Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем 2026: как заполнить и подать в МВД

Направить уведомление должен работодатель — организация или ИП. Также эта обязанность касается физических лиц, привлекающих к работе иностранцев. Делегировать такую задачу самому сотруднику нельзя. 

Уведомлять МВД необходимо при привлечении любого иностранца — независимо от его статуса, основания пребывания и из какого государства он приехал.

Часто возникают споры о гражданах из Белоруссии. Есть позиция, что уведомление по таким работникам можно не направлять. Но чтобы избежать возможных претензий и споров с контролирующими органами, рекомендуем все же уведомлять МВД. Основание — п. 1 решения от 22.06.1996 № 4, постановление ВС от 07.06.2018 № 83-АД18-6.

Подать уведомление нужно и в том случае, если договор с иностранным гражданином вы официально не заключили, но фактически его к работе привлекли. Основание — постановление ВС от 14.07.2010 № 25-АД10-6.

Если компания оформляет иностранца по договору ГПХ, который будет работать из другого государства дистанционно, уведомлять МВД в этом случае не нужно. 

При приеме иностранного сотрудника на работу нужно успеть подать уведомление в течение трех рабочих дней с даты заключения договора. Основание — абз. 1 п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, абз. 1 п. 2 порядка подачи уведомлений, утвержденного приказом МВД от 30.07.2020 № 536.

Часто у работодателей возникает вопрос, с какого дня начинать отсчет трех дней — со дня, в котором заключили договор, или со следующего за ним рабочего дня. Считать трехдневный срок нужно начинать со следующего рабочего дня после дня подписания договора. 

Пример. ООО «Альфа-Бета» подписала трудовой договор с иностранным гражданином из Киргизии 26 января 2026 года. Считать три дня для подачи уведомления в МВД нужно с 27 января 2026 года. Крайний срок подачи документа — 29 января 2026 года. 

Но рекомендуем не тянуть до дедлайна и подать уведомление в первый же день как заключили договор с иностранным сотрудником. Если МВД откажет в приеме документа, у вас будет время исправить ошибки и подать уведомление заново. Ведь параллельно с уведомлением необходимо направить в СФР форму ЕФС-1 в части подраздела 1.1 раздела 1 — не позднее следующего рабочего дня после приема на работу. Поэтому переделывать потом дату договора, чтобы уложиться в трехдневный срок — проблематичный вариант. Дата договора уже будет зафиксирована в отчете в Соцфонд.

О заключении договора с иностранным гражданином нужно уведомить орган МВД, на территории которого он будет работать. Основание — п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Пример. Если компания зарегистрирована в Краснодаре, а работать фактически иностранный сотрудник будет в Москве, уведомление подается в московское отделение МВД. 

Поэтому, прежде чем заполнять уведомление, уточните, к какому территориальному отделению МВД вы относитесь. 

Часто возникает вопрос, как уведомлять МВД, если иностранного гражданина привлекают к работе в двух субъектах РФ. Речь о таких случаях, когда сотрудник с одним патентом будет работать одновременно в Москве и Московской области, Санкт-Петербурге и Ленобласти и т. д. Работодатель должен уведомить территориальные органы МВД сразу в двух субъектах. Срок уведомления стандартный — три дня после даты подписания договора. Если сначала иностранец работал в одном субъекте и уведомление было направлено, а потом привлекли этого сотрудника еще в одном субъекте, нужно уведомить МВД и на новой территории. Здесь трехдневный срок будет исчисляться со дня, когда иностранный гражданин начал трудовую деятельность во втором субъекте. Основание — абз. 1, 2 п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, п. 2 порядка подачи уведомлений.

Форму документа можно посмотреть в приказе МВД от 30.07.2020 № 536. Обратите внимания — с сентября 2025 года стартовали обновленные формы уведомлений. Перед заполнением убедитесь, что у вас актуальные бланки.  

В этом же приказе можно найти и правила заполнения документов. Отдельную форму нужно составить по каждому иностранному сотруднику, даже если одновременно привлекаете сразу несколько.

Чек-лист по заполнению бланка уведомления:

• Заполняйте форму только на русском языке — можно онлайн или на бумаге.

• Сокращать слова или использовать аббревиатуры (кроме общепринятых) нельзя.

• Зачеркивать и исправлять в бланке нельзя. Допустили ошибку — заполните новую форму.

• Заполните в бланке все соответствующие поля. 

• Если в полях не хватило места, заполняйте дополнительные листы.

• Пронумеруйте и прошейте уведомление и дополнительные листы. Заверьте уведомление на обороте последнего листа — укажите количество подшитых листов, ФИО и подпись лица, которое подает документ.

Как снизить риск ошибок при заполнении формы уведомления:

✅ Заполняйте поля бланка исключительно на основании сведений из документов иностранного гражданина.

✅ В разделе 3 уведомления внесите сведения о разрешении на работу или патенте. В патенте не указан период его действия, поэтому ориентируйтесь на срок, за который заплатили фиксированный платеж по НДФЛ. Посмотреть этот срок можно в документах на перечисление налога. Основание — п. п. 5, 6 ст. 13.3 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

✅ Не у всех иностранных граждан должен быть оформлен патент. Есть те, кто вправе работать в РФ без него и без разрешения на работу:

• иностранцы из ЕАЭС — Армении, Казахстана, Беларуси и Киргизии;

• иностранцы с видом на жительство или разрешением на временное проживание;

• беженцы или те, кто получил временное убежище в РФ;

• работники посольств и консульств;

• специалисты аккредитованных IT-компаний;

• аккредитованные журналисты;

• студенты очной форм;

• специалисты иностранных организаций, приглашенные для гарантийно-сервисного обслуживания оборудования;

• участники программы переселения соотечественников и члены семей.

По таким иностранным гражданам не нужно вносить сведения по документу, подтверждающему право на работу в РФ.

Забирайте полный гайд по штрафам 2026

Создан специально для подписчиков Клерк.Премиум

Получить материалы

Есть три способа, чтобы уведомить МВД:

1. Через Госуслуги — онлайн.

2. В отделении МВД — при личном визите.

3. Почтой России — ценным письмом с описью вложения.

Также направить уведомление можно через некоторые сервисы для сдачи электронной отчетности. Но для этого необходимо настроить API-ключ с Госуслуг.

Расскажем, как подать форму уведомления через Госуслуги. Это самый простой способ, так как не придется заполнять уведомление вручную, тратить время на посещение почты или отделения МВД. Также через портал проще найти нужное отделение МВД, которое необходимо уведомить. Оно выбирается автоматически по адресу работодателя.

Отдельно уведомление заполнять не нужно. Сделать это можно сразу на портале Госуслуги — внести необходимые сведения в соответствующие поля. Для этого понадобятся:

• Подтвержденная учетная запись ИП или организации. Зайдя на портал, выберите роль ИП или компании и от их лица заполняйте уведомление. Иначе сайт предложит только заполнение формы от имени физлица, адвоката, нотариуса и т. д.

• Простая электронная подпись, которую можно получить на Госуслугах, или усиленная неквалифицированная подпись из приложения Госключ.

• Данные из трудового договора, заключенного с иностранным гражданином.

• Основание, по которому иностранец может работать в РФ без патента.

• Данные документа, удостоверяющего личность иностранца. Например, данные из его национального паспорта.

Чтобы подать уведомление через Госуслуги: 

Шаг 1. Выберите нужную услугу и перейдите по кнопке начать.

Шаг 2. Выберите нужное уведомление.

Шаг 3. Выберите документ, который подтверждает право иностранного гражданина на работу в РФ. Ранее перечислили категории иностранцев, которые могут работать без такого документа — в этом случае нужно выбрать значение «Документ не нужен».

Шаг 4. Выберите из выпадающего списка статус работодателя — организация или ИП.

Шаг 5. Выберите из списка вид деятельности работодателя. Остальные данные работодателя подтянутся в уведомление автоматически из Госуслуг.

Шаг 6. Введите сведения об иностранном гражданине, с которым заключили договор.

Шаг 7. Выберите из выпадающего списка основание для работы в РФ.

Шаг 8. Выберите вид договора, который заключили с иностранцем. Укажите название профессии, для которой привлекаете иностранца. Если в списке нет подходящей — пропишите свою, нажав чекбокс. Укажите адрес, где будет работать сотрудник. 

Шаг 9. На основании введенных данных по адресу работы автоматически подтянется адрес отделения МВД, в которое нужно направить уведомление.

Шаг 10. Отправьте сформированное уведомление.

Заполненное уведомление можно скачать в формате PDF. 

В течение одного дня после подачи уведомления оно будет рассмотрено и в личный кабинет компании или ИП придет ответ. Опять же — проверять результат нужно именно под ролью работодателя, а не физлица.

Если МВД не примет уведомление, ведомство укажет причины отказа. Тогда придется исправить недочеты и направить документ повторно — главное уложиться в трехдневный срок с даты заключения договора.

Какие ошибки может допустить работодатель при уведомлении МВД:

• Заполнить устаревший бланк уведомления.

• Некорректно заполнить форму.

• Направить уведомление с опозданием.

• Вообще не отправить уведомление.

• Направить уведомление не в то подразделение МВД.

За любую из этих ошибок будет административный штраф:

Забирайте полный гайд по штрафам 2026

Создан специально для подписчиков Клерк.Премиум

Получить материалы

Если вы принимаете на работу иностранца:

• Обязательно нужно уведомить МВД о заключении трудового договора.

• Необходимо соблюдать установленный трехдневный срок.

• Уведомление можно подать несколькими способами — на бумаге и онлайн.

• Проще всего уведомить МВД через портал Госуслуги.

• Если не подать уведомление вовремя — будет штраф или приостановление деятельности до 90 суток.

Ошибки при подаче уведомления стоят дорого. Поэтому если возникли сложности с оформлением иностранного сотрудника, обратитесь за помощью к экспертам в «Клерк.Консультации». Воспользуйтесь удобным поиском среди ранее проведенных консультаций, чтобы быстро найти нужную информацию. Доступ есть у всех подписчиков пакета «Клерк.Премиум». Если аналогичного вопроса в базе не оказалось, смело задавайте свой собственный — опытный эксперт подготовит ответ всего за три часа.