Что такое автоматизация документооборота
Согласование бумажных документов даже с одним человеком — процесс трудозатратный. А если согласовать нужно с двумя, тремя людьми?
Автоматизация документооборота — это способ ускорить обмен документами и процесс согласования. Документы переносятся в цифровое пространство и доходят до адресата мгновенно одним нажатием клавиши.
В разрезе бизнес-процессов в системе можно согласовывать разные документы и задачи — договоры, акты, деловые письма, счета на оплату, служебные записки, графики отпусков и дежурств, кадровые документы, внутренние инструкции, отчеты. Единое цифровое пространство повышает продуктивность сотрудников и делает каждый этап прозрачным.
Автоматизация ускоряет документооборот и процесс согласования внутри компании и за ее пределами — с клиентами, поставщиками, контрольными органами.
Почему не все компании автоматизируют документооборот
Компании, которые ценят свое время, дорожат клиентами, оптимизируют расходы, давно перешли на электронный документооборот. И с каждым годом их становится больше. В то же время остались те, кто до сих пор не перешел «в цифру». Что их останавливает:
1. Консервативные убеждения. Такие компании привыкли работать «по старинке»: ходить в кабинет к руководителю, собственноручно ставить подписи, доставлять документы курьером или по почте. Но рано или поздно технология войдет и в их процессы, когда, например, контрагент попросит обмениваться с ним электронными документами.
2. Страх утечки данных. Некоторые компании сомневаются в надежности ПО и серверов. Они думают, что переход в цифровое пространство приведет к утечке конфиденциальной информации и скомпрометирует их перед надзорными органами.
Чтобы исключить этот риск, важно выбирать надежного провайдера, предоставляющего российские облачные серверы с высоким уровнем защиты дата-центра.
Если компания использует собственные серверы, то получает полный контроль над информацией. Важно правильно организовать работу с персональными данными — назначить ответственных, дать сотрудникам ограниченные доступы, прописать ответственность в учетной политике.
3. Неуверенность в юридической силе электронных документов. Фактически же электронная подпись обладает той же юридической силой, что и «живая» подпись (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Переход «в цифру» — это необходимость, продиктованная современными требованиями к бизнесу. Процесс согласования не должен затягивать сроки реализации проектов, обязательства с контрагентами, работу специалистов.
Листоход — это простая система для согласования документов (ССД). Ее внедрение не занимает много времени и не требует специфических знаний. Нет ограничений по количеству пользователей — все сотрудники компании смогут работать в едином информационном пространстве.
Подключиться к ССД можно двумя способами — в облаке или на вашем сервере. В первом случае вы получате доступ к российскому облачному серверу, который находится на стороне провайдера и гарантирует безопасность данных. Во втором — вы используете свой сервер и контролируете данные. Оцените возможности системы в течение 30 дней бесплатного пробного периода.
Как понять, что пора внедрять автоматизацию документооборота
Бизнес-процессы сами подскажут компании, что пора переходить на «безбумажный» документооборот. Нужно только посмотреть на них взглядом управленца и выявить эти маркеры.
1. Растут бумажные архивы
В отделах компаний папки с бумажными документами занимают большое количество стеллажей. А крупные предприятия отводят целые помещения под хранение архивов. Какие минусы у такого способа хранения:
Трудно найти нужный документ. Сотрудник может потратить часы на поиск документа.
Проблематично контролировать сохранность документов. Доступ к хранилищу открыт сотрудникам. Они могут случайно испортить документ или забыть его вернуть.
Нелегко сохранять порядок. Много времени занимает наведение порядка в архиве — раскладывание по папкам, заполнение стикеров, распределение по ячейкам.
В бумажной среде легко потерять актуальную версию документа, особенно если вносятся правки вручную и копии расходятся по разным отделам. Это может привести к согласованию разных версий одного и того же документа, что влечет за собой ошибки и недоразумения.
В системах для автоматизации документооборота документы всегда под рукой. Любой документ легко найти с помощью настроек — по дате, наименованию, контрагенту, сотруднику. Также сохраняется история документооборота.
В системе «Листоход» загруженные документы сохраняются в одном архиве. Доступ к нему есть только у администратора компании. Доступы остальных сотрудников разделены на участки — это помогает обеспечить сохранность документов и конфиденциальность данных. Исключаются несогласованные действия, дублирование процессов и документов.
2. Уходит много времени на согласование документов
Согласование бумажных документов занимает часы, дни, а иногда — недели. Это зависит как от человеческого фактора, так и от технических аспектов. Что затягивает сроки согласования:
Руководитель уехал в командировку. В этом случае «достучаться» до него очень сложно.
Ответственный не на рабочем месте. Документ должен согласовать ответственный сотрудник (главный бухгалтер, старший менеджер и т.д.).
Документ должны согласовать несколько сотрудников. Тяжело синхронизировать сотрудников для быстрого согласования документов.
Подвела техника. Иногда, чтобы согласовать документ, нужно его распечатать. В самый ответственный момент может сломаться принтер или закончиться краска в картридже.
В системе для согласования документов этого можно избежать:
Руководитель или иное ответственное лицо могут просматривать документы с любого устройства — смартфона, планшета, ноутбука. Нет территориальной привязки — доступ к документам возможен из любой географической точки, где есть интернет.
Несколько сотрудников может параллельно работать с документом — вносить правки, оставлять комментарии.
Для согласования не нужно распечатывать документ.
Автоматизация маршрутов согласования позволяет сократить время, затрачиваемое на прохождение документа по инстанциям.
В сервисе «Листоход» согласование происходит в короткие сроки. Документ видят все ответственные сотрудники. Возможна настройка типовых и уникальных маршрутов согласования с участием нескольких лиц. Пользователи могут сформировать итоговый лист согласования.
3. Увеличиваются расходы на бумажный документооборот
Бумажный документооборот увеличивает затраты компании. Что входит в статьи расходов:
закупка бумаги, файлов, скоросшивателей;
заправка картриджей;
ремонт и обслуживание МФУ;
содержание бумажного архива.
Компания несет расходы не только на бумагу, но и сопутствующие материалы и услуги. Система автоматизации документооборота позволяет сократить ненужные издержки, а сэкономленные деньги можно потратить на развитие бизнеса.
В некоторых случаях компании не могут отказаться от бумажного документооборота. Например, контролирующие органы при проверках могут запросить бумажные оригиналы документов.
В этом случае можно комбинировать цифровой и бумажный документооборот. Первый использовать в корпоративных целях для взаимодействия с сотрудниками и контрагентами, а второй — для взаимодействия с контролирующими органами, госструктурами и в иных случаях, когда без бумажного документа не обойтись.
Система «Листоход» сокращает издержки компаний на документооборот. Все действия происходят в цифровом пространстве — не нужно тратиться на обслуживание техники, заправку картриджей, курьерские доставки.
4. Компания переходит на удаленный формат с сотрудниками и отделами
Бумажный документооборот затруднен, когда компания работает с удаленными специалистами и подразделениями. Для реализации проектов часто требуется согласовывать разные документы — письма контрагентам, проекты договоров, акты и спецификации.
Неважно, где находится каждый сотрудник. Система для согласования документов — это единое информационное пространство для совместной работы с документами.
Какие возможности открывает система:
подключение удаленных сотрудников;
настройка типовых и уникальных маршрутов согласования;
назначение ответственных лиц;
отслеживание истории согласования.
Сотрудники не пропустят задачу, благодаря уведомлениям — по электронной почте или в мессенджерах.
В системе «Листоход» легко организовать работу с сотрудниками и отделами на дистанционке. Они могут согласовывать документы с любого устройства (смартфона, планшета, ноутбука). Сотрудники не пропустят задачу, благодаря уведомлениям через email, Телеграм, Битрикс24. Сервис имеет адаптивную мобильную версию, что еще больше упрощает работу в нем.
5. Контрагенты просят перейти в цифровое пространство
Автоматизация документооборота активно используется в следующих сферах — строительство, производство, гостиничный и ресторанный бизнес, направление IT, медицина. На «безбумажное» согласование сейчас переходят и государственные организации.
Компаниям важно выстраивать лояльные отношения с контрагентами (клиентами, подрядчиками, поставщиками). Нередко контрагенты сами просят компанию перевести документооборот в цифровую систему. Это не прихоть контрагента, а необходимость — он понимает, что так выгоднее для обеих сторон:
ускорится процесс согласования и обмена документами;
сократятся расходы — на печать бумажных документов, доставку курьером;
упростится поиск документов, когда в компании разветвленные деловые связи.
Систему «Листоход» уже использует более 1 000 компаний разных масштабов — от небольшого бизнеса до крупных предприятий. Среди них — строительные и производственные компании, медицинские учреждения, IT-компании, гостиницы и рестораны, государственные организации. Взаимодействовать с контрагентами можно как в самой системе, так и через интеграцию с порталом Битрикс24.
Как внедрить систему для согласования документов
Опишем несколько шагов по внедрению ССД. Отнеситесь к ним внимательно, потому что внедрение требует тщательной подготовки.
Определите, какие процессы необходимо автоматизировать. На этом этапе важны слаженные действия руководителей и сотрудников «в полях». Для начала достаточно автоматизировать 2–3 бизнес-процесса, а потом постепенно наращивать масштабы.
Проведите тестирование системы. Создайте экспериментальные маршруты по бизнес-процессам. Используйте гибкие настройки для тестирования всех возможностей системы.
Обучите сотрудников. Покажите коллегам, как максимально эффективно использовать систему для согласования документов. Назначьте ответственного за адаптацию к новым условиям работы.
Внедрение ССД «Листоход» занимает от одного дня. В некоторых случаях потребуется несколько дней — это зависит от сложности бизнес-процессов, целей и специфики компании. Рекомендуем заранее продумать, какие процессы вы хотите автоматизировать. Затем составьте план, обозначьте схему, согласуйте с командой. Протестировать систему можно бесплатно в течение 30-дневного пробного периода. «Листоход» автоматизирует рутинные этапы, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных рабочих задачах.
Простая система для согласования документов
Забудьте об ошибках в согласовании документов и ускорьте процессы в компании всего за несколько дней
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFJq5ZZ2
Начать дискуссию