Самое главное:
С 1 января 2026 года участники ЭДО используют электронный УПД при передаче товаров и приёме услуг.
Электронные формы счёта-фактуры и первичных документов из приказа ФНС № ЕД-7-26/28@ больше не действуют. Вместо них — электронный УПД.
Разрешается обмениваться бумажными документами.
В отдельных отраслях участники ЭДО могут обмениваться другими утверждёнными электронными документами. Например, в строительстве действуют свои счёт-фактура и акт приёмки по форме КС-2.
Что такое электронный УПД
С 1 января 2026 года электронный УПД стал основным документом для ИП и компаний, которые используют электронный документооборот. До этой даты ФНС рекомендовала внедрить электронный УПД и согласовать новые правила с контрагентами. Сейчас переходный период завершился.
Электронный универсальный передаточный документ, или УПД формата 5.03, заменил электронные формы ТОРГ-12 и актов (приказ ФНС № ЕД-7-26/28@ от 20.01.2025).
Какие задачи бизнеса закрывает электронный УПД:
Подтверждает факт передачи товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Используется при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами.
Учитывает налоговые ставки 5 и 7% НДС для плательщиков УСН.
Примечание: бумажные формы товарной накладной и актов продолжают действовать и после 1 января 2026 года. Электронный УПД их не заменяет. Если контрагенты ранее использовали бумажный документооборот, то для них ничего не поменялось. Но если в 2026 году стороны захотят перейти на ЭДО, то должны использовать электронный УПД.
Когда электронный УПД обязателен
Законодательство устанавливает случаи обязательного применения УПД в электронной форме.
1. Стороны используют ЭДО
Электронный УПД — это утверждённый ФНС формализованный документ. Формат 5.03 ввели для удобства:
Налоговой не нужно обрабатывать поступающие сведения вручную: из скан-копий или неформализованных документов. Электронный УПД представлен в виде машиночитаемого формата XML (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023).
В случае проверки бизнесу проще найти документ в учётной системе и предоставить его в ФНС по ЭДО.
Налоговая реформа — 2026: полный разбор изменений
Забирайте подробный разбор бесплатно!
2. Компания работает с маркированными или прослеживаемыми товарами
В системе маркировки электронный УПД утверждён официально. Им контрагенты обмениваются по ЭДО, чтобы подтвердить факт отгрузки и приёмки.
Случаи применения электронного УПД в маркировке | |
Объёмно-сортовой учёт (партионный) | В 2026 году стороны должны обмениваться электронным УПД при передаче прав собственности в объёмно-сортовом формате на отдельные товарные группы консерв, бакалеи, косметики, бытовой химии, средств гигиены |
Поэкземплярный учёт (поштучное отслеживание) | В 2026 году участники рынка начинают наносить коды маркировки на каждую единицу продукции и фиксировать передачу собственности на товар в электронном УПД. Например, это касается отдельных товарных групп — молочной продукции со сроком хранения более 40 суток, икры осетровых и лососевых рыб, растительных масел, кормов для животных, безалкогольных напитков, ветпрепаратов, средств дезинфекции |
УПД нового формата применяется в отношении прослеживаемых товаров: как и в случае с маркированной продукцией, в документе нужно заполнять реквизиты по каждой товарной позиции. Перечень прослеживаемых товаров закреплён в постановлении Правительства № 1110 от 01.07.2021. Например, в списке — холодильники, спецтехника, детские сиденья безопасности.
В УПД предусмотрены статусы для определенных товаров: статус № 1 — прослеживаемые, статус № 2 — маркированные товары.
Нужны актуальные ответы на бухгалтерские вопросы? Воспользуйтесь справочной системой «Моё дело Бюро». В ней вы найдёте все актуальные законы с полной историей изменения и полноценные материалы, которые отвечают на сложные вопросы пользователей.
Когда можно работать без электронного УПД
УПД нового формата не касается отдельных ситуаций.
1. Бизнес обменивается с контрагентами бумажными или неформализованными документами
Если стороны обменивались первичными документами (ТОРГ-12, актами) и счетами-фактурами на бумаге, им разрешено использовать их и после 1 января 2026 года. Это же правило касается обмена неформализованными документами.
Требование об электронном УПД не отменяет право компаний использовать бумажную версию УПД. Она утверждена в письме ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 (приложение № 1).
2. В конкретной области есть другой утверждённый документ
В отдельных сферах деятельности используются свои утверждённые форматы документов. Например, представители строительной отрасли используют:
Акт приёмки выполненных работ по форме КС-2 из приказа ФНС № ЕД-7-26/691@ от 28.07.2022.
Счёт-фактуру по форме из приказа ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.
Если ведёте бухучёт самостоятельно, сделайте свою работу проще! Воспользуйтесь справочной системой «Моё дело Бюро». Здесь вы найдёте ответы даже на самые сложные вопросы по учёту и отчётности.
Как заполнить универсальный передаточный документ
В УПД есть разделы для отражения фактов по хозяйственным операциям, а также данных для бухгалтерского и налогового учёта. Рассмотрим обязательные и некоторые дополнительные поля.
Статус документа .
Отметка в поле «Статус» показывают, в каком качестве используется УПД:
Отметка | Описание |
Статус 1 — «Счёт-фактура и передаточный документ» | В электронном УПД этому статусу соответствует функция СЧФДОП. Бизнес использует документ с этим статусом, когда нужно подтвердить основание для вычета НДС |
Статус 2 — «Передаточный документ» | В электронном УПД этому статусу соответствует функция ДОП. Документ не является основанием для вычета НДС |
Электронный УПД со статусом 1 используется вместо отмененных электронных первичных документов и счёта-фактуры. Статус 2 в электронном УПД указывает, что документ заменяет только накладную ТОРГ-12 или акт выполненных работ (услуг).
Данные сторон.
Документ отражает информацию о сторонах сделки — продавце и покупателе. Один из контрагентов передает товар (оказывает услуги), второй — принимает результат. Стандартные поля:
наименование;
ИНН;
КПП (если есть);
адрес.
При перемещении товара указывают данные о грузоотправителе и грузополучателе.
Сведения о товаре (услуге, работе).
В УПД следует отразить данные о товаре, работе или услуге:
наименование;
единица измерения;
количество (объем);
цена.
Для прослеживаемых и маркированных товаров указывают страну происхождения, номер таможенной декларации.
Налоговая ставка.
Формат УПД 5.03 действует с 1 апреля 2025 года. Новая форма предусматривает отражение налоговых ставок для плательщиков УСН — это 5 и 7% НДС. Сведения о налоговой ставке указываются в графе 7.
Как перейти на электронный УПД
Основные этапы перехода на электронный УПД:
Шаг 1. Пересмотрите договоры с контрагентами: какие документы используете для оформления сделок (отражения факта отгрузки, приёмки результатов работ или услуг). При необходимости пропишите условие об использовании УПД.
Шаг 2. Внесите корректировки в учётную политику: какие электронные и первичные документы используете, порядок их хранения. В случае проверок вы сможете предоставить в ФНС информацию, что выполняете новые требования по УПД.
Шаг 3. Проверьте учётную систему и сервис ЭДО. Они должны поддерживать актуальные требования по применению УПД 5.03.
Шаг 4. Согласуйте порядок работы с контрагентами. Если вы используете ЭДО для обмена документами, то электронный УПД становится основным документом в большинстве случаев. Проинформируйте контрагентов, что работаете по новым правилам и того же ждете от них. Проведите первые тестовые отправки с другими участниками ЭДО.
Шаг 5. Настройте внутренние процессы: обучите сотрудников, чтобы они понимали, как работать в системе ЭДО, правильно оформлять УПД, заполнять данные о товарах и услугах.
Моё дело Бюро
Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Подведем итоги
С 2026 года электронный УПД стал основным документом для компаний и ИП, которые используют в работе ЭДО. Но новый УПД — не универсальная обязанность для всех. Компании могут продолжать работать с бумажными первичными документами или использовать другие утверждённые форматы, если это предусмотрено отраслевыми НПА.
Электронный УПД дает бизнесу несколько преимуществ:
Сокращает количество документов. Один УПД может заменить накладную, акт и счёт-фактуру.
Снижает риск ошибок. Машиночитаемый формат XML помогает избежать ошибок при переносе данных в учётные системы.
Ускоряет обмен документами. Передача через ЭДО занимает минуты.
Упрощает взаимодействие с ФНС. При проверках документы легче найти и передать в электронном виде.
Ещё внедрение цифрового УПД помогает бизнесу сократить расходы — на канцелярские товары, печать, курьерскую доставку.
Правильно рассчитывайте налоги и сдавайте отчётность с первого раза с помощью сервиса готовых решений Бюро «Моё дело». Все готовые решения разработаны с учётом реального опыта — они включают нормативное обоснование, корреспонденцию счетов и разъяснения налоговых последствий. Получите онлайн-консультацию экспертов по самым спорным вопросам учёта и права.
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFHKRrho
Начать дискуссию