Самое главное:
На возможные трудовые отношения указывают график, подчинение руководителю, постоянная трудовая функция, использование оборудования заказчика, отсутствие других клиентов у самозанятого.
Если налоговая прислала требование, важно вовремя ответить и приложить требуемые документы — договоры, акты, чеки, а также переписку по задачам.
Если договор с самозанятым признали трудовым, работодателю нужно будет оформить отношения по ТК.
За подмену трудового договора гражданско-правовым возможны штрафы — до 100 000 рублей при первичном нарушении.
Как ФНС выявляет признаки трудовых отношений
Весной 2021 года в ФНС разработали скоринговую систему «МАРМ», которая помогает выявлять подозрительные взаимоотношения заказчиков и плательщиков НПД.
Компания или ИП попадают в поле зрения системы, когда самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и указывает ИНН заказчика. По этим данным ФНС может увидеть, сколько самозанятых работает с одной организацией, как часто они получают оплату, какие суммы проходят по чекам и есть ли у исполнителей другие заказчики.
«МАРМ» оценивает характер отношений компании и самозанятых и присваивает риск-балл. Чем он выше, тем больше вероятность, что организация попадет в зону внимания инспекции.
ФНС также учитывает признаки, которые перечисляла в своих разъяснениях. В письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ налоговая указала, что на подмену трудовых отношений могут указывать организационная, инфраструктурная и финансовая зависимость исполнителя от заказчика.
К таким признакам относятся ситуации, когда самозанятый:
зарегистрировался как плательщик НПД по требованию заказчика;
работает по графику, который установила компания;
подчиняется руководителю или внутренним правилам;
выполняет постоянную функцию, а не разовое задание;
получает оплату регулярно, в порядке, похожем на выплату зарплаты;
использует материалы, инструменты, оборудование или технику заказчика;
работает только с одной компанией и не имеет других клиентов.
Внимание ФНС могут привлечь и внешние признаки. Например, если компания публикует вакансии, где фактически ищет сотрудников, но на договор ГПХ, это может привлечь внимание инспекции.
С 2026 года усилился и трудовой контроль. Перечень индикаторов риска для проверок Роструда дополнили критерием по работе с самозанятыми. По приказу Минтруда от 08.12.2025 № 685н внимание инспекции может привлечь компания или ИП, если:
заказчик сотрудничает более чем с 35 самозанятыми или ИП на НПД;
каждый исполнитель получает от этого заказчика более 35 тыс. руб. в месяц;
средняя продолжительность работы с заказчиком превышает три месяца;
75% и более дохода исполнителя поступает от этого заказчика.
Это не значит, что компанию автоматически признают нарушителем. Индикатор показывает, что отношения похожи на трудовые и требуют дополнительной проверки.
Отличия трудового договора от ГПД с внештатным сотрудником
Забирайте бесплатный гайд от компании WinWork
Заполните форму, вышлем памятку вам на e-mail:
С 2024 года в регионах работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Если компания попадает в группу риска, ее могут вызвать на заседание комиссии Роструда. Обычно на таком заседании просят пояснить:
почему исполнители работают не по трудовым договорам;
как оформлены отношения с ними;
почему выплаты проходят регулярно;
почему за этих людей не уплачиваются НДФЛ и страховые взносы как за сотрудников.
Что делать, если налоговая прислала требование по самозанятым
Если ФНС обнаружит признаки подмены трудовых отношений, это не означает автоматическую переквалификацию. Сначала инспекция обычно запрашивает пояснения, почему исполнители работают не в штате и какие задачи выполняют.
Требование о пояснениях — этап, на котором компания или ИП еще могут объяснить свою позицию и подтвердить, что отношения с исполнителями оформлены законно. На этом этапе важно действовать быстро и аккуратно, так как ошибка в ответе может усилить подозрения инспекции.
Проверьте, что именно требует налоговая. В требовании нужно посмотреть основание запроса, срок ответа и перечень документов. Иногда инспекция просит только пояснения, иногда — договоры, акты, чеки, переписку и другие подтверждения.
Не игнорируйте запрос и ответьте вовремя. Если компания не направит пояснения или документы, налоговая может назначить штраф. За непредставление сведений по требованию предусмотрен штраф 5 тыс. руб., а при повторном нарушении в течение календарного года — 20 тыс. руб. (ст. 129.1 НК). Кроме того, молчание компании не снижает риск проверки. Инспекция продолжит анализировать ситуацию по тем данным, которые у нее уже есть.
Соберите документы, которые подтверждают гражданско-правовой характер отношений. К ответу можно приложить договоры с самозанятыми, акты выполненных работ, чеки из приложения «Мой налог», технические задания, отчеты, переписку по конкретным задачам.
Проверьте договоры перед отправкой. В договорах не должно быть формулировок, которые похожи на трудовые отношения. Проверьте, что в документах не указаны должность, график, оклад, премии, подчинение руководителю, обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Договор должен описывать конкретную услугу или результат, но не постоянную трудовую функцию.
Подготовьте аргументированный ответ. Ответ можно составить в свободной форме, но по каждому вопросу инспекции нужно дать отдельное пояснение. Покажите, что исполнитель сам организовывал процесс, получал оплату за результат и мог сотрудничать с другими заказчиками.
Подготовьте к возможным пояснениям исполнителей. Налоговая может запросить информацию и у самих самозанятых. Исполнители иногда не понимают разницу между ГПХ и трудовым договором, поэтому в разговоре с инспекцией могут использовать слова «зарплата», «начальник», «отпуск», хотя юридически отношения были оформлены иначе. Самозанятому можно объяснить правовую разницу между форматами сотрудничества и напомнить фактические условия договора. Но нельзя просить его искажать обстоятельства или давать заранее согласованные ответы.
Оцените риски по остальным самозанятым. Если требование пришло по одному исполнителю, нужно проверить сотрудничество и с другими плательщиками НПД. Налоговая может обратить внимание на регулярные выплаты, одинаковые суммы, длительное сотрудничество, отсутствие других заказчиков у исполнителей, массовое привлечение самозанятых вместо штатных работников.
Если после ответа налоговая сочтет пояснения недостаточными, она может запросить дополнительные документы или пояснения. Если есть признаки подмены трудовых отношений, сведения также могут передать в комиссию по противодействию нелегальной занятости для дальнейшей проверки.
После ответа на требование стоит проверить, как в компании выстроена работа с самозанятыми в целом. WinWork помогает держать процессы взаимодействия с плательщиками НПД под контролем. Сервис проверяет сотрудничество с исполнителями на 9 риск-факторов ФНС в автоматическом режиме и заранее сообщает о возможных проблемах. А также формирует договоры и акты в электронном виде, позволяет совершать массовые выплаты по заданиям и индивидуальные выплаты исполнителям. После подписания документы хранятся в защищенном архиве, откуда их можно скачать в любое время.
За заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, работодателя могут оштрафовать по ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП. Размер штрафа зависит от статуса нарушителя:
Кто нарушил | Первое нарушение | Повторное нарушение |
Должностное лицо | штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. | дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет |
ИП | штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб. | штраф от 30 тыс. до 40 тыс. руб. |
Организация | штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб. | штраф от 100 тыс. до 200 тыс. руб. |
Что делать, если договор с самозанятым признали трудовым
Если налоговая, трудовая инспекция или суд признали, что самозанятый фактически работал как сотрудник, компании придется оформить отношения по правилам ТК. Этот процесс состоит из нескольких шагов.
1. Запросите документы для трудоустройства. У исполнителя нужно получить стандартный набор документов: паспорт, СНИЛС, трудовую книжку при ее наличии, документы воинского учета для военнообязанных. В зависимости от должности могут понадобиться документы об образовании или медицинские справки.
2. Издайте кадровые документы. Работодатель оформляет приказ о приеме на работу или приказ о признании отношений трудовыми. В документе нужно указать, с какой даты отношения признаются трудовыми и на каком основании это сделано — например, по решению суда или предписанию инспекции.
3. Оформите трудовые отношения с даты их фактического начала. В договоре пропишите, с какого момента работник фактически приступил к обязанностям. Оформить трудовой договор нужно в течение трех рабочих дней с даты признания отношений трудовыми, если суд не установил другой срок. Если у работника бумажная трудовая книжка, внесите в нее запись о приеме на работу.
4. Пересчитайте выплаты как зарплату. Вознаграждение, которое раньше проходило как оплата услуг самозанятого, нужно пересмотреть как зарплату. Работодателю нужно проверить, не возникли ли доплаты. Например, сотруднику могли полагаться:
компенсация за неиспользованный отпуск;
оплата сверхурочной работы;
доплата за работу в выходные и праздничные дни;
другие выплаты, которые предусмотрены трудовым законодательством или локальными актами компании.
Также работник может заявить требование о компенсации морального вреда, если его трудовые права были умышленно нарушены.
5. Начислите и уплатите НДФЛ и страховые взносы. Нужно рассчитать и перечислить НДФЛ и страховые взносы по действующим тарифам. Если налоговая начислила штрафы за неуплату налогов и взносов, их тоже нужно уплатить.
6. Сдайте уточненную отчетность. После пересчета нужно подать или скорректировать отчетность, в том числе 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1.
7. Учтите правило двух лет. После переквалификации отношения с исполнителем оформляют как трудовые. Если затем трудовой договор расторгли, сразу вернуться к сотрудничеству с этим же человеком как с самозанятым не получится. По закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ исполнитель не может платить НПД с доходов от работодателя, если после увольнения прошло меньше двух лет.
Чтобы снизить риски, важно контролировать весь процесс работы с самозанятыми, то есть проверять статус плательщика НПД, оформлять и хранить договоры, акты и чеки. Чем прозрачнее документооборот, тем проще подтвердить, что исполнитель законно оказывал услуги по договору ГПХ.
Для этого удобно использовать сервисы, которые автоматизируют проверки и оформление документов, например WinWork. Платформа проверяет статус плательщика НПД перед каждой выплатой. Если исполнитель потерял статус самозанятого, платеж не пройдет.
В сервисе доступны шаблоны договоров и актов с юридически безопасными формулировками по видам деятельности самозанятых. Документы формируются в электронном виде, подписываются электронной подписью и хранятся на платформе. Это упрощает подготовку ответа, если налоговая запрашивает пояснения по работе с самозанятыми.
Также сервис следит за количеством выполняемых заданий и частотой выплат. Клиенты WinWork могут устанавливать лимиты заданий для каждого исполнителя, чтобы не отслеживать вручную систематичность и продолжительность работы.
Что в итоге
Работа с самозанятым безопасна, пока он действительно остается самостоятельным подрядчиком. Исполнитель по договору ГПХ выполняет конкретные задачи, сам организует процесс, получает оплату за результат и может работать с другими заказчиками.
Если компания управляет исполнителем как штатным сотрудником, устанавливает график, регулярно платит одинаковые суммы и включает в свои внутренние процессы, риск переквалификации растет.
Если налоговая уже прислала требование, важно объяснить, как на самом деле организовано сотрудничество, и подтвердить это документами. А после ответа стоит проверить всю схему работы с самозанятыми, в том числе документы, порядок выплат и постановки задач.
Если договор признали трудовым, бизнесу придется оформить отношения по ТК, пересчитать выплаты, начислить НДФЛ и страховые взносы, сдать уточненную отчетность и уплатить доначисления, пени и штрафы, если их назначили.
Читайте также:
Самозанятость для иностранцев в России: кто может зарегистрироваться и как заключить договор.
Самозанятый не выходит на связь и не прислал чек: инструкция для ИП и крупного бизнеса.
Трудовые проверки в 2026 году: главный риск — работа с самозанятыми.
Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFGNwqhK
Начать дискуссию