Будущее работы с документами: переход от СЭД к CLM

Жизненный цикл контракта, контрактный менеджер, эффективность бизнес-процессов… Эти слова за последние несколько лет прочно закрепились в бизнес-поле. Стало ясно, что недостаточно сделать хороший договор или контракт. Важно еще и успешно его реализовать, выполнить все обязательства и вовремя прийти ко всем реперным точкам.

Системы электронного документооборота долгое время были основным инструментом для организации работы с документами. Однако они начинают уступать место системам управления жизненным циклом контрактов — CLM. Эти системы предлагают более широкий функционал и позволяют не только хранить и обрабатывать документы, но и управлять всеми этапами их жизненного цикла.

Если СЭД в основном сосредоточены на автоматизации процессов создания и хранения документов, то CLM в довесок предлагает инструменты для мониторинга сроков и условий связанных с контрактами. Это позволяет компаниям минимизировать риски, связанные с неисполнением условий договоров, и своевременно реагировать на изменения.

Что можно делать при помощи CLM-систем

1. Создавать документы

CLM позволяют пользователям эффективно создавать документы, начиная от шаблонных писем и заканчивая сложными контрактами. Встроенные инструменты редактирования упрощают процесс составления документов и сокращают время на их подготовку. CLM-системы можно интегрировать с корпоративными базами, такими как CRM или ERP, и автоматически заполнять из них документы.

Кстати, необязательно приобретать и внедрять целую CLM-систему. Для того чтобы быстро и безошибочно оформлять договоры, можно ограничиться ее частью, ведь любой договор можно составить в конструкторе документов. Есть разные сервисы, например, Doczilla или Форма.

Что могут конструкторы документов:

ускорить подготовку документов;
иметь под рукой актуальные шаблоны;
минимизировать ошибки в договорах;
подстроиться под нужды вашей компании.

Попробовать составить договор в «Форме»

2. Согласовывать документы внутри организации

CLM-системы делают согласование документов более прозрачным. С их помощью можно отслеживать изменения и комментарии и видеть, кем и когда были внесены правки. Кроме того, можно установить автоматические уведомления о необходимости согласования и тем самым избежать задержек в процессе. Это упрощает процесс согласования и делает его более структурированным, что особенно важно для крупных организаций и среднего бизнеса.

3. Согласовывать документы с контрагентом

В некоторых CLM-системах можно согласовывать документы с внешними контрагентами: отправлять документы на согласование, отслеживать статус их рассмотрения и получать обратную связь. Это особенно важно для компаний, которые регулярно работают с различными партнерами и поставщиками. Это устраняет необходимость в длительных переписках по электронной почте и упрощает процесс взаимодействия.

Создайте нужный документ онлайн

Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл

4. Подписывать документы электронной подписью

Одной из ключевых особенностей CLM-систем является возможность двухстороннего подписания документов электронной подписью сразу из системы. Использование электронной подписи дает свободу бизнесу: пользователи могут подписывать документы из любой точки мира. Это особенно важно для компаний удаленными командами.

При этом, если вы хотите подписывать документы дистанционно, необязательно внедрять целую CLM-систему. В конструкторе «Форма» есть дополнительная опция — возможность подписания документов прямо из сервиса.

При помощи «Формы» можно создавать, подписывать и хранить документы на одной платформе:

пользуйтесь готовыми шаблонами;
запрашивайте и передавайте данные для договоров по ссылке;
подписывайте по SMS

Просто, удобно, быстро!

5. Контролировать исполнение сроков

Сотрудники тратят много ресурсов не только на подготовку договоров и их согласование, но и на контроль исполнения обязательств. Из-за отсутствия напоминаний или слабой коммуникации нарушаются сроки и этапы согласования, отправки и возврата документов. CLM-системы обеспечивают контроль за исполнением сроков контрактов. Они позволяют устанавливать напоминания и уведомления о ключевых датах, таких как сроки исполнения обязательств или даты окончания действия контрактов. Благодаря этому компании могут избегать просрочек и связанных с ними штрафов и неустоек.

6. Получать уведомления об окончании срока действия

Можно настроить автоматические уведомления об окончании срока действия контрактов. Это позволяет заранее планировать действия по продлению или пересмотру условий контракта. Такие уведомления помогают избежать ситуаций, когда контракты автоматически продлеваются на невыгодных условиях.

7. Хранить документы в электронном архиве

Бумажные документы в большой организации сложно найти, к тому же их физическое хранение требует больших затрат. Можно хранить документы в самих CLM-системах и тем самым сделать доступ сотрудников к информации более простым.

Все контракты и сопутствующие документы могут быть организованы по различным критериям, таким как дата, тип контракта или контрагент. Это особенно важно для компаний с большим объемом документации.

В России уже начали появляться вендоры CLM-решений, которые сейчас активно их разрабатывают и внедряют в бизнес своих заказчиков. Так что будущее работы с документами явно движется в сторону систем управления жизненным циклом контрактов.

Какими элементами CLM-систем вы уже пользуетесь?