ЭДО в кадровом учете

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — что это и как применять

Почему бизнес все чаще отказывается от оформления кадровых документов на бумаге? Что можно, а что нельзя перевести в КЭДО? И какие электронные подписи стоит выбрать для подписания приказов, заявлений и договоров с сотрудниками? Обо всем этом рассказываем в статье. 
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — что это и как применять
Иллюстрация: LANIT Document Management

Почему бизнес переходит на кадровый ЭДО в 2024 году

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — подвид внутреннего электронного документооборота, который затрагивает только взаимоотношений между работодателем и сотрудниками.Такой документооборот ведут в специальных системах КЭДО, например, в LDM.КЭДО

Бизнес отказывается от бумажного кадрового документооборота в пользу электронного, по разным причинам, например, если у компании много филиалов и удаленных сотрудников, или если объем бумажных документов растет слишком быстро.

Преимущества КЭДО:

  • обеспечивает быстрый и удобный доступ к кадровым документам как со стороны работодателя, так и со стороны работника;

  • упрощает кадровые процессы и повышает производительность сотрудников;

  • позволяет сэкономить на подготовке, почтовой отправке и дальнейшей организации архива кадровых документов;

  • улучшает HR-бренд компании, повышают уровень цифровизации бизнеса;

  • обеспечивает безопасность персональных данных сотрудников. 

Говоря о большей безопасности КЭДО по сравнению с бумажным документооборотом, стоит отметить, что на сегодняшний день самым безопасным вариантом считается работа в системе КЭДО, которая установлена локально на серверах компании, а не в облачном хранилище разработчика — так устанавливается и LDM.КЭДО.

Именно локальный вариант размещения дает возможность полностью контролировать сохранность персональных данных сотрудников. Такой «способностью» могут похвастать далеко не все системы, поэтому мы рекомендуем заранее уточнять это у вендора.

Законодательные нюансы КЭДО

Для того чтобы компании перейти на электронный кадровый документооборот, одной системы КЭДО мало. Российское трудовое законодательство строго относится к такой цифровизации — порядок и правила перехода на КЭДО указаны в ст. 22.2 Трудового кодекса. Так, например, работодатель обязан обеспечить юридическую значимость электронных документов и оформить целый список ЛНА — локально-нормативных актов:

  • Положение о переходе на КЭДО, которое закрепляет порядок и основные условия перехода;

  • Приказ о переходе на КЭДО, который юридически оформляет начало процесса перехода, утверждает Положение и назначает ответственных;

  • Документ, подтверждающий ознакомление с ЛНА о КЭДО;

  • Уведомление о переходе на КЭДО, которым работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие;

  • Согласие с переходом на КЭДО, которое подтверждает добровольное согласие сотрудника на создание и работу с электронными кадровыми документами;

  • Согласие на обработку и передачу персональных данных  только если система КЭДО установлена в стороннем облаке. Согласие всегда подписывается на бумаге;

  • Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи, которое устанавливает правила работы с электронной подписью в рамках КЭДО. Соглашение заключают, если хотя бы одна из сторон подписывает документы электронно.

Какие документы можно перевести в КЭДО 

Кадровый электронный документооборот охватывает широкий спектр документов, необходимых для управления персоналом. Их можно разделить на несколько категорий.

Приказы

  • Приказ о приеме на работу — оформляются при трудоустройстве нового сотрудника и содержат информацию о его должности, окладе и условиях работы.

  • Приказ о переводе — издаются при изменении должности, структурного подразделения или других условий труда.

  • Приказы о премировании или взысканиях — фиксируют меры поощрения (премии, благодарности) или дисциплинарные взыскания.

  • Приказы на отпуск — сопровождают каждый отпуск работника, в том числе, ученический.

  • Приказы о простое или временном отстранении от работы — для случаев, когда сотрудник не должен находиться на рабочем месте.

Договоры и соглашения

  • Трудовые договоры — основные документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и сотрудником, включают условия труда, права и обязанности сторон.

  • Дополнительные соглашения — изменяют условия трудового договора, например, изменение оклада, графика работы или других условий труда.

  • Ученические договоры — если сотрудника принимают не на полноценную работу, а на обучение профессии.

  • Коллективные договоры и изменения в них — подписываются всеми сотрудниками организации. 

Заявления

  • Заявления на отпуск — оформляются сотрудниками для получения оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком.

  • Заявления на увольнение — подаются при желании сотрудника прекратить трудовые отношения.

  • Заявления на материальную помощь или другие льготы — включают просьбы о предоставлении дополнительных выплат, компенсаций или других форм поддержки.

Важно! В КЭДО нельзя перевести четыре вида документов: 

  • Акт о несчастном случае на производстве;

  • Журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда;

  • Приказ об увольнении;

  • Трудовую книжку.

Исключения зафиксированы в ст. 22.1, 22.3 ТК. Трудовую книжку можно вести в электронном виде, но только при желании сотрудника, да и регулируется этот момент другими статьями — 66 и 66.1 ТК.

Организация КЭДО в компании

Организация кадрового электронного документооборота начинается с оценки текущих затрат на бумажный документооборот — расходов на бумагу, печать, хранение и обработку документов. Зачастую КЭДО обходится дешевле бумажного документооборота, но чтобы узнать реальное положение дел, мы советуем воспользоваться специальным калькулятором.

Обоснование перехода на КЭДО может базироваться на разных факторах, например:

  • Снижение затрат — уменьшение расходов на бумагу, печать и хранение документов.

  • Ускорение внутренних процессов — электронные документы обрабатываются и подписываются быстрее бумажных.

  • Уменьшение ошибок — автоматизация процессов снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

  • Повышение безопасности персональных данных — электронные документы считаются более защищенными.

Выбор поставщика решения для КЭДО обычно самый длительный этап. На рынке представлено множество систем, и важно выбрать ту, которая максимально соответствует потребностям компании — правильный выбор обеспечит гладкий переход и минимизирует возможные риски. Убедитесь, что система КЭДО поддерживает интеграцию с другими информационными системами, например, интеграцию с 1С. Чтобы сэкономить время, воспользуйтесь готовыми сравнениями сервисов КЭДО.

Какие электронные подписи используют в КЭДО

Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость и безопасность электронных документов, делая их равнозначными бумажным аналогам.

В рамках КЭДО используют несколько видов электронных подписей.

Вид подписи

Имеет юридическую силу

Что можно подписать

Простая электронная подпись (ПЭП)

Только в случае, когда одновременно:

  • между работодателем и сотрудником заключено соглашение о взаимном признании ЭП,

  • порядок работы с ЭП закреплен в ЛНА.

Ограниченный круг документов, типа объяснительной записки. Для стандартных кадровых документов обычно не используется из-за своей ненадежности. Нельзя подписывать документы, связанные с Гостайной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Сотрудники могут подписывать НЭП любые кадровые документы. Представитель работодателя не может подписывать НЭП:

  • трудовой и ученический договоры;

  • договор на получение образования;

  • договор о материальной ответственности;

  • приказ о дисциплинарном взыскании.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Да, без дополнительных согласований

И сотрудник, и работодатель могут подписывать КЭП любые электронные документы.

КЭДО обязателен

Переход на кадровый электронный документооборот пока не обязателен для всех компаний. Однако, внедрение КЭДО становится все более популярным за счет своих преимуществ. 

По законодательству, компании могут вести кадровый документооборот как в бумажном, так и в электронном виде. Решение о переходе на электронный формат остается за работодателем.

Вместо заключения

По сравнению с традиционным бумажным документооборотом, КЭДО значительно сокращает затраты, повышает скорость и эффективность внутренних процессов, а также обеспечивает максимальную безопасность персональных данных сотрудников компании. При этом работодателю важно не просто внедрить систему КЭДО, но и сделать это по всем правилам. 

Познакомиться с такой системой поближе и «примерить» ее на свои кадровые процессы, вы можете на бесплатной демонстрации LDM.КЭДО — для этого просто оставьте заявку. 

Закажите демонстрацию решения LDM.КЭДО

Оставьте контакты, наши менеджеры с вами свяжутся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KC56e

Начать дискуссию

Госзакупки у малого и среднего бизнеса превысили 4 трлн рублей

Компании с государственным участием обращаются к МСП-поставщикам за услугами по страхованию и финансовому посредничеству.

Больше 8 тысяч проектов запустили в рамках программы «Мама-предприниматель»

Мамы несовершеннолетних детей могут пройти тренинги и получить грант в 100 тысяч рублей на открытие собственного бизнеса.

Туристический налог не войдет в состав ЕНП

С 2025 года вводят новый налог – туристический. Его будут платить отели. Уплата будет идти на отдельный КБК.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Компании могут обязать публиковать нефинансовую отчетность

Мосбиржа хочет обязать эмитентов раскрывать нефинансовую отчетность, при этом для таких данных не будут устанавливать специальный формат.

К процедуре внесудебного банкротства стали обращаться в пять раз чаще

За полгода россияне начали больше 25 тысяч процедур внесудебного банкротства, из них 60% заявлений приходится на пенсионеров и получателей пособий.

Налог на прибыль

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

Эта статья будет полезна владельцам бизнеса, финансовым директорам и бухгалтерам, занимающимся налоговым планированием. В статье рассматриваются практические методы снижения налогового бремени, связанные с передачей имущества дочерней организации компании-учредителю.

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

470 тысяч женщин оформили пособие по беременности

Минимальный размер пособия в 2024 году составляет больше 88 тысяч рублей.

По долгам участников СВО приостановили 760 тысяч исполнительных производств

Участникам СВО и их семьям также оказывают бесплатную юридическую помощь и предоставляют иные меры социальной поддержки.

НДФЛ

Работодатель не удерживает НДФЛ с возмещенных сотруднику расходов при переезде за границу

Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ и взносами.

В Московской области число представителей малого и среднего бизнеса выросло на 5%

Показатель роста предпринимательской активности в Подмосковье оказался выше среднего по стране. В сфере малого и среднего бизнеса работает больше 128 тысяч компаний и 297 тысяч ИП.

Налоговые штрафы

Отложенную переплату будут учитывать при начислении штрафов за налоговые долги

За неуплату налога из-за занижения налоговой базы положен штраф 20%. Его не будет, если на ЕНС все время было положительное сальдо. Теперь будут учитывать не только сальдо ЕНС, но и зарезервированные суммы.

Акцизы

Акцизы на алкоголь каждый год будут расти на уровень инфляции

На спирт будет установлена нулевая ставка акциза, если продукция из этанола продается аптекам или для производства парфюмерии, бытовой химии и красок.

Инвестиции

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июле удалось пополнить брокерский счёт на рекордные 300 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Продолжаются распродажи в отделе акций и облигаций, дополнительные скидки дарит дивидендный сезон, так что удалось приобрести много интересного.

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Налог на сахар и пустой дом, загадочная история в финансовом обзоре

Налоговые события в России и мире

Налоговая реформа еще не начала действовать, а у бухгалтеров уже есть вопросы к ФНС про НДС для упрощенцев. 😡«Ночной бухгалтер» № 1723

У бухгалтеров, что называется, наболело. Они хотят получить ответы на вопросы, которые возникли в ходе принятия поправок в НК на 2025 год. Вопросов много, они могут стать большой проблемой для бизнеса в следующем году. Предполагаем, что вместо принятия продуманной редакции кодекса будут снова многочисленные письма и разъяснения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЕАЭС

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Если ИП начал импортировать товар из любой страны ЕАЭС, то ему придется сдавать особую отчетность. Рассказываем, что должен сдать ИП и какие налоги ему нужно уплатить.

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Новый дайджест подписки Клерк.Плюс! 

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Что сдавать ИП и организациям за второй квартал 2024 (полугодие): обзор для всех режимов налогообложения

Что и когда сдавать во втором квартале 2024 года ИП с работниками и без на УСН, ОСНО, ЕСХН и ПСН, а также организациям на ОСНО, УСН и ЕСХН. Мы объединили в обзоре информацию о сроках и формах отчетов (ссылки на бланки и инструкции по заполнению тоже найдете здесь).

НДС при УСН в 2025 году: 27 вариантов

В зависимости от размера доходов за прошлый и текущий год будут разные варианты с НДС на УСН. Смотрите их в нашей таблице.

НДС при УСН в 2025 году: 27 вариантов
2

Интересные материалы

Бесплатно с Основные средства

Как провести переоценку основных средств и отразить ее результаты в бухгалтерском учете

После того, как основное средство приняли на учет, его можно учитывать двумя способами: по первоначальной или по переоцененной стоимости. Расскажем, как провести переоценку основных средств и отразить ее в бухучете в зависимости от вида объекта и выбранных организацией методов.

Как провести переоценку основных средств и отразить ее результаты в бухгалтерском учете