Что делать, если не удержали НДФЛ в 2025 году — инструкция для бухгалтера

Ситуация, когда НДФЛ остался неудержанным по итогам 2025 года, может возникнуть по двум основным причинам:

1. Не было возможности удержать налог — например, доход выдали в натуральной форме, а соответствующих их размеру денежных выплат не было.

2. Была допущена ошибка в расчёте.

В январе есть короткое «окно возможностей», чтобы исправить ситуацию с минимальными рисками. Вот что нужно сделать ↓

Проверьте, планируются ли выплаты сотруднику до конца января. Налоговый кодекс РФ даёт налоговому агенту право и обязанность произвести доудержание налога до 31 января 2026 года включительно.

Удержите сумму из любых выплат — например, зарплаты или премии. Но соблюдайте лимиты:

• Лимит 50% — если НДФЛ не удержан с дохода в натуральной форме или материальной выгоды. Можно удержать не более половины от любой текущей денежной выплаты;

• Лимит 20% — применяется при доудержании налога из доходов в виде оплаты труда (включая премии и компенсации), если НДФЛ не был удержан из-за ошибки в расчёте или в связи с пересчётом налога по ставке 30% при утрате работником статуса резидента;

• Без ограничений — налог удерживается в полной сумме из иных доходов, которые не относятся к оплате труда и не связаны с удержанием НДФЛ с натуральных доходов или материальной выгоды. Это пособия по временной нетрудоспособности, дивиденды, матпомощь.

Налоговая реформа — 2026: полный разбор изменений

Забирайте подробный разбор бесплатно!

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Если выплат в январе не было или их не хватило для доудержания, в феврале уведомите о невозможности удержания налога (а также о сумме дохода, с которого не удержан налог, и сумме самого налога) налоговиков и сотрудника: подайте справку о доходах и суммах налога физлица в составе годового расчёта 6-НДФЛ за 2025 год (приложение № 1 к расчёту, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19.09.2023 г.). Сделайте это до 25 февраля 2026 года. После этого обязанность организации по удержанию прекращается — инспекция взыщет налог с самого физлица на основе налогового уведомления. 

Как заполнить справку о доходах и суммах налога физлица при невозможности удержать НДФЛ:

• Специальный раздел 4: Для отражения информации о неудержанном налоге в справке предназначен раздел 4 с полями:

• «Сумма дохода, с которого не удержан налог...»: Здесь укажите полную сумму дохода, с которой вы как налоговый агент не смогли удержать НДФЛ в течение налогового периода.

• «Сумма неудержанного налога»: В этом поле зафиксируйте исчисленную, но фактически не удержанную у налогоплательщика сумма налога. Эта сумма должна быть рассчитана именно по той ставке, которая указана в поле «Ставка налога» раздела 2 этой же Справки. То есть если у одного физлица были доходы, облагаемые по разным ставкам (например, 13% и 15%), и налог не удержан по обеим, по нему заполняются две отдельные Справки. При этом в поле «Номер справки» на обеих страницах должен быть указан один и тот же порядковый номер, присвоенный налоговым агентом.

• Отражение в разделе 2 справки: При заполнении общих итогов в Разделе 2 по соответствующей ставке суммы дохода и исчисленного налога указываются полностью (включая те, что не удалось удержать).

• Связь с основным расчётом 6-НДФЛ: Общая сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать по всем сотрудникам, должна быть также отражена в строке 170 раздела 2 основного корпуса расчёта 6-НДФЛ.

Если неудержание — следствие ошибки в расчёте, помимо уведомления о невозможности удержания подайте уточнённые расчёты 6-НДФЛ за те отчётные периоды 2025 года, где была допущена ошибка.

В годовом расчёте 6-НДФЛ за 2025 год  (срок сдачи — до 25 февраля 2026 года) отразите уже правильные суммы.

Важно: если в 2025 году у вас была возможность удержать налог (были денежные выплаты), но вы этого не сделали, правила об уведомлении до 25 февраля формально не освобождают вас от ответственности за эту ошибку. Вы обязаны доудержать его из выплат 2026 года и перечислить в бюджет с пенями за весь период наличия недоимки.

Неудержание или неперечисление налога при наличии такой возможности влечёт штраф — 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ). Чтобы его избежать, выполните три условия:

1. Сдайте расчёт 6-НДФЛ в срок.

2. Не допускайте в расчёте 6-НДФЛ ошибок, занижающих налог, или подайте уточнёнку.

3. До того, как инспекция обнаружит нарушение, самостоятельно уплатите налог и пени. 

Пени в 2026 году начисляются так:

• первые 30 дней просрочки — 1/300 ключевой ставки ЦБ;

• с 31-го по 90-й день — 1/150 ключевой ставки;

• с 91-го дня — снова 1/300 ключевой ставки.

Пени уплачиваются за счёт собственных средств компании.

Пример: в декабре 2025 года сотрудник получил подарок стоимостью 50 000 ₽. НДФЛ (6 500 ₽) удержать не удалось, так как денежных выплат в этом месяце не было (сотрудник находился в отпуске за свой счёт).

В январе 2026 года ему начислена зарплата — 80 000 ₽. После удержания текущего НДФЛ за январь (10 400 ₽) сумма к выплате — 69 600 ₽.

Бухгалтер удерживает долг по НДФЛ за 2025 год (6 500 ₽) из январской зарплаты. Поскольку долг возник из-за дохода в натуральной форме, действует лимит 50%. Максимум к удержанию: 69 600 ₽ × 50% = 34 800 ₽. Сумма долга (6 500 ₽) меньше лимита, поэтому её удерживают полностью.

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

• До 31 января 2026: доудержите налог по НДФЛ за 2025 год из любых выплат сотруднику с учётом лимитов.

• До 25 февраля 2026: Если удержать НДФЛ не удалось, заполните справки в составе годового 6-НДФЛ и укажите суммы неудержанного налога. Это снимет с организации обязанность быть налоговым агентом для этой конкретной суммы.

• При обнаружении ошибки: уплатите налог и пени (пополните ЕНС до необходимой суммы) и только после этого подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за прошлые периоды. Это поможет избежать штрафа в 20%.

• Если проверка уже началась: если инспекция нашла неудержанный налог в ходе проверки, налоговый агент обязан уплатить его из собственных средств. При этом для самого физлица эта сумма доходом уже не признаётся.

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFGsw5RJ