Самозанятый не выходит на связь и не прислал чек: инструкция для бизнеса

При получении оплаты от ИП или организации самозанятый обязан зафиксировать доход и сформировать чек в приложении «Мой налог» (или через подключенный сервис). После формирования документ передается заказчику — в электронном виде (например, по электронной почте или в мессенджере) либо на бумаге.

В чеке исполнитель отражает сумму поступления, указывает данные заказчика и подтверждает операцию. После этого система формирует электронный документ с уникальным номером и QR-кодом для проверки. Чек подтверждает, что доход зарегистрирован и налог на профдоход исполнитель уплатит самостоятельно.

Срок передачи чека зависит от способа расчета:

• Если заказчик платит наличными, переводом напрямую на карту или электронный кошелек — чек формируется сразу после оплаты.

• Если заказчик переводит деньги на счет исполнителя — документ нужно передать не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

Акт выполненных работ или оказанных услуг не заменяет чек. Акт фиксирует факт исполнения обязательств по договору, но не подтверждает, что доход получает плательщик НПД. Для налоговых органов именно чек будет документом, который позволит заказчику учесть расходы и не исполнять обязанности налогового агента.

Скачайте памятку «Отличия трудового договора от ГПД с исполнителем»

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Количество самозанятых*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Если самозанятый не сформировал чек, у заказчика возникают налоговые риски, даже если работа фактически выполнена и деньги перечислены. Без чека компания или ИП не могут подтвердить правомерность применения режима НПД исполнителем. В результате заказчик становится налоговым агентом по выплате физическому лицу.

Это влечет следующие последствия:

• необходимость удержать и перечислить 13% НДФЛ с суммы вознаграждения;

• обязанность начислить и уплатить страховые взносы по общему тарифу;

• штрафы до 40% от неуплаченной суммы налога и пени за просрочку.

Дополнительно ответственность возникает и у самого самозанятого. Если самозанятый получил доход, но не выдал чек, его тоже могут привлечь к ответственности. Штрафы установлены ст. 129.13 НК.

Если установленный срок прошел, а чек исполнитель не прислал, бизнесу можно действовать по следующему алгоритму. Правильные действия снизят риск претензий со стороны налоговой. Они покажут, что компания предпринимала меры для соблюдения законодательства.

Во многих случаях проблема связана с невнимательностью исполнителя. Поэтому сначала стоит связаться с самозанятым — письменно, чтобы сохранить подтверждение попыток урегулировать ситуацию. В сообщении можно:

• напомнить о сроках формирования чека (сразу при расчете или до 9-го числа следующего месяца);

• указать на штрафы по ст. 129.13 НК;

• попросить направить чек в конкретный срок.

Если исполнитель не отвечает, важно убедиться, что на момент выплаты он действительно был самозанятым — то есть плательщиком налога на профдоход. Проверить статус можно через официальный сервис ФНС по ИНН.

Если окажется, что на дату выплаты статус уже утрачен, сотрудничество автоматически считается работой с обычным физическим лицом. Тогда заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Если исполнитель игнорирует напоминания, заказчик вправе обратиться в ФНС и сообщить о неправомерных действиях внештатника. К обращению стоит приложить:

• договор;

• акт выполненных работ;

• платежные документы;

• переписку с исполнителем.

Налоговая проведет проверку и при подтверждении нарушения привлечет самозанятого к ответственности. В результате он будет обязан сформировать чек, уплатить налог и штраф за занижение налоговой базы.

Если чек так и не получен, а ФНС не возвращается с результатами проверки исполнителя, безопаснее выполнить обязанности налогового агента:

• удержать и перечислить 13% НДФЛ;

• начислить страховые взносы по действующим тарифам;

• отразить сведения об исполнителе и выплатах ему в отчетности: 6-НДФЛ, расчете по страховым взносам (РСВ) и персонифицированных сведениях о физических лицах.

Так заказчик сможет избежать начисления штрафов и пеней.

Перед каждой выплатой важно убедиться, что исполнитель действительно применяет налоговый режим НПД на дату расчета. 

После этого стоит сохранить подтверждение (например, из сервиса ФНС) вместе с договором и платежными документами. Такая процедура позволяет доказать добросовестность заказчика в случае налоговой проверки.

В договоре с самозанятым лучше всего прямо закрепить его обязанность формировать и передавать чек, а также ответственность за нарушение этого требования. Также нужно указать, что исполнитель обязан уведомлять заказчика о потере статуса плательщика НПД. В случае спора можно будет ссылаться на конкретные договорные условия.

Ниже — примеры формулировок.

Условие об обязанности передать чек: «Исполнитель обязуется сформировать и передать Заказчику чек в день расчета на каждую выплаченную Исполнителю сумму лично либо посредством электронных средств связи, включая мессенджеры и электронную почту».

При необходимости можно дополнительно указать конкретный способ передачи и срок (например, в течение одного рабочего дня).

Условие об ответственности за непередачу чека: «В случае непередачи чека, указанного в пункте ___ настоящего Договора, в установленный срок Исполнитель обязуется выплатить Заказчику штраф в размере 50% от суммы выплаты, по которой чек не был сформирован, а также неустойку в размере 1 000 рублей за каждый день просрочки передачи чека».

Еще можно включить условие о компенсации налоговых последствий: «Исполнитель обязуется возместить Заказчику суммы налогов, страховых взносов, пеней и штрафов, начисленных вследствие непередачи чека либо утраты статуса плательщика НПД без уведомления Заказчика».

Такие положения дисциплинируют исполнителей и позволяют компании документально подтвердить, что она предприняла меры для соблюдения налогового законодательства.

Даже при корректно составленном договоре и проверке статуса НПД риски сохраняются, если в компании нет внутреннего контроля за получением чеков. Особенно это важно бизнесу, который работает со множеством исполнителей.

Практически такая система контроля может выглядеть так:

• В компании есть реестр самозанятых с указанием дат выплат и сроков получения чеков.

• Назначено ответственное лицо, которое проверяет поступление документов.

• Действует правило: следующая выплата производится только после получения чека за предыдущую.

• Чеки хранятся централизованно — в электронном архиве или в системе документооборота.

Если чек не поступил в установленный срок, реагировать проще в текущем периоде, чем спустя несколько месяцев, когда бухгалтерия уже сформировала и подала отчетность.

Получение чека еще не означает полное отсутствие рисков. Самозанятый может аннулировать сформированный документ — например, если хочет сэкономить на уплате налога. Поэтому нужно проверить сам чек.

Это можно сделать через QR-код, указанный на документе. При сканировании открывается страница ФНС с данными расчета. Если чек действителен, сведения в сервисе совпадут с документом. Если он аннулирован, система отразит соответствующий статус.

Рекомендуется:

• проверять все данные, указанные в чеке, в момент получения;

• сохранять электронную копию документа вместе с договором и актом;

• хранить подтверждение проверки (при необходимости — скриншот страницы ФНС).

Централизованное хранение документов упрощает подготовку к налоговой проверке. При запросе контролеров компания сможет оперативно предоставить договор, акт, чек и снизить вероятность проблем с инспекцией.

При большом количестве самозанятых контролировать все нюансы сотрудничества сложнее. Легко пропустить срок получения одного из чеков или не проверить статус плательщика НПД перед выплатой. Снизить риски помогает работа через специальными платформы.

Сервисы для взаимодействия с самозанятыми позволяют автоматизировать процессы и обмен документами.

Так, при работе через платформу WinWork можно:

• искать исполнителей;

• автоматически проверять статус НПД перед проведением платежа — если исполнитель утратил статус, перевод не будет отправлен;

• совершать массовые выплаты или оплачивать услуги каждого исполнителя индивидуально;

• автоматически формировать акт и чек по каждой выплате и прикреплять их к карточке исполнителя;

• хранить все документы в едином защищенном архиве с возможностью выгрузки в любой момент.

Дополнительно платформа позволяет:

• использовать готовые шаблоны договора и акта или загружать собственные формы;

• выпускать исполнителям электронную подпись для подписания документов;

• формировать документы одному исполнителю или сразу группе в несколько кликов.

Сотрудничество с самозанятыми удобно и выгодно для бизнеса. Сложности могут возникнуть, если заказчик не контролирует статус плательщика НПД перед выплатой, сроки получения чеков, не подписывает с исполнителем договор и акты.

Если самозанятый не выдал чек, компания станет налоговым агентом исполнителя и должна будет уплатить НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.

Автоматизация снижает зависимость от человеческого фактора, помогает соблюдать сроки и упрощает подготовку к налоговой проверке. При системной организации процессов сотрудничество с самозанятыми становится управляемым и предсказуемым, а финансовые риски — контролируемыми.

Читайте также:

• Особенности сотрудничества с иностранными внештатными специалистами.

• Как действует межведомственная комиссия по нелегальной занятости и какими могут быть санкции за неявку.

• 10 сфер бизнеса, где не обойтись без привлечения самозанятых.

Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFJkR9yb