Проверка кандидата при приеме на работу: что работодатель узнает из комплексного отчета о физлице

Проверка кандидата при приёме на работу состоит в сверке сведений о соискателе по государственным и иным источникам с его письменного согласия. Её границы задают Трудовой кодекс и закон № 152-ФЗ о персональных данных, а для кредитного отчёта также закон № 218-ФЗ. По комплексному отчёту кадровик узнаёт о действительности паспорта, долгах, банкротстве, судебных делах, участии в компаниях и совпадениях с перечнем Росфинмониторинга и санкционными списками.

Кратко

• Перед проверкой по сторонним источникам работодатель получает письменное согласие кандидата. С 1 сентября 2025 года это согласие оформляется отдельно от иных документов.

• Для кредитного блока работодатель берёт отдельное согласие по закону № 218-ФЗ и указывает в нём себя пользователем кредитной истории. Согласие действительно шесть месяцев.

• Кандидат передаёт ФИО, дату рождения, серию, номер и дату выдачи паспорта. Телефон желателен, водительское удостоверение нужно, если оно требуется для работы.

• Комплексный отчёт IDX о физлице включает блоки личных данных, финансовых рисков, репутации и связей. Обычно IDX формирует его около пяти минут; если часть источников недоступна, дольше.

• Отказать кандидату работодатель может по причинам, связанным с деловыми качествами (ст. 64 ТК РФ), поэтому спорные сведения кадровик уточняет у самого кандидата.

Отдельного закона о проверке кандидатов нет. По ст. 65 ТК РФ работодатель не вправе требовать при приёме документы сверх предусмотренных законодательством. Предъявленный паспорт кадровик может сверить с эталонными источниками, а справку, не предусмотренную для этой работы, требовать не может.

Работодатель собирает данные кандидата под заявленную цель: их содержание и объём должны ей соответствовать и не быть избыточными (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ). Бухгалтера без служебной машины о водительском удостоверении не спрашивают. Для водителя или курьера удостоверение прямо связано с трудовой функцией, и по проверке водительского удостоверения кадровик узнаёт статус документа, категории и решения о лишении права управления.

Справку о судимости и уголовном преследовании работодатель запрашивает, только если для этой работы закон устанавливает ограничения. В отчёте IDX есть сведения о розыске, административных правонарушениях и упоминаниях в судебных делах.

Согласие работодатель получает до первого запроса к источникам: письменно, отдельным документом, с целью проверки и перечнем данных. Анкета и копии документов, которые передал кандидат, согласием на проверку не считаются.

По ст. 86 ТК РФ работодатель получает персональные данные работника у него самого. Если данные можно получить только у третьей стороны, он заранее уведомляет работника и получает его письменное согласие. В уведомлении работодатель называет цели, предполагаемые источники и способы получения данных, их характер и последствия отказа дать согласие. С кандидатом безопаснее действовать по той же схеме.

Работодатель включает в письменное согласие, в частности, данные кандидата и свои, цель обработки, перечень данных и действий с ними, срок действия, способ отзыва и подпись кандидата (ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Если проверку по поручению работодателя проводит сервис, работодатель указывает и его наименование с адресом. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных документов, которые кандидат подписывает или подтверждает, поэтому включить его в анкету или трудовой договор нельзя (ч. 1 ст. 9). Требование ввёл Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ.

Для кредитного блока работодатель оформляет ещё одно согласие и указывает в нём себя пользователем кредитной истории. Кредитный отчёт пользователь получает только с согласия субъекта, в котором указаны цель, дата оформления и наименование пользователя (ч. 9 ст. 6 закона № 218-ФЗ). Согласие действительно шесть месяцев со дня оформления, а после окончания срока работодатель хранит его три года (ч. 10 и 12 ст. 6).

Передавая данные кандидата сервису, работодатель оформляет поручение на обработку с условиями ч. 3 ст. 6 закона № 152-ФЗ. Роли оператора и сервиса при проверке исполнителей мы разобрали в статье «Автоматизация проверки данных внешнего персонала».

Для комплексного отчёта о физлице кандидат передаёт ФИО, дату рождения, серию, номер и дату выдачи паспорта. Номер телефона необязателен, но желателен. Водительское удостоверение нужно, если оно требуется для работы. ИНН кадровику спрашивать не нужно: IDX получает его автоматически.

Если кандидат не передал документ, IDX пропускает связанную проверку и формирует остальные блоки по имеющимся данным.

В блоке «Личные данные» IDX проверяет действительность паспорта и соответствие его основных данных, получает ИНН и сверяет привязку номера телефона к ФИО.

Финансовые риски собраны в отдельном блоке: кредитоспособность, исполнительные производства, налоговая задолженность и банкротство.

«Репутация» объединяет скоринг благонадёжности, сведения о розыске, проверку по перечню террористов и экстремистов Росфинмониторинга, арбитражные дела, ограничения на управление бизнесом, санкционные списки США, стран ЕС, Великобритании, Японии, Австралии и Канады и реестр иностранных агентов.

По блоку «Связи» кадровик видит, в каких юрлицах и ИП участвует человек, есть ли он в базе номинальных директоров и реестре дисквалифицированных лиц.

Итоговый статус каждого раздела IDX выносит в начало отчёта, например «Найдены факты, требующие внимания» или «Не найдено фактов, требующих внимания». В примере отчёта такую пометку получил финансовый раздел: два исполнительных производства по штрафам ГИБДД. Для кассира такие штрафы вряд ли важны, а кандидата в водители полезно спросить, за что их назначили. Блоки проверок, которые не запускались, в отчёте скрыты.

Раздел «Правовая благонадёжность» содержит данных из разных источников и учитывает причастность человека к противоправным инцидентам и другим нарушениям.

Кредитный рейтинг рассчитывают по сведениям бюро кредитных историй о кредитах, выплатах и просрочках. На шкале от 300 до 850 баллов оценка 690 и выше считается отличной, ниже 500 очень низкой. Низкий рейтинг для кадровика повод задать уточняющий вопрос.

Под каждым результатом IDX указывает, по каким данным шёл поиск, и кадровик учитывает ограничения проверки:

• Судебные дела IDX ищет по ФИО или по ФИО и дате рождения, поэтому при совпадении кадровик исключает однофамильцев.

• Сведения о налоговых начислениях в источнике обновляются с задержкой 2–4 недели.

• Если связка ФИО и телефона не подтвердилась, номер всё равно может быть оформлен на кандидата.

• Связи с юрлицами IDX отражает по формальным признакам: должности и доле. Аффилированность в юридическом смысле по ним не установить.

• Перечень Росфинмониторинга IDX проверяет по ФИО и дате рождения, поэтому найденное совпадение кадровик сверяет с документами кандидата.

Ход каждой проверки отмечен индикатором. Предварительный отчёт кадровик может выгрузить, пока IDX ждёт ответов от остальных источников, а финальный получить после всех ответов.

Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Ограничения, не связанные с деловыми качествами работника, допустимы только в случаях, предусмотренных федеральными законами. Деловые качества Пленум Верховного суда РФ определяет как способность выполнять определённую трудовую функцию с учётом профессии, квалификации, образования, опыта работы и личностных качеств (п. 10 постановления от 17.03.2004 № 2).

Каждую находку кадровик соотносит с трудовой функцией. Лишение права управления важно при найме водителя и к навыкам бухгалтера отношения не имеет. Финансовое положение прямо не связано со способностью кандидата выполнять трудовую функцию, поэтому отказывать только из-за долгов рискованно.

Спорные данные кадровик обсуждает с кандидатом: однофамилец в судебной базе или давний штраф часто проясняются в разговоре.

Причину отказа работодатель фиксирует. По письменному требованию кандидата он сообщает её в письменной форме в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). Отказ кандидат может обжаловать в суде.

Комплексный отчёт носит ознакомительный характер, и не является достаточным основанием для решения о найме, отчёт рассматривается вместе с другими обстоятельствами.

Вручную кадровику пришлось бы отдельно запрашивать сведения о паспорте, данные приставов и налоговой, ЕФРСБ, реестры ФНС и Росфинмониторинга, картотеку арбитражных дел. IDX одновременно делает десятки запросов к эталонным и достоверным базам и собирает ответы в один отчёт. Компании заказывают его при найме, в том числе на должности с материальной ответственностью.

Если для оформления нужен СНИЛС, работодатель заказывает проверку СНИЛС отдельно: IDX сверяет ФИО, дату рождения и номер с данными СФР. В комплексный отчёт эта проверка не входит.

ООО «СУИ» (бренд IDX) зарегистрировано в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора под № 77-17-008412 и имеет лицензии ФСБ России и ФСТЭК России. Обязанности оператора данных кандидата работодатель сохраняет за собой: он получает согласие, определяет цель проверки и ограничивает доступ к отчёту.

Хотите ускорить процесс проверки личности и документов?

Отправьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправить

Можно ли проверить кандидата без его согласия?

Для проверки по сторонним источникам работодателю нужно письменное согласие кандидата. По ст. 86 ТК РФ данные работодатель получает у самого работника, а если их можно получить только у третьей стороны, заранее уведомляет его и получает согласие. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных документов. Другие основания по ст. 6 закона № 152-ФЗ работодатель оценивает для конкретной операции.

Нужно ли отдельное согласие на проверку кредитной истории?

Да, общего согласия на обработку персональных данных для кредитного отчёта недостаточно. Кредитный отчёт пользователь получает только с согласия субъекта, где указаны цель, дата оформления и пользователь кредитной истории, то есть работодатель (ч. 9 ст. 6 закона № 218-ФЗ). Согласие действительно шесть месяцев со дня оформления, после окончания срока работодатель хранит его три года.

Какие данные кандидата нужны для отчёта?

Обязательны ФИО, дата рождения, серия, номер и дата выдачи паспорта. Номер телефона желателен: без него IDX не проверит связку ФИО и телефона. Водительское удостоверение кандидат передаёт, если работа связана с управлением транспортом. ИНН кадровику спрашивать не обязательно, IDX может получить его автоматически.

Достаточно ли ФИО и даты рождения?

Нет, для комплексного отчёта о физлице нужны серия, номер и дата выдачи паспорта. По ним IDX проверяет действительность паспорта и автоматически получает ИНН, а по ИНН ищет банкротство, налоговые начисления, арбитражные дела и связи кандидата с юрлицами. Без телефона отчёт тоже сформируется, только без проверки связки ФИО и телефона.

Можно ли отказать кандидату из-за долгов?

Только если долги связаны с деловыми качествами и требованиями к должности. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ, а Пленум ВС РФ связывает деловые качества со способностью выполнять трудовую функцию. Небольшие исполнительные производства, например по штрафам, кадровику полезно обсудить с кандидатом. Причину отказа работодатель по письменному требованию кандидата сообщает письменно в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования.

Есть ли в отчёте сведения о судимости?

Нет, справку о судимости и уголовном преследовании работодатель запрашивает отдельно. В отчёте есть сведения о розыске, административных правонарушениях, упоминаниях в делах, расследуемых органами правопорядка, и арбитражных спорах. Требовать справку работодатель вправе только при приёме на работу, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием (ст. 65 ТК РФ).

Сколько длится проверка?

Обычно IDX формирует отчёт около пяти минут, а если часть источников недоступна, дольше. Ход каждой проверки отмечен индикатором, поэтому предварительный отчёт можно выгрузить, пока IDX ждёт остальных ответов. Финальный отчёт IDX формирует после всех ответов. Налоговые сведения в источнике обновляются с задержкой 2–4 недели, поэтому свежих начислений в отчёте может не быть.

Кому можно показать отчёт?

Внутри компании отчёт получают только участники решения о найме. По ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, и они получают только те сведения, которые нужны для выполнения конкретных функций. Публиковать отчёт, распространять его и передавать третьим лицам получатель не вправе: такое условие указано в самом отчёте.

Комплексная проверка физлица онлайн

Заполните заявку, чтобы получить консультацию специалиста

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Системы управления идентификацией», ИНН 7709982222, erid: 2W5zFHSgNnv