Как оптимизировать документооборот в приемной комиссии ВУЗа

В конце зимы новые абитуриенты уже присматриваются к ВУЗам и выходят на финишные прямые в подготовке к экзаменам. Сейчас сделано много, чтобы абитуриенты могли подать свои документы онлайн, и за несколько лет систему более менее можно считать налаженной. Но к автоматизации документооборота внутри учреждений сотрудники всё ещё относятся консервативно. Хотя стали появляться новаторы. 

К нам обратился новатор Александр, представитель коммерческого направления обучения в ВУЗе, назовем его “СПб.Технарь”*. Он хотел автоматизировать процесс формирования документов для поступивших студентов и не тратить время на изменение шаблонов вручную под каждого абитуриента. Задача была простая — сделать удобные шаблоны стандартного пакета документов для зачисления абитуриента в ВУЗ. 

*Имя и название университета выдуманы, но кейс и история — реальные.

Рассказываем, как конструктор DataDoc упростил жизнь приемной комиссии в разгар сезона и сформировал 3036 документа в 10 раз быстрее специалиста приемной комиссии до внедрения сервиса.

Дано: 3 направления обучения и шаблоны пакета документов

Александр был ответственным лицом за зачисление студентов на следующие направления: “Экономика”, “Менеджмент”, “Управление персоналом”. В ВУЗе “СПб.Технарь” на эти направления на коммерческой основе зачислялись чаще других текущие студенты технических направлений, так как получали специальное скидочное ценовое предложение. Но были и “вчерашние” школьники и иностранцы.  

Перед нами стояла задача учесть выбор направления обучения, тип студента и сформировать пакет шаблонов документов для зачисления. В конструкторе DataDoc можно настроить любые переменные в документах и самую разную структуру документов для удобства под индивидуальный шаблон. Рассмотрим все на примере запроса Александра по шагам. 

Шаг 1: Нужно разграничить направления и тип будущих студентов. 

Специалисты DataDoc настроили Александру вопросно-ответную форму с выбором направления и типа студента. Чтобы под каждый вариант уже была подготовлена папка с нужным комплектом шаблонов документов. 

Шаг 2: Сделать под каждый тип студента свою форму. 

Например, для граждан России это будет одна форма с вводом данных паспорта РФ, а у иностранного абитуриента будут другие поля в соответствии с его документом удостоверяющим личность. 

Стоит отметить, что в DataDoc для ускорения процесса заполнения в форме есть “умные переменные”. 

Они  подсказывают пользователю текст или заполняют поля автоматически на основе уже введенных данных. Как это работает:

1. Установлены ограничители для корректного ввода данных. Каждое поле определенного типа настроено с ограничениями и не даст сделать ошибки в заполнении шаблона. Если вы вводите серию паспорта РФ, то больше 4 цифр ввести не получится, если номер — то ограничение будет в 6 цифр.  

2. Подключены подсказки и выпадающие списки. DataDoc интегрирован с внешними справочниками и имеет собственные базы. Поэтому вам не придется заполнять вручную полный адрес проживания или наименование органа, выдавшего паспорт. Достаточно будет ввести первые символы, и сервис предложит перечень выбора с максимальной точностью. 

3. Организовано автозаполнение данных. Например, можно указать код подразделения органа выдавшего паспорт, и тогда место выдачи заполняется автоматически. 

Шаг 3: Переходим к формированию шаблона конкретного типового документа. 

Каждое направление кроме персональных данных абитуриента подтягивает нужное информацию про стоимость обучения. В нашем случае у уже действующих студентов ВУЗа есть еще и дополнительная скидка, которая тоже становится переменной частью документа, для корректного формирования итогового экземпляра. При этом Александр отметил, что договор типовой и не отличается в зависимости от программы обучения. 

Эти и любые другие нюансы можно учесть при настройки шаблона в части переменных данных. В нашем случае переменными данными будут также суммы за обучение. 

Мы также готовы созвониться с каждым будущим пользователем личного кабинета в конструкторе и показать функционал, обучить формированию документов. Специалисты DataDoc всегда на связи и оперативно отвечают на все вопросы.

В результате сформировали стандартный пакет документов для Александра: типовые шаблоны договоров на обучение, согласия на обработку персональных данных согласно Федеральному закону № 152-ФЗ и заявление на поступление. 

Если студент новый, то на формирование пакета документа уйдет в среднем 2 минуты. Но у Александра большой поток действующих студентов ВУЗа, поэтому он задал вопрос: 

У нас есть большая база данных студентов, может ли это еще больше упростить процесс формирования документов?

И такая возможность тоже есть. Мы добавили всех студентов в справочник контрагентов внутри личного кабинета, и с такими студентами пакет документов можно сформировать примерно за 30 секунд. Так как никаких данных вводить не придется, все будет подтягиваться из текущей базы студентов. 

В дальнейшем, после завершения приемной кампании, справочник также помог Александру с еще одним типом договора. Оказалось, что внутри программ имеется обязательная практика для каждого студента, и ВУЗу нужно составить для каждого договор на прохождение практики в разных компаниях. Такой договор с юридическим лицом уже будет создаваться буквально в два клика, так как данные о компаниях подтягиваются из справочников по ЕГРЮЛ, а данные студента из справочника вуза внутри личного кабинета. 

Максимум две минуты и можно скачать договор в pdf формате для печати подписания. 

Про безопасность хранения данных

Главное опасение Александра, и на самом деле каждого сотрудника из сферы образования — это вопросы про безопасность. 

Как организована конфиденциальность персональных данных студентов в DataDoc?

Больше всего нас интересует этот вопрос, так как не хотелось бы чтобы по вине ВУЗа была какая-то утечка данных. Любые негативные истории остро сказываются на репутации ВУЗа, и рисковать этим мы не можем. Это также главный вопрос от руководства, так как без их одобрения не будет выделен бюджет.

И тут важно отметить следующее:

1. Сервис DataDoc и все документы внутри него хранятся на серверах в дата-центрах уровня Tier 3, расположенных в Российской Федерации. 

   Мы используем огромное виртуальное серверное пространство с лицензиями от ФСБ и Роскомнадзора на хранение персональных данных.   

2. У DataDoc есть также разрешение от Роскомнадзора на обработку персональных данных, так как компания прошла регистрацию, как оператор персональных данных.

И при запросе мы готовы подтвердить документально вышесказанное. В DataDoc все данные под надежной защитой и контролем внутри РФ.

Приемная комиссия без бюрократии 

Прием и зачисление студентов для Александра прошли в 10 раз быстрее, за приемную комиссию было сформировано 3036 документов с помощью сервиса DataDoc. Он высвободил свое время на коммуникации с абитуриентами и другие более важные рабочие задачи. Не пришлось перерабатывать при подготовке документов, как это бывало в предыдущие года, не нашлось ни одной ошибки в итоговых экземплярах документов. 

Сервис стал помощником и в дальнейшем документообороте. Несмотря на консервативные взгляды на онлайн-сервисы в сфере образования, конструктор DataDoc сильно упрощает операционную деятельность сотрудников в части формирования документов без сложных платформ и систем.

Попробуйте конструктор умных документов в работе и убедитесь в этом сами↴

Бесплатный период в DataDoc

Зарегистрируйтесь в DataDoc, и мы бесплатно настроим ваши шаблоны в сервисе на 7 дней. Протестируйте конструктор умных документов на своих реальных рабочих задачах.

Создать аккаунт →

Реклама: ООО «УМНЫЕ ДОКУМЕНТЫ», ИНН: 9722071039. erid: 2W5zFFwQs29