Как подготовиться к проверке ФНС при работе с самозанятыми: проводим внутренний аудит

В 2026 году изменились правила, по которым контролирующие органы оценивают работу с плательщиками НПД. Одни показатели служат индикатором риска для трудовой инспекции, другие определяют, в каких случаях ФНС передает сведения о заказчиках в межведомственные комиссии и Роструд.

Индикатор риска для трудовой инспекции. С 10 января 2026 года действует приказ Минтруда № 685н. Сведения о заказчике становятся индикатором риска, если он сотрудничает более чем с 35 плательщиками НПД и для каждого одновременно выполняются три условия:

• среднемесячный доход от заказчика превышает 35 тыс. рублей;

• сотрудничество длится более трех месяцев;

• доля выплат от этого заказчика составляет не менее 75% совокупного дохода исполнителя.

Передача сведений в межведомственные комиссии. С 16 февраля 2026 года приказ Минтруда № 657н установил два набора показателей:

• ФНС передает сведения за 12 месяцев, если заказчик сотрудничает более чем с 35 плательщиками НПД, каждый получает от него более 35 тыс. рублей в среднем за месяц и отношения продолжаются более трех месяцев.

• Сведения передают ежеквартально, если заказчик сотрудничает более чем с 10 плательщиками НПД, каждый получает более 25 тыс. рублей в среднем за месяц и в предыдущем квартале состоял с тем же заказчиком в трудовых отношениях.

Цена ошибки. Если гражданско-правовые отношения признают трудовыми, компании доначислят НДФЛ по ставке от 13 до 22% и страховые взносы по применимому тарифу — до 30% за все время сотрудничества. Дополнительно начислят пени и штрафы.

Риски важно выявить заранее. Для этого проведите внутренний аудит работы с самозанятыми. Из каких этапов он состоит и что проверить на каждом, расскажем дальше.

Начните с проверки легальности статуса каждого исполнителя.

Запросите у исполнителя скриншот из приложения «Мой налог» или проверьте через сервис ФНС. Делать это раз в квартал недостаточно. Исполнитель может утратить статус в любой момент. Если вы перечислили деньги человеку, который уже не самозанятый, то автоматически становитесь налоговым агентом.

Проверьте, не состоял ли исполнитель в штате компании в течение последних двух лет, потому что тогда с ним нельзя сотрудничать как с самозанятым. С выплат нынешнему или бывшему сотруднику, после увольнения которого прошло менее двух лет, заказчик удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы в общем порядке. 

Мобильное автоматизированное рабочее место налогового инспектора (МАРМ) и алгоритмы АСК НПД видят, когда несколько человек регистрируются как самозанятые с одного IP-адреса или формируют чеки с одного устройства. Такие совпадения вызывают у налоговой подозрение, что исполнителей регистрировал заказчик и он же оформлял чеки без их участия.

Теперь проверьте, что написано в договорах. Текст должен принципиально отличаться от трудового.

В предмете договора укажите конкретные услуги, их объем и срок, а не должность или постоянную трудовую функцию. Например, не «работа бухгалтером» или «ведение учета», а «подготовка декларации по НДС за III квартал 2026 года». Формулировка должна соответствовать задаче, которую исполнитель выполняет в действительности.

Используйте в договоре формулировки, характерные для гражданско-правовых отношений: «исполнитель», «заказчик», «вознаграждение», «услуга». Не переносите в него термины из кадровых документов.

При этом одной замены слов недостаточно. Условия договора должны соответствовать тому, как стороны взаимодействуют на практике.

Отличия трудового договора от ГПД с внештатным сотрудником

Забирайте бесплатный гайд от компании WinWork

Заполните форму, вышлем памятку вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Количество самозанятых*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Регулярные выплаты одинаковыми суммами дважды в месяц могут привлечь внимание налоговой. Привязывайте вознаграждение к конкретной услуге, этапу или результату и фиксируйте приемку в акте. Сумма и срок выплаты должны соответствовать условиям задания. 

Формулировка «услуги оказаны в полном объеме, претензий нет» не позволяет понять, что именно сделал исполнитель.

Укажите в акте:

• какие услуги оказаны;

• за какой период или в рамках какого задания;

• в каком объеме;

• какой результат получил заказчик.

При необходимости добавьте ссылку на техническое задание.

При регулярном сотрудничестве можно заключить рамочный договор с общими условиями, а конкретные услуги оформлять отдельными заданиями. В каждом задании указывайте объем услуг, ожидаемый результат, срок и стоимость. После приемки услуги подписывайте акт.

Сопоставьте условия договора с тем, как заказчик и исполнитель взаимодействуют на практике. Проверяющие оценивают переписку, порядок постановки задач, участие в совещаниях, доступ к корпоративным системам и офису. Риск возрастает, если несколько обстоятельств указывают на подчинение исполнителя заказчику.

Заказчик вправе согласовывать задание, уточнять требования и проверять качество услуг. Угроза переквалификации возникает, если он:

• устанавливает время и место выполнения задач, 

• требует быть на связи в определенные часы, 

• назначает обязательные ежедневные совещания,

• учитывает отработанное время.

Исполнитель сам организует свою деятельность в пределах согласованного срока. Заказчик принимает результат, а не контролирует каждое действие.

Постоянный пропуск в офис, корпоративная почта, доступ к 1С или CRM и оборудование заказчика повышают риск переквалификации отношений. Если без них нельзя оказать конкретную услугу, ограничьте их назначение и срок. Например, мастеру по ремонту потребуется временный пропуск в помещение.

Условия доступа зафиксируйте в договоре или задании. Не организуйте для исполнителя постоянное рабочее место и не предоставляйте ресурсы, которые не связаны с его задачей.

Проверьте, входит ли исполнитель в структуру отдела, подчиняется ли руководителю и выполняет ли его текущие распоряжения. Обратите внимание на участие во внутренних совещаниях и чатах и подписание кадровых документов. Все это — признаки трудовых отношений.

Переписка показывает, как стороны взаимодействуют на практике. Фразы «почему тебя нет на месте», «завтра будь к 9:00» или «согласуй отсутствие» указывают, что заказчик контролирует время и присутствие исполнителя.

Формулируйте сообщения через результат, например «пришлите готовый отчет до 15 августа».

Даже если каждый договор оформлен без ошибок, внимание проверяющих привлекает общая картина:

• Компания долго сотрудничает с большим числом самозанятых.

• Все они выполняют однотипные регулярные задачи по единым правилам.

• Исполнители получают выплаты с одинаковой периодичностью и одинаковыми суммами. 

Составьте единый реестр и укажите:

• общее число действующих исполнителей;

• срок сотрудничества с каждым;

• среднемесячную сумму и периодичность выплат;

• вид оказываемых услуг;

• наличие трудовых отношений с заказчиком в прошлом.

Сопоставьте данные с пороговыми значениями Минтруда России, которые мы разобрали выше. Если обнаружили факторы риска, дополнительно проверьте договоры, акты и фактический порядок взаимодействия с исполнителями. 

После аудита соберите результаты в одном месте и устраните выявленные нарушения. Таблица поможет проверить основные риски и подготовить документы по каждому исполнителю.

Первичные учетные документы храните не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором они составлены.

Проводите аудит регулярно: проверяйте новых исполнителей до заключения договора, статус НПД — перед каждой выплатой, а общие показатели по компании — не реже одного раза в квартал. Если фактические отношения содержат признаки трудовых, одной замены формулировок недостаточно. Измените порядок взаимодействия или оформите отношения по трудовому законодательству.

Читайте также:

• Переквалификация работы с самозанятыми в трудовые отношения: признаки, проверки ФНС и что делать бизнесу.

• Самозанятый не выходит на связь и не прислал чек: инструкция для ИП и крупного бизнеса.

• Трудовые проверки в 2026 году: главный риск — работа с самозанятыми.

Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFGq3QTs