Как быстро наладить документооборот с самозанятыми в Телеграм

Если ваши исполнители не торопятся присылать документы, зато активно используют мессенджеры, можно объединить приятное для них с полезным для себя — настроить ЭДО в Телеграм.

Как быстро наладить документооборот с самозанятыми в Телеграм

Почему обычный документооборот с самозанятыми почти не работает

Часто самозанятые исполнители выполняют работу удаленно. И тогда перед заказчиком стоит проблема получения закрывающих документов. Ведь без них он не может обосновать расходы и учесть их при расчете налогов на прибыль. Тогда как самозанятого заботы заказчика не волнуют. Обязательство по выдаче чека перед ним ставит закон, а отправка актов или других документов почтой зачастую даже не прописана в договоре. Отсутствуют санкции за невыставление документов — например, неустойка.

Сервисы ЭДО частично решают проблему, однако требуют от самозанятого целого ряда действий: скачивания приложений, регистрации, фото-, видео-идентификации, а затем получение и подписание документов в этих специальных приложениях и т. д.

О сложностях по организации документооборота с самозанятыми, мы подробно рассказали здесь.

Платформы для взаимодействия заказчиков и самозанятых забирают на себя часть этих забот. Но процесс ЭДО все равно настроен внутри платформы, то есть для того, чтобы просмотреть, подписать и отправить документы на портал нужно войти. А это далеко не всегда можно сделать «на ходу» со смартфона.

Сервис Мои самозанятые решил эту проблему. Теперь самозанятые, которые выполняют заказы на нашей платформе, могут просматривать и подписывать документы прямо в Телеграм.

Как работает ЭДО в Телеграм

При подключении к сервису пользователям автоматически выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП), ходить никуда не придется.

Apibank — оператор электронной платформы для работы с самозанятыми. Мы имеем лицензии ФСБ и ФСТЭК, которые позволяют выпускать и работать с НЭП. Это более надежный и безопасный инструмент, чем простые электронные подписи, которые применяют на других платформах.

Действия заказчика

Заказчик направляет готовые документы исполнителям через личный кабинет. Если документов много, можно запустить массовую рассылку по реестру.

Важно: не забудьте зафиксировать в договоре с исполнителем способ обмена документами и тип электронной подписи, которая будет использоваться в электронном документообороте.

 

Подписанные документы доступны заказчику в личном кабинете.

Действия исполнителя

Самозанятый регистрируется в сервисе через сайт, мобильное приложение или Телеграм.

Найти нашего чат-бота можно по ссылке или через поиск в Телеграм @yasmz_bot.

Самозанятый получает документ в чат в Телеграм после того, как его подпишет и отправит заказчик. Документ можно открыть и просмотреть прямо в мессенджере. Больше ничего устанавливать не придется.

Исполнитель проверяет документ и, если все в порядке, нажимает кнопку «Подписать». Через несколько секунд будет сформирована подпись. Затем самозанятый получает сообщение со ссылками на документ и подписи.

Подписанные документы всегда можно просмотреть в чате, сохранить куда нужно, а при необходимости — распечатать, они всегда остаются под рукой.

Мы считаем, что чем проще процесс работы с внештатными исполнителями, тем выше вероятность, что заказчик получит все нужные закрывающие документы по выполненным работам или оказанным услугам. Попробуйте сервис Мои самозанятые и оцените, как легко выстроить работу с самозанятыми по ЭДО без лишних усилий и временных затрат.