Как подписывать документы в КЭДО: ускоряем кадровые процессы

В кадровом делопроизводстве важно вовремя получить подпись сотрудника. Пока ее нет, документ не имеет юридической силы. А нарушение сроков подписания может грозить компании штрафом до 100 000 рублей. Чтобы не рисковать и не возиться с бумагами, многие переводят этот процесс в онлайн. В статье рассказываем, как подписывать электронные кадровые документы и в чем такой формат выгоден компаниям.

Кадровый электронный документооборот помогает бизнесу решить две задачи: упростить процессы и снизить на них расходы. Разберем, что меняется после перехода на электронное подписание.

HR и кадровые специалисты тратят меньше времени на рутину. Документы не нужно печатать, передавать сотрудникам и ждать, пока они вернут подписанные экземпляры. Благодаря оцифровке кадровых процессов сотрудники КДП Межотраслевого Инвестиционного Агентства сэкономили 180 рабочих часов.

Документы согласовываются быстрее. Приказы, заявления и другие бумаги можно посмотреть и подписать с компьютера или смартфона. В «Лемана ПРО» это помогло сократить среднее время подписания документов у линейных сотрудников с 30 до 2 минут, а у директоров — с двух недель до 5 минут.

Электронный документооборот особенно удобен для распределенных команд. Если сотрудник работает из другого города, не придется отправлять ему бумажный экземпляр курьером и ждать обратной доставки.

Проще контролировать статус документов. HR и кадровой службе не нужно выяснять, у кого сейчас находится документ. В сервисах КЭДО видно его текущий статус: «на согласовании», «ожидает подписи» или «подписан». 

Меньше расходов. При бумажном документообороте компания регулярно тратится на бумагу, картриджи и почтовые услуги. При переходе на электронное подписание большая часть этих затрат исчезает. Например, страховая компания «Ренессанс Жизнь» сэкономила более 1 350 000 рублей на курьерской доставке благодаря КЭДО.

Документы всегда под рукой. Вместо поиска бумажных экземпляров по папкам кадровый специалист открывает электронный архив. Все файлы собраны в одном месте и доступны в несколько кликов.

Электронный формат подходит для большинства документов. Через платформу КЭДО можно: 

• заключать трудовые договоры;

• подавать заявления на отпуск;

• обращаться за материальной помощью;

• оформлять приказы о командировках;

• издавать локальные нормативные акты.

Если документ оформлен в цифре и подписан электронной подписью, дублировать его на бумаге не нужно. 

Однако в некоторых случаях бумажный экземпляр по-прежнему обязателен, даже если есть электронная копия. Речь идет о документах, связанных с прекращением трудовых отношений, фиксацией несчастных случаев и подтверждением прохождения инструктажей по охране труда. 

Хотите понять, как закон регулирует электронный кадровый документооборот? Собрали в гайде основные правила работы с КЭДО. Внутри рассказываем: 

• какие кадровые процессы можно перевести в онлайн;

• что нужно знать, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

  Получить разбор законов, регулирующих КЭДО

  все, чтобы полностью разобраться в нюансах перехода на электронный кадровый документооборот

  Забрать

  

Переход на электронный формат не меняет сроки, установленные законом. Если документ нужно подписать в определенный срок, это правило действует и при работе через КЭДО.

Например, трудовой договор необходимо оформить в течение трех дней с момента, когда сотрудник приступил к работе. А о предстоящем сокращении уведомить под подпись минимум за два месяца. 

Следить за сроками помогают встроенные функции КЭДО. В системе можно установить, в течение какого времени нужно подписать документ. А в HRlink, например, есть автоматические напоминания. Если дедлайн близко, а документ еще не подписан, платформа сама предупредит об этом пользователя.

Показываем на примере HRlink, как подписать приказ в КЭДО.

Сотруднику приходит уведомление о том, что нужно подписать документ, и он переходит по ссылке, чтобы его открыть.

Проверяет информацию, выбирает электронную подпись (ЭП) из выпадающего списка и кликает «Подписать».

После этого на его телефон или почту приходит код подтверждения.

Сотрудник вводит его в специальное поле.

Система фиксирует, что документ подписан.

По такому же алгоритму можно поставить подпись и с помощью смартфона — процесс занимает не больше минуты.

Чтобы работать с документами онлайн, сотруднику нужна ЭП. В КЭДО используют разные виды электронных подписей — они отличаются уровнем защиты и сферой применения.

Простая электронная подпись. Подтверждает действие с помощью кода из СМС, пароля или пуш-уведомления. Ей можно подписать большинство внутренних документов — например, заявление о переносе отпуска или служебную записку. 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Создается с использованием криптографии — специального шифрования, которое связывает подпись с ее владельцем. Позволяет установить, кто именно подписал документ, и гарантирует, что после этого в него не вносились изменения. УНЭП нужна, например, для подписания трудовых договоров.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Самый защищенный вид ЭП. Обычно ее используют руководители и кадровые сотрудники, которые оформляют бумаги от их лица. УКЭП необходима для работы с государственными органами, в том числе для передачи отчетности в СФР.

Для кадровых документов подходят ПЭП, УНЭП и УКЭП. Какая именно нужна подпись, зависит от конкретной ситуации — вида документа и того, кто его оформляет. Например, приказ о работе в выходной день можно заверить ПЭП. А для ученического договора потребуется УНЭП.

Оформлением электронной подписи для сотрудников занимается работодатель. ПЭП и УНЭП можно получить через платформу КЭДО. Для УКЭП сотруднику потребуется обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Если сотрудник не подписывает документ в КЭДО, стоит выяснить причину. Возможно, произошел технический сбой или возникла другая проблема.

Система КЭДО фиксирует, когда документ был отправлен подписанту. Это подтверждает, что работодатель выполнил свою обязанность в срок, и помогает избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Если не получается подписать документ, проверьте интернет-соединение и попробуйте открыть его еще раз. Если подписание по-прежнему недоступно, обратитесь к ответственному за кадровый документооборот сотруднику или напишите в техподдержку, если работаете с HRlink. Наши специалисты помогут разобраться в причинах и решить проблему.

Делимся простой памяткой, как подписывать бумаги онлайн:

• Зайдите в систему КЭДО и найдите файл, который отправил работодатель.

• Внимательно ознакомьтесь с его содержанием.

• Если нашли ошибку или неточность, сообщите об этом работодателю и дождитесь, пока данные исправят.

• Если все верно, выберите электронную подпись, которой будете подписывать документ.

• Если система запросит код подтверждения, проверьте СМС или электронную почту и введите его.

• Нажмите кнопку «Подписать» и дождитесь завершения операции.

• Убедитесь, что в карточке документа появилась отметка «Подписан».

Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFFutHbP