Минимизируем расходы на бизнес-связь: как выбрать тарифы и грамотно настроить телефонию

Относительно недавно единственным способом организации телефонной связи была аналоговая телефония. Сигнал передавался по проводам, которые подключались к АТС. Сейчас ситуация изменилась, и благодаря появлению новых технологий у бизнеса появилась возможность не только выбирать самые удобные и эффективные решения, но и экономить. Компании, которые хотят минимизировать затраты на телефонию, чаще всего делают выбор в пользу виртуальных (облачных) АТС.  

У виртуальных АТС (ВАТС) много преимуществ: они быстро аподключаются, нет сложностей с управлением и обслуживанием, а при необходимости такое решение можно легко масштабировать. Работа с облачной АТС возможна из любой точки мира при наличии стабильного интернета. 

При этом ВАТС ценят не только за удобство: облачная телефония — выгодное решение, которое способно снизить расходы бизнеса на телефонную связь. Сэкономить можно сразу по нескольким направлениям:

• Запуск телефонии. Для запуска офисной АТС (это так называемая традиционная телефония) вам потребуются технические специалисты, которые будут заниматься организацией, настройкой и поддержкой системы. 

Виртуальная АТС запускается в пару кликов, а ее настройка займет буквально несколько часов. Причем ни специальное оборудование, ни технические знания для этого не понадобятся, а, значит, вы сможете избежать расходов на запуск телефонии.

• Техническое обслуживание. Офисная АТС, как мы уже говорили, предусматривает покупку оборудования и прокладку кабельной сети. Причем технический сотрудник должен регулярно проверять работоспособность системы.

С виртуальной АТС этих проблем нет: все оборудование находится на стороне поставщика услуг. Заниматься поддержкой и обновлением системы вам не придется.

• Масштабируемость. Из-за изменения потребностей бизнеса АТС часто приходится масштабировать, и здесь сразу же становится очевидным еще одно преимущество виртуальной телефонии. Облачные АТС позволяют подключать неограниченное количество новых абонентов и легко вносить другие изменения. Серьезных расходов это не требует: компания или переходит на новый тариф, и дополнительно оплачивает услуги. 

С офисными АТС все гораздо сложнее: при их масштабировании может потребоваться установка нового оборудования и расширение инфраструктуры.

Оптимизировать расходы удается и за счет более широкой функциональности ВАТС. Если в традиционной телефонии часто заложены только базовые функции, то у облачных решений множество дополнительных возможностей. Среди самых востребованных — определение сценариев звонков, голосовое меню, запись разговоров, интеграция с CRM-системами, статистика по звонкам и переадресация вызовов. Дополнительные функции повышают производительность сотрудников и эффективность работы бизнеса в целом.

Ключевой момент, от которого также во многом зависит, удастся ли вам снизить расходы на корпоративную связь при помощи виртуальной АТС — это выбор тарифа. Здесь нужно правильно определить потребности бизнеса, и это не только объем исходящих и входящих звонков, но и другие параметры:

• количество телефонных номеров;

• количество пользователей АТС;

• объем хранилища для записанных разговоров;

• количество минут распознавания;

• количество голосовых меню.

Перед внедрением ВАТС следует определиться, какие дополнительные функции потребуются компании в процессе работы. Востребованная опция — интеграция с CRM, которая делает более удобной работу различных подразделений, сокращает количество рутинных задач и упрощает контроль. 

Потребности каждого бизнеса индивидуальны. Но выбирать тариф и условия рекомендуется с учетом сферы, в которой работает компания. В разных отраслях нагрузка на корпоративную связь сильно отличается, отличаются и требования к аналитике и отчетности. Это распространяется и на дополнительные опции. Например, для некоторых компаний обязательна запись разговоров с клиентами, для некоторых — подключение коллтрекинга. 

• Голосовое меню. Для более быстрого решения вопроса клиент может сразу выбрать тип обращения — нагрузка на операторов будет снижена.

• Автоматизация ответов на частые вопросы клиентов. Голосовые уведомления по самым распространенным вопросам клиентов можно записать заранее и проигрывать их до соединения с оператором. 

• Многоканальность. Многоканальный виртуальный номер обеспечивает работу нескольких операторов со звонками, поступающими на единый номер.

• Очередь звонков. Настройка логики распределения вызовов по сотрудникам обеспечивает равномерную загрузку персонала, а автоматическое информирование клиентов о позиции в очереди повышает лояльность и минимизирует количество отказов.

• Интеграции. Колл-центрам важно без проблем внедрять телефонную связь в существующие процессы. В этом помогает возможность интеграции облачной АТС с CRM-системами и другими бизнес-инструментами.

• Виртуальные номера. Для работы колл-центру могут потребоваться различные виртуальные номера — городские или мобильные.

• График работы. Если колл-центр работает по определенному графику, а не круглосуточно, но звонки поступают в любое время, важна возможность настройки актуального графика работы. Например, во внерабочие часы можно настроить переадресацию вызовов на дежурного сотрудника. 

Поможем ответить на вызов любому бизнесу

Выгодные коммуникационные решения для вашего бизнеса: облачная АТС, виртуальные номера и программы для звонков на всех устройствах

Подключить АТС

• Гибкая маршрутизация звонков. Обеспечивает перенаправлением звонков в зависимости от специализации сотрудника и занятости.

• Система IVR. Интерактивное голосовое меню позволяет клиентам самостоятельно выбирать нужные опции.

• Интеграция с CRM-системами. Благодаря этой возможности администратор видит историю взаимодействия с клиентом во время звонка, поэтому может предоставить персонализированный сервис.

• Использование виртуальных номеров для различных услуг. Например, один номер может применяться для записи на прием, другой — для телефонных консультаций. Это увеличивает скорость обслуживания и улучшает клиентский опыт.

• Автоматическое распределение входящих звонков. С помощью автоматического распределения звонков клиентов время ожидания уменьшается — это помогает не терять заказы.

• Интеграция с CRM. Интеграция телефонии с CRM-системой позволяет моментально получать данные о заказах и сразу же их обрабатывать. Также можно настроить информирование клиентов о статусе доставки через голосовые сообщения. 

• Автоматизированное голосовое меню. Опция позволяет клиентам самостоятельно управлять заказами с помощью меню, а операторов привлекать только в случае необходимости.

• Контроль водителей. Современные виртуальные АТС обеспечивают запись разговоров водителей и отслеживание времени звонков.

Сервис предлагает:

• моментальное подключение;

• решения, которые подходят для бизнеса любого масштаба;

• бесплатные внутренние звонки;

• гибкую настройку телефонии под задачи бизнеса;

• экономию на звонках до 50%;

• детальную аналитику и контроль.

А для еще более эффективной работы бизнеса доступно подключение дополнительных сервисов — речевая аналитика, коллтрекинг, виртуальные номера для регионов и других стран и множество других инструментов.  

Читайте также:

• Рекламные спам-звонки — вне закона: как не попасть на штраф.

• IP-телефония: как учесть расходы в 2025 году.

• Что такое облачная АТС и как ее выбрать.

Поможем ответить на вызов любому бизнесу

Выгодные коммуникационные решения для вашего бизнеса: облачная АТС, виртуальные номера и программы для звонков на всех устройствах

Подключить АТС

Реклама: ООО «НОВОФОН-ОС», ИНН 9703126821, erid: 2W5zFJxQ9Q4