Поэкземплярный учет маркированных товаров: чем отличается от объемно-сортового, порядок и сроки перехода для товарных групп в 2025–2028 годах

ОСУ на переходном этапе используется как временное решение, которое упрощает адаптацию участников рынка к ЭДО. При обмене УПД в формате ОСУ указывают только международный товарный идентификатор GTIN и количество маркируемых позиций, передаваемых по каждому артикулу.

Соответственно, если нужно вывести товар из оборота (по причинам, отличным от реализации), эти сведения дублируются в документах на списание — конкретные коды продукции не фиксируют.

ПЭУ обеспечивает максимальную прослеживаемость перемещений каждой единицы маркируемого товара. В электронные документы по ПЭУ вносят данные с конкретных кодов маркировки (Data Matrix) всех передаваемых позиций. 

Такой же способ фиксации применяют при списании из оборота — для каждой списываемой единицы указывают уникальный код. Это позволяет проследить полный жизненный цикл товара — от производителя до конечного покупателя.

Как это работает на практике: на предприятии выпущено 2000 единиц продукции, каждая из которых промаркирована. При работе в режиме ОСУ система «Честный знак» не отслеживает путь каждой отдельной штуки, а работает с партиями: ей известно, что, например, 1200 единиц были отгружены оптовику-дистрибьютору, а 800 — магазину, продающему товары в розницу. При этом не учитывают, какие DM-коды куда попали.

При переходе на ПЭУ информация о каждом индивидуальном коде обязана быть отражена в системе. Фиксируют, кому, когда и какой конкретно маркируемый товар передали, перепродали, реализовали на кассе либо списали по тем или иным причинам. Это обеспечивает максимальный контроль за движением продукции на всех этапах оборота.

После того как продавец и покупатель утверждают УПД, оператор ЭДО в автоматическом режиме направляет данные о переходе единицы продукции другому хозяйствующему субъекту в «Честный знак».

Тип учета определяют правила, установленные для каждой группы товаров. Стандартная последовательность внедрения такова: сначала ЭДО стартует в облегченном формате ОСУ, чтобы бизнес мог привыкнуть к новым процессам, а спустя некоторое время появляется обязательность поэкземплярного учета. 

Для ряда товарных сегментов ОСУ вообще не предусмотрен — таким компаниям сразу нужно работать по поэкземплярной схеме с момента внедрения ЭДО.

Товарные группы, которые уже переведены или будут переведены на ПЭУ с 2025 по 2028 год с ОСУ:

• вода в упаковке — с 1 марта 2025 года;

• подакцизные безалкогольные напитки, которые произвели с 1 июня 2025 — с 1 июня 2025 года;

• БАДы первой и второй волны маркировки — с 1 сентября 2025 года;

• антисептики и дезсредства первой волны — с 1 сентября 2025 года;

• антисептики и дезсредства второй волны маркировки — с 1 марта 2026 года;

• безалкогольные напитки — с 1 марта 2026 года;

• икра — с 1 июня 2026 года;

• растительные масла — с 1 ноября 2026 года;

• молочная продукция со сроком хранения более 40 суток — с 1 ноября 2026 года;  

• корма для животных — с 1 декабря 2026 года;

• консервы — с 1 октября 2027 года;

• бакалея — с 1 декабря 2027 года;

• косметика и бытовая химия — с 1 июля 2028 года.

Товары, для которых ЭДО сразу вводится в ПЭУ (минуя ОСУ):

• пиво в кегах — с 1 марта 2025 года;

• изделия легпрома (нижнее белье, носки, халаты, купальники, пижамы, перчатки, шарфы, шляпы и еще ряд товаров — см. постановление от 29.06.24 № 883) — с 1 марта 2025 года;

• велосипеды и рамы — с 1 марта 2025 года;

• пиво в потребительской упаковке — с 1 сентября 2025 года;

• медизделия — с 1 марта 2026 года;

• техсредства реабилитации — с 1 марта 2026 года;

• ветпрепараты — с 1 марта 2026 года;

• безалкогольное пиво — с 1 апреля 2026 года;

• моторные масла и антифризы — с 1 апреля 2026 года.

Внести коды маркировки в УПД можно несколькими способами:

• отсканировать DM-код каждого товара по отдельности;

• отсканировать агрегированный (групповой) код с транспортной упаковки;

• загрузить коды из файла в формате .txt (каждая строка — отдельный код);

• ввести коды вручную непосредственно в УПД.

Поставщикам важно заблаговременно подготовиться к этим изменениям, чтобы обеспечить корректную и своевременную отгрузку товаров своим партнерам.

Есть два основных подхода, как вести ПЭУ при отгрузке:

• Заблаговременно на складе. DM-коды каждого товара сканируют и вносят в УПД еще до отгрузки, во время комплектации заказа. Товары помечают — например, наклейками или маркерами на коробках, чтобы не перепутать их в момент доставки. В автомобиле упаковки также располагают так, чтобы экспедитор мог быстро отдать нужный заказ в каждую торговую точку.

• При выдаче товара клиенту. На складе подготавливают только черновик УПД с названием позиций и их количеством, но коды в документ не вносят. Их передача происходит при доставке. Экспедитор сканирует DM-коды с каждого товара либо упаковки и заполняет УПД на месте.

Важно: проверяйте коды на товарах и в документе. Как только покупатель подписывает его, именно те коды, которые указаны в документе, юридически переходят в собственность клиента. Затем при любой продаже либо перемещении продукция должна фигурировать в УПД или прослеживаться в кассовом чеке. 

Система «Честный знак» автоматически проверяет, оформлены ли коды на текущего владельца. Если произойдет рассинхронизация — например, при продаже через кассу будут пробиты идентификаторы, которых у данного продавца официально нет, система заблокирует операцию. Так как окажется, что у магазина на балансе формально нет этих кодов маркировки.

Поэтому при сканировании DM-идентификаторов на складе важно маркировать (или определенным образом группировать) каждую упаковку, предназначенную для нужного магазина, а во время погрузки размещать товар так, чтобы исключить ошибки при выдаче.

Если же DM-коды в УПД вносит экспедитор при передаче продукции, нужно учитывать повышенную ответственность водителя. Он должен правильно отсканировать все коды, убедиться, что они читаются, и сохранить их в документе. Этот способ не всегда подходит при работе с сетями. Крупные ритейлеры часто требуют, чтобы корректно оформленный УПД поступил заранее, еще до прибытия партии.

Итоговый выбор варианта наполнения передаточного документа маркировочными кодами зависит от специфики логистики и от требований контрагентов. 

Облачная ERP для вашего бизнеса

Все, что нужно, — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы и производство

Начать работу

Когда речь идет о работе с крупными партиями маркируемых товаров в системе «Честный знак», необходимость ПЭУ может создать сложности. Сканировать вручную сотни индивидуальных DM-кодов долго и неудобно. 

При использовании агрегации оператор вместо множества отдельных штрихкодов сканирует всего один агрегированный код с упаковки (например, коробки или палеты). Терминал сбора данных (ТСД) выводит на экран все вложенные идентификаторы товаров, позволяя быстро проверить и учесть содержимое упаковки.

Агрегированные коды можно формировать двумя основными способами:

• На производстве. Агрегированный код создают прямо на технологической линии. Например, когда бутылки упаковывают в термопленку, автоматические камеры считывают коды с этикеток, а программное обеспечение проверяет корректность данных и генерирует упаковочный код для транспортировки.

• На складе. Процесс выполняет работник склада с помощью ТСД, специального ПО и принтера этикеток. Работник сканирует все индивидуальные DataMatrix коды, программа проверяет их в «Честном знаке» и формирует агрегированный код — транспортную этикетку. Ее наклеивают на коробку или палету перед отгрузкой.

Для получателя товара ключевой момент — сверка кодов. По закону нет требования сканировать каждый DataMatrix-код при приемке, но лучше провести хотя бы выборочную проверку. Например, отсканировать один или несколько товаров из партии и убедиться, что их коды есть в УПД.

Этот шаг убережет ваш бизнес от неприятных последствий при продаже. Если коды в УПД и на фактическом товаре не совпадут, то при попытке пробить чек через кассу «Честный знак» заблокирует продажу. Такая ситуация возникает тогда, когда при отгрузке на магазин оформили одни идентификаторы, а по факту туда приехала другая продукция или коробки перепутали при комплектации.

Пример: поступила партия маркированных товаров, приемщик не провел проверку, и магазин принял их по УПД. При попытке продать товар один из кодов не проходит: он не принадлежит магазину по данным системы. Выясняется, что товар с таким DM ушел в другой магазин, а у этого магазина на балансе оказались не соответствующие физической продукции коды.

Когда по товарной группе начинает действовать ПЭУ, при любом списании с баланса, не связанном с реализацией, в документе обязательно указывают DM-код каждого выбывающего товара.

Основания для списания:

• порча товара (например, потеря товарного вида);

• истечение срока годности;

• использование продукции для собственных нужд (в том числе хозрасходы в офисе, образцы).

Для компаний, которые приобретают продукцию только для своих внутренних нужд, есть два способа, как отразить списания:

1. Сразу указывать списание в УПД. Нужно согласовать с поставщиком, чтобы он при оформлении УПД отмечал: продукция сразу выбывает из оборота (применяется признак «для собственных нужд»). В этом случае при подписании УПД товары автоматически выводятся из оборота.

2. Автоматически списывать коды при приемке. Тогда можно оформлять списание в момент, когда вы утверждаете поступление товаров для своих нужд.

В одном УПД одновременно могут фигурировать товары, оформляемые как по поэкземплярному учету, так и по ОСУ. Такая ситуация возможна, когда у поставщика остались немаркированные остатки — продукция, которую привезли или ввезли до даты обязательного внедрения ПЭУ.

В УПД товары по ОСУ и ПЭУ указывают в разных строках или разделах.

Нужно контролировать, чтобы не возникло пересортицы: разграничить продукцию, которую произвели или ввезли в разное время, хранить и отгружать ее раздельно.

Покупателям также нужно учитывать, что в одной поставке может быть и продукция по ОСУ (например, вода, закупленная до даты перехода), и уже маркированная вода по ПЭУ. В УПД эти позиции разделены для корректного учета.

МойСклад — это не только удобный сервис для работы с маркировкой, но и полноценная система управления торговлей с CRM и кассовой программой  

Возможности сервиса МойСклад:

• быстрое формирование заказов поставщикам на основе анализа продаж;

• точный контроль остатков на складах и товаров, находящихся на реализации;

• расчет реальной прибыли по каждому товару;

• печать чеков и ценников прямо из системы;

• поддержка разрешительного режима на кассе;

• интеграция с маркетплейсами и интернет-магазином;

• быстрый запуск работы и круглосуточная поддержка 24/7.

Попробуйте МойСклад и убедитесь сами!

Читайте также:

• Разрешительный режим на кассе при продаже маркированных товаров: как это работает.

• Третья волна маркировки одежды с 1 марта 2025: как промаркировать остатки.

• Маркировка товаров для маркетплейсов в 2025 году: подробное руководство для селлеров.

Облачная ERP для вашего бизнеса

Все, что нужно, — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы и производство

Начать работу

Реклама: ООО «Логнекс», ИНН: 7736570901, erid: 2W5zFJ5mTW8