Как подготовиться к налоговой проверке: полный гид для директора и бухгалтера

Паника и попытки «замести следы» в последний момент — худшая стратегия. Лучшая — системная, спокойная и заблаговременная подготовка. Специалисты «Мегаконсалт» подготовили исчерпывающее руководство для собственников бизнеса и главных бухгалтеров. Мы разберем, как оценить риски, что приводить в порядок в первую очередь, как вести себя во время визита инспекторов и что делать с результатами.

Для начала нужно четко разделить два фундаментально разных вида контроля, которые часто путают.

• Что это? Это «удаленная» проверка, которую инспектор проводит у себя в кабинете.

• Основание. Любая сданная вами декларация (по НДС, по прибыли, по УСН). По сути, каждая сдача отчета запускает «камералку».

• Что проверяют? Внутренние «стыковки» в самой декларации, соответствие ее цифр другим отчетам (например, 6-НДФЛ и РСВ) и данным, которые есть у ИФНС (сведения из банков, онлайн-касс, от ваших контрагентов).

• Как вы об этом узнаете? Чаще всего — никак, если все в порядке. Если найдены ошибки или расхождения (особенно по НДС), вы получите Требование о представлении пояснений или внесении исправлений.

• Что это? Это «тотальный» контроль, ради которого инспекторы приходят к вам в офис. Это самый серьезный и потенциально опасный вид проверки.

• Основание. Накопленные подозрения и предпроверочный анализ (о нем ниже).

• Что проверяют? Правильность исчисления и уплаты всех или нескольких налогов за определенный период (обычно 3 предыдущих года).

• Как вы об этом узнаете? Вам вручают Решение о проведении выездной налоговой проверки. С этого момента вы официально «на крючке».

Этот гид посвящен в первую очередь подготовке к выездной налоговой проверке (ВНП), так как она несет для бизнеса максимальные риски.

Инспектор не выбирает жертву наугад. Каждой ВНП предшествует предпроверочный анализ. Налоговая служба действует на основе Концепции системы планирования ВНП, которая содержит 12 общедоступных критериев риска.

Если ваша компания соответствует нескольким из них — вы в списке кандидатов на проверку. Проанализируйте свой бизнес по этому чек-листу.

1. Низкая налоговая нагрузка:

• Что это? Соотношение всех уплаченных вами налогов (НДС, Прибыль, Страховые и т.д.) к вашей выручке. Эта цифра сравнивается со средней по вашей отрасли (по коду ОКВЭД).

• Где смотреть? Среднюю нагрузку ФНС публикует ежегодно (Приложение №3 к приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Также есть калькулятор на сайте ИФНС: https://pb.nalog.ru/calculator.html. 

• Пример: если средняя нагрузка в вашей отрасли 10%, а вы платите 1,5% — вы в зоне риска.

2. Убытки на протяжении двух и более лет:

• Что это? Вы показываете в налоговой (и бухгалтерской) отчетности убыток несколько лет подряд.

• Логика ИФНС справедлива. Бизнес не может существовать без прибыли так долго. Либо вы неэффективны, либо что-то скрываете. Вас вызовут на «убыточную комиссию», а если это не поможет — могут прийти с проверкой.

3. Значительные суммы вычетов по НДС (более 89%):

• Что это? Доля ваших вычетов по НДС (входящий НДС от поставщиков) стабильно превышает 89% от суммы начисленного НДС (исходящий НДС клиентам).

• Логика ИФНС. «Безопасная» доля вычетов, по негласному правилу, — 89%. Если у вас 95-99% на протяжении нескольких кварталов, инспекция заподозрит схемы, бумажный НДС или фиктивные закупки.

4. Расходы растут быстрее доходов:

• Что это? Темп роста ваших расходов (по декларации по налогу на прибыль) опережает темп роста доходов.

• Логика ИФНС корректна. Это нелогично с точки зрения бизнеса. Выручка выросла на 10%, а расходы — на 30%. Вероятно, вы искусственно «раздуваете» затраты, чтобы снизить налог на прибыль.

4. Средняя зарплата сотрудников ниже средней по отрасли в регионе:

• Что это? Вы платите сотрудникам зарплату ниже среднего уровня по вашему виду деятельности в вашем субъекте РФ (данные Росстата).

• Логика ИФНС. Классический признак зарплат «в конвертах».

1. Неоднократное приближение к лимитам по спецрежимам (УСН, патент):

• Что это? Ваша выручка два или более раза в год «зависает» в 5% от предельного значения. Например, в 2025 году 440 млн руб. при действующем лимите УСН 450 млн руб.

• Логика ИФНС. Выглядит как искусственное дробление или сокрытие выручки, чтобы не «слететь» на общую систему (ОСНО).

2. Ведение деятельности через цепочку контрагентов (посредников):

• Что это? Отсутствие разумной деловой цели. Вы покупаете товар не у завода-производителя, а через трех посредников-прокладок, накручивая цену и расходы.

• Логика ИФНС. Признак схемы по уклонению от уплаты налогов, особенно если эти посредники связаны с вами.

3. Игнорирование запросов ИФНС

• Что это? Вы не отвечаете на Требования о представлении пояснений, не являетесь на комиссии, не предоставляете документы в рамках камеральных проверок.

• Логика ИФНС. Если вам есть что скрывать от камеральной проверки, значит, к вам точно пора прийти с выездной.

4. «Миграция» между налоговыми инспекциями

• Что это? Компания два или более раза меняет юридический адрес, переезжая из одной ИФНС в другую.

• Логика ИФНС. Вы заметаете следы и пытаетесь уйти от предпроверочного анализа, который начала в отношении вас прошлая инспекция.

1. Отражение ИП расходов, почти равных доходам:

• Что это? Актуально для ИП на общей системе (ОСНО). Если ваши профессиональные вычеты по НДФЛ составляют более 83% от суммы дохода.

• Логика ИФНС. Аналогично убыткам у ООО — подозрение в фиктивных расходах.

2. Низкая рентабельность:

• Что это? Рентабельность продаж или активов по данным бухучета ниже средней по отрасли.

• Логика ИФНС. Схоже с убытками и низкой налоговой нагрузкой. Сигнал о том, что в бизнесе что-то не так.

3. Ведение деятельности с высоким налоговым риском:

• Что это? Самый главный пункт. Прямая работа с фирмами-однодневками («помойками»), обналичивание денег, вывод средств в оффшоры.

• Логика ИФНС. Это уже не просто «красный флаг», а прямой повод для проверки.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Подготовка к ВНП — это не двухдневный аврал, а системная работа. Начинать ее нужно задолго до получения «Решения». Вот 4 фронта работ.

Инспекторы будут запрашивать документы тоннами. Ваша задача — удостовериться, что каждый документ безупречен.

• Ревизия «первички»: поднимите все счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ-12), УПД, акты выполненных работ.

  • Подписи. Проверьте, что все подписано. Подписант должен иметь на это полномочия (быть директором или действовать по доверенности). Убедитесь, что документы не подписаны сотрудником, который в этот день был в отпуске, на больничном или уже уволен (это называется «дефект подписи»).

  • Реквизиты. Все обязательные реквизиты должны быть на месте.

  • Восстановление. Если каких-то документов не хватает (потеряли, не прислал контрагент) — немедленно запросите дубликаты у партнеров.

• Кассовая дисциплина. Проверьте кассовую книгу, ПКО, РКО. Посмотрите, на что тратилась наличность.

• Авансовые отчеты. Все ли чеки приложены? Все ли поездки и покупки экономически обоснованы?

• Обоснованность расходов. Будьте готовы ответить на вопрос «Зачем вы это купили?» по любой крупной сделке. У вас должна быть деловая цель — получение прибыли. Покупка дорогих картин в кабинет директора при убыточной деятельности вызовет вопросы.

Например, показать договор, в котором нет признаков трудовых отношений. Прикрепить чеки об оплате, акты выполненных работ и переписку с самозанятым.

Это второй по важности пункт после «первички». ФНС будет искать разрывы по НДС и доказывать, что вы получили необоснованную налоговую выгоду, связавшись с «однодневкой». Вы должны доказать, что проявили должную осмотрительность при выборе партнера.

• Создайте «досье» на каждого крупного поставщика (особенно тех, у кого заявляете вычеты по НДС).

• Минимальный пакет документов в досье:

  • Устав, свидетельства ИНН/ОГРН.

  • Решение о назначении директора.

  • Сданная бухотчетность за последний год.

  • Скриншоты с сервисов ФНС («Прозрачный бизнес») об отсутствии долгов и массовости адреса/директора.

  • Доказательства, что у контрагента есть ресурсы для выполнения сделки (свой склад, транспорт, штат сотрудников).

• Деловая переписка. Сохраняйте коммерческие предложения, переписку в мессенджерах, где вы обсуждаете детали сделки. Это доказывает, что сделка была реальной.

Налоговики активно ищут схемы «дробления бизнеса» — когда одна компания искусственно разделена на несколько ИП или ООО на спецрежимах, чтобы не платить НДС и налог на прибыль. Убедитесь, что вы не используете незаконные схемы дробления. 

Необходимо регулярно проводить аудит IT структуры компании, чтобы убедиться, что ваши данные защищены.

Инспекторы будут общаться с вашими сотрудниками (а точнее, вызывать их на допросы). Персонал должен быть морально готов. 

Проведите инструктаж. Объясните сотрудникам их права.

Ключевые правила для сотрудника:

1. Не бояться. 

2. Говорить только правду и именно о том, что сотрудник видел лично и что входит в его прямые должностные обязанности.

3. Не додумывать. Если инспектор спрашивает о том, чего сотрудник не знает (например, кладовщика о финансовой стратегии), единственно верный и честный ответ: «Это не входит в мои должностные обязанности», «Я некомпетентен в этом вопросе». Это лучше, чем врать или фантазировать.

Итак, вам вручили Решение о проведении ВНП. Проверка началась.

1. Проверьте «Решение» — это ваш главный документ:

• Кто пришел? Сверьте ФИО и должности инспекторов в «Решении» с их служебными удостоверениями. Если в «Решении» нет Иванова, вы имеете право не пускать его в офис.

• Что проверяют? Какие налоги (НДС, Прибыль, все?).

• За какой период? (Например, 2022–2024 гг.). Инспекторы не имеют права выходить за рамки этих трех пунктов.

2. Выделите «комнату для проверки»:

• Это лучшая практика. Поселите инспекторов в отдельной переговорной или кабинете.

• Цель — ограничить их свободное перемещение по офису и общение с вашими сотрудниками.

• В комнате должен быть стол, стулья и розетка. Вы не должны предоставлять им компьютер с доступом к вашей 1С или Wi-Fi.

3. Назначьте связного:

• Выберите одного человека (обычно это главный бухгалтер или юрист), который будет единственным контактным лицом для проверяющих.

• Задача: принимать требования, выдавать документы, отвечать на вопросы. Это фильтрует информационный поток.

4. Организуйте документооборот:

• Никогда не отдавайте оригиналы документов! Только по официальной процедуре выемки (которая проводится с понятыми, протоколом и вескими основаниями).

• Правильный путь: инспектор вручает вашему «связному» Требование о представлении документов (ст. 93 НК).

• Вы делаете копии запрошенных документов.

• Все копии прошиваете, нумеруете и передаете инспектору только по Описи или Акту приема-передачи. Вы передали 150 листов — инспектор расписался в получении 150 листов. Так ничего «случайно» не потеряется.

Во время ВНП инспекторы могут проводить специальные мероприятия.

1. Допрос (ст. 90 НК). Это самое стрессовое мероприятие. На допрос могут вызвать любого — от директора до уборщицы.

• Права:

  • Допрос не может длиться более 8 часов в день (и не более 4 часов без перерыва).

  • Запрещены допросы в ночное время.

  • Вы имеете право взять с собой юриста или адвоката (ст. 28 НК). Всегда пользуйтесь этим правом.

  • Вы имеете право не отвечать на вопросы, не относящиеся к делу, или ссылаться на ст. 51 Конституции.

• Стратегия поведения:

  • Не торопитесь. Внимательно выслушайте вопрос.

  • Отвечайте кратко и по существу. Не «думайте вслух», не стройте предположений.

  • Читайте протокол. В конце допроса вам дадут на подпись протокол. Читайте его внимательно. Инспектор мог записать ваши слова неточно или в выгодной ему формулировке. Требуйте внести исправления в протокол, если не согласны. Подписывайте только то, что соответствует вашим словам.

2. Осмотр (ст. 92 НК). Инспекторы имеют право осматривать ваши помещения (офис, склад, производство).

• Правила. Осмотр проводится в присутствии понятых и вас (или вашего представителя). Составляется протокол.

• Что нельзя делать инспектору. Он может только смотреть. Он не может открывать шкафы, ящики стола, рыться в компьютерах. Если он хочет что-то изъять — это уже выемка (ст. 94 НК), которая требует отдельного мотивированного постановления.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Проверка не может длиться вечно (стандартный срок — 2 месяца, но может продлеваться).

1. Справка об окончании проверки. Вам вручают этот документ. Он фиксирует дату окончания ВНП.

2. Акт налоговой проверки. В течение 2 месяцев после «Справки» инспекторы готовят «Акт» — итоговый документ, где описаны все выявленные нарушения и сумма доначислений.

3. Возражения на Акт. У вас есть один месяц (30 дней), чтобы подать письменные возражения.

Это ваш главный шанс! Не пишите эмоциональное «мы не согласны». Готовьте мотивированный юридический документ: «С доводом инспекции на странице 5 Акта не согласны, так как... (ссылка на закон, судебную практику, приложенные дубликаты документов)».

4. Рассмотрение материалов проверки. Вас пригласят в ИФНС, где вы сможете устно защитить свои возражения.

5. Решение. По итогам рассмотрения руководитель ИФНС выносит Решение — о привлечении к ответственности (с итоговой суммой штрафов и пеней) или об отказе.

Если Решение вас не устраивает, у вас начинается процесс апелляции — сначала в вышестоящий налоговый орган (УФНС), и только потом — в суд.

Налоговая проверка — это сложный, системный процесс. Но это не приговор. Это игра по правилам, и если вы знаете эти правила (а инспекторы их иногда нарушают), у вас есть все шансы защитить свой бизнес. Главный союзник в этой игре — не паника, а порядок в документах и грамотный юрист. 

Специалисты «Мегаконсалт» регулярно проводят аудиты, что помогает своевременно обнаружить и устранить налоговые риски. 

Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFHqPXwW