяет только накладную или акт.

Важно: УПД нельзя использовать в тех случаях, когда обязательным является только выставление счета-фактуры, например, при поступлении аванса.

Использование электронных УПД в 2026 году вместо электронных накладных и актов станет обязательным для тех, кто:

• использует юридически значимый ЭДО с КЭП;

• работает через аккредитованных в ФНС операторов ЭДО;

• применяет XML-форматы ТОРГ-12 и актов.

На УПД формата 5.03 можно не переходить, если:

• организация использует преимущественно бумажные документы и не планирует переходить на цифровой документооборот;

• не использует в ЭДО документы, которые с 2026 года перестанут работать.

Но нужно понимать, что переход на электронные УПД:

• Это шаг к приведению документов к единому образу и стандарту для простоты их чтения и обработки.

• Обеспечивает прозрачность для ФНС, и, как следствие, упрощает процедуру взаимодействия с налоговым органом.

• Снижает расходы на бумагу и картриджи, а также на оборудование помещений и содержание архива.

• Позволяет ускорить обработку первичных документов. 

Entera распознает документы в 12 форматах, полученные по ЭДО, электронной почте, QR-кодам, со сканера и даже фото — в том числе если качество исходника — низкое, а шрифт — мелкий. Параллельно сервис проверяет реквизиты контрагентов и арифметические расчеты, а задвоение позиций исключено за счет гибких настроек по сопоставлению и созданию номенклатур. 

Затем Entera передает данные в бухгалтерскую базу и формирует проводки по счетам в соответствии с учетной политикой компании, а у бухгалтера останется время на аналитическую работу и повышение квалификации. 

Если нужно вести несколько юридических лиц или ИП, Entera может работать одновременно со всеми, а для удобства в программе можно создать папки под каждую фирму и разграничить доступ работников.

Entera формирует и хранит электронный архив документов, который не требует отдельного хранилища и его легко скачать в любой момент. 

Тем, кто подпадает под обязательное применение УПД в 2026 году, ФНС рекомендует подготовиться заранее, чтобы бизнес не простаивал из-за остановки потока документов.

Вот пошаговый план, что нужно сделать в 2025 году:

Оцените:

• соотношение объема бумажных и электронных документов;

• объем электронных накладных, актов и УПД;

• количество контрагентов, с кем обмениваетесь документами в ЭДО.

Проанализируйте, какие документы требуют замены и с кем из поставщиков и покупателей возможно перейти на ЭДО.

Проверьте, поддерживает ли ваша 1С или другая программа УПД в формате 5.03. При необходимости обновите или подключите сервисы для синхронизации документооборота и возможности отправлять, а также принимать документы в учетной программе.

Проанализируйте путь документа: кто и в какой последовательности его издает, согласовывает и подписывает. Возможно, придется скорректировать внутренние регламенты работы и обучить сотрудников работе с электронным документооборотом.

Если у вас еще нет электронного архива, создайте его и назначьте ответственного за его ведение. Например, это может быть архив, встроенный в учетную программу, или облачный сервис.

В тестовом режиме обменяйтесь с контрагентами УПД. При возникновении ошибок проанализируйте их. Например, причинами сбоя могут быть неточности в карточке контрагента.

Исключите из нее упоминания про электронные акты и накладные ТОРГ-12, если компания их использовала.

Чтобы ускорить обработку первичных документов, подключите мультисервис Entera. Сервис не только введет данные, но и перепроверит реквизиты в документах. А если сомневаетесь, подойдет ли сервис для ваших задач, воспользуйтесь бесплатным доступом.

Как избежать отказа в вычете по НДС

Забирайте бесплатную шпаргалку, чтобы законно уменьшать начисленный НДС

Заполните форму, вышлем шпаргалку вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Читайте также:

• Единый транспортный документ: что это, кто должен применять с 1 сентября 2025 года.

• Премирование и депремирование работников: новые правила с 1 сентября 2025.

• Лизинг в бухгалтерском учете 2025.

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: 2W5zFJLSLac