Почему бизнес переходит на кадровый ЭДО в 2024 году
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — подвид внутреннего электронного документооборота, который затрагивает только взаимоотношений между работодателем и сотрудниками.Такой документооборот ведут в специальных системах КЭДО, например, в LDM.КЭДО.
Бизнес отказывается от бумажного кадрового документооборота в пользу электронного, по разным причинам, например, если у компании много филиалов и удаленных сотрудников, или если объем бумажных документов растет слишком быстро.
Преимущества КЭДО:
обеспечивает быстрый и удобный доступ к кадровым документам как со стороны работодателя, так и со стороны работника;
упрощает кадровые процессы и повышает производительность сотрудников;
позволяет сэкономить на подготовке, почтовой отправке и дальнейшей организации архива кадровых документов;
улучшает HR-бренд компании, повышают уровень цифровизации бизнеса;
обеспечивает безопасность персональных данных сотрудников.
Говоря о большей безопасности КЭДО по сравнению с бумажным документооборотом, стоит отметить, что на сегодняшний день самым безопасным вариантом считается работа в системе КЭДО, которая установлена локально на серверах компании, а не в облачном хранилище разработчика — так устанавливается и LDM.КЭДО.
Именно локальный вариант размещения дает возможность полностью контролировать сохранность персональных данных сотрудников. Такой «способностью» могут похвастать далеко не все системы, поэтому мы рекомендуем заранее уточнять это у вендора.
Законодательные нюансы КЭДО
Для того чтобы компании перейти на электронный кадровый документооборот, одной системы КЭДО мало. Российское трудовое законодательство строго относится к такой цифровизации — порядок и правила перехода на КЭДО указаны в ст. 22.2 Трудового кодекса. Так, например, работодатель обязан обеспечить юридическую значимость электронных документов и оформить целый список ЛНА — локально-нормативных актов:
Положение о переходе на КЭДО, которое закрепляет порядок и основные условия перехода;
Приказ о переходе на КЭДО, который юридически оформляет начало процесса перехода, утверждает Положение и назначает ответственных;
Документ, подтверждающий ознакомление с ЛНА о КЭДО;
Уведомление о переходе на КЭДО, которым работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие;
Согласие с переходом на КЭДО, которое подтверждает добровольное согласие сотрудника на создание и работу с электронными кадровыми документами;
Согласие на обработку и передачу персональных данных только если система КЭДО установлена в стороннем облаке. Согласие всегда подписывается на бумаге;
Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи, которое устанавливает правила работы с электронной подписью в рамках КЭДО. Соглашение заключают, если хотя бы одна из сторон подписывает документы электронно.
Какие документы можно перевести в КЭДО
Кадровый электронный документооборот охватывает широкий спектр документов, необходимых для управления персоналом. Их можно разделить на несколько категорий.
Приказы
Приказ о приеме на работу — оформляются при трудоустройстве нового сотрудника и содержат информацию о его должности, окладе и условиях работы.
Приказ о переводе — издаются при изменении должности, структурного подразделения или других условий труда.
Приказы о премировании или взысканиях — фиксируют меры поощрения (премии, благодарности) или дисциплинарные взыскания.
Приказы на отпуск — сопровождают каждый отпуск работника, в том числе, ученический.
Приказы о простое или временном отстранении от работы — для случаев, когда сотрудник не должен находиться на рабочем месте.
Договоры и соглашения
Трудовые договоры — основные документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и сотрудником, включают условия труда, права и обязанности сторон.
Дополнительные соглашения — изменяют условия трудового договора, например, изменение оклада, графика работы или других условий труда.
Ученические договоры — если сотрудника принимают не на полноценную работу, а на обучение профессии.
Коллективные договоры и изменения в них — подписываются всеми сотрудниками организации.
Заявления
Заявления на отпуск — оформляются сотрудниками для получения оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком.
Заявления на увольнение — подаются при желании сотрудника прекратить трудовые отношения.
Заявления на материальную помощь или другие льготы — включают просьбы о предоставлении дополнительных выплат, компенсаций или других форм поддержки.
Важно! В КЭДО нельзя перевести четыре вида документов:
Акт о несчастном случае на производстве;
Журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда;
Приказ об увольнении;
Трудовую книжку.
Исключения зафиксированы в ст. 22.1, 22.3 ТК. Трудовую книжку можно вести в электронном виде, но только при желании сотрудника, да и регулируется этот момент другими статьями — 66 и 66.1 ТК.
Организация КЭДО в компании
Организация кадрового электронного документооборота начинается с оценки текущих затрат на бумажный документооборот — расходов на бумагу, печать, хранение и обработку документов. Зачастую КЭДО обходится дешевле бумажного документооборота, но чтобы узнать реальное положение дел, мы советуем воспользоваться специальным калькулятором.
Обоснование перехода на КЭДО может базироваться на разных факторах, например:
Снижение затрат — уменьшение расходов на бумагу, печать и хранение документов.
Ускорение внутренних процессов — электронные документы обрабатываются и подписываются быстрее бумажных.
Уменьшение ошибок — автоматизация процессов снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Повышение безопасности персональных данных — электронные документы считаются более защищенными.
Выбор поставщика решения для КЭДО обычно самый длительный этап. На рынке представлено множество систем, и важно выбрать ту, которая максимально соответствует потребностям компании — правильный выбор обеспечит гладкий переход и минимизирует возможные риски. Убедитесь, что система КЭДО поддерживает интеграцию с другими информационными системами, например, интеграцию с 1С. Чтобы сэкономить время, воспользуйтесь готовыми сравнениями сервисов КЭДО.
Какие электронные подписи используют в КЭДО
Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость и безопасность электронных документов, делая их равнозначными бумажным аналогам.
В рамках КЭДО используют несколько видов электронных подписей.
Вид подписи | Имеет юридическую силу | Что можно подписать |
Простая электронная подпись (ПЭП) | Только в случае, когда одновременно:
| Ограниченный круг документов, типа объяснительной записки. Для стандартных кадровых документов обычно не используется из-за своей ненадежности. Нельзя подписывать документы, связанные с Гостайной. |
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) | Сотрудники могут подписывать НЭП любые кадровые документы. Представитель работодателя не может подписывать НЭП:
| |
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) | Да, без дополнительных согласований | И сотрудник, и работодатель могут подписывать КЭП любые электронные документы. |
КЭДО обязателен
Переход на кадровый электронный документооборот пока не обязателен для всех компаний. Однако, внедрение КЭДО становится все более популярным за счет своих преимуществ.
По законодательству, компании могут вести кадровый документооборот как в бумажном, так и в электронном виде. Решение о переходе на электронный формат остается за работодателем.
Вместо заключения
По сравнению с традиционным бумажным документооборотом, КЭДО значительно сокращает затраты, повышает скорость и эффективность внутренних процессов, а также обеспечивает максимальную безопасность персональных данных сотрудников компании. При этом работодателю важно не просто внедрить систему КЭДО, но и сделать это по всем правилам.
Познакомиться с такой системой поближе и «примерить» ее на свои кадровые процессы, вы можете на бесплатной демонстрации LDM.КЭДО — для этого просто оставьте заявку.
Закажите демонстрацию решения LDM.КЭДО
Оставьте контакты, наши менеджеры с вами свяжутся:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KC56e
Начать дискуссию