Обязательный ЭДО экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года

Государственная информационная система электронных перевозочных документов  (ГИС ЭПД) функционирует с 2022 года. За это время сформировалась положительная практика — снижение нарушений за счет цифровизации перевозочных документов, прозрачность в области грузоперевозок, открытость перед контролирующими органами.

Но проблема частично оставалась нерешенной — юрлица и ИП, которые продолжали использовать бумажный документооборот, оставались закрытыми для госорганов.

• С 1 сентября 2026 года все участники цепи перевозок должны будут перейти на обязательный ЭДО — грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, экспедиторы. В частности — обязательным станет применение электронной транспортной накладной (ЭТрН). Изменения коснулись и других ключевых документов — заказ-нарядов, заявок, накладных. При этом часть документов останется в бумажной форме — случаи их применения будет определять Правительство.

Соответствующие поправки внесены в закон № 87 «О транспортно-экспедиционной деятельности». Они относятся не только к авто-, но и авиа- и железнодорожным перевозкам.

Таким образом, очевидны положительные тенденции: сфера грузоперевозок станет прозрачной и контролируемой, и глобально — появится прочное основание для международных перевозок и укрепления экономических отношений с дружественными странами. 

До внесения поправок в законе № 87-ФЗ были пробелы, которые создавали проблему «невидимости» экспедиторов в транспортной накладной:

• В бумажной накладной прямо не указывались сведения об экспедиторах.

• В ЭТрН экспедитора могли не указывать как участника перевозок, особенно если он выступал в роли заказчика.

Фактически экспедитор участвовал в грузоперевозке, но в документе не отражался. Законодатели обратили внимание на этот недочет и создали в нормативе более строгие рамки:

1. На законодательном уровне устанавливается отражение экспедитора в ЭТрН и случаи, когда его можно не указывать в документе.

2. Экспедиторские документы переводятся в цифровой формат. Их нужно будет передавать в ГИС ЭПД. Формы документов утверждает ФНС.

С 1 марта по 30 апреля 2026 года экспедиторы и другие участники цепи должны быть зарегистрированы в системе «ГосЛог» — реестре, который работает по принципу «единого окна» для всех услуг. 

Примечание: регистрация ИП и юрлиц в системе «Гослог» обязательна. Невыполнение этого требования автоматически лишает права оказывать услуги в области перевозок.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

ГИС ЭПД — это основная система в области перевозок. Она обеспечивает весь механизм транспортно-экспедиционной деятельности. Стороны формируют документы и подписывают их электронной подписью — УКЭП или УНЭП Госключ.

Работу ГИС ЭПД координирует Минтранс — ведомство отвечает за работу системы и ведет реестр операторов ЭПД.

Полный переход к цифровизации перевозочных документов произойдет только в 2026 году. Но уже сейчас нужно готовиться, чтобы наработать опыт и в боевой готовности подойти к окончанию переходного периода. 

Рассмотрим основные формы ЭПД и их особенности:

Обязательный перевод перевозочных документов «в цифру» выгоден всем сторонам — государству, бизнесу, перевозчикам и экспедиторам. 

Обязательный ЭДО усиливает контроль за транспортными потоками, оборотом товаров и уплатой налогов.

Преимущества:

• Прозрачность логистических операций, отслеживание в режиме реального времени. Механизм контроля обеспечивается за счет обмена данными через ГИС ЭПД и регистрации участников в системе «ГосЛог».  

• Снижение объема теневого оборота и «серых» схем перевозок.

• Оптимизация налогового и таможенного контроля.

• Возможность аналитики на уровне страны: мониторинг логистических маршрутов, перегрузки дорог, сезонные пики и др.

Компании-отправители и получатели грузов получают выгоду в виде упрощения документооборота, снижения затрат и ускорения логистики. 

Преимущества:

• Сокращение затрат на бумагу, печать, курьерские услуги.

• Ускоренное подписание, согласование и хранение документов. 

• Минимизация ошибок и рисков утери документов.

• Быстрый доступ к архиву документов для отчетности и проверок.

• Простое взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами.

Для транспортных компаний и экспедиторов — это инструмент повышения конкурентоспособности и управления логистикой.

Преимущества:

• Оперативный обмен документами с клиентами и партнерами.

• Удобное оформление маршрутов, заданий, актов выполненных работ.

• Уменьшение простоев при передаче бумаг на складах и терминалах.

• Упрощение бухгалтерии и подготовки налоговой отчетности.

Чтобы подойти к 1 сентября 2026 года в полной готовности, стоит подготовиться технически и организационно. Ниже — пошаговая инструкция.

Проведите аудит документооборота  — какие документы используются в перевозке, кто их заполняет, передает, обрабатывает. Определите, какие участки нуждаются в цифровизации в первую очередь.

Платформа ЭПД — аккредитованный оператор ИС. В системе есть все необходимые формы документов. Вы можете протестировать создание ЭТрН и путевых листов в течение бесплатного периода — 90 дней. 

Разработайте внутренние регламенты и ЛНА. Назначьте приказом ответственных за переход в обязательному ЭДО. Составьте инструкции для сотрудников.

Участники перевозок подписывают документы УКЭП или УНЭП Госключ. Водители могут подписывать документы прямо в мобильном приложении с помощью простой электронной подписи (ПЭП).

Проведите инструктаж для бухгалтеров, водителей, экспедиторов. Они должны понимать, как создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, а также что делать в случае ошибок.

Запустите пилотный проект — переведите часть маршрутов на электронные документы. Результаты пробного запуска помогут выявить слабые места и устранить технические и организационные недочеты.

Обновите договоры с контрагентами и включите в них положения об ЭДО. Убедитесь, что все стороны согласны с переходом на электронные документы.

Ответ: С 1 мая 2025 года идет эксперимент по цифровизации зерновых перевозок. Он продлится до 31 октября 2025. Перевозчики и другие участники подключаются к эксперименту добровольно — это те, кто хочет получить опыт и оптимизировать транспортировки зерна и продуктов его переработки. 

Станет ли ЭДО в зерновых перевозках обязательным после окончания эксперимента — пока неизвестно. Это зависит от результатов проекта — решение будет приниматься на правительственном уровне. Отчет об эксперименте должен представить Минтранс — до 15 декабря 2025 года в Правительстве. 

Ответ: Пока действует переходный период, но с 1 сентября 2026 года ЭДО в перевозках станет обязательным. До этого времени вы можете сотрудничать с контрагентом, который не использует цифровые документы. Но уже сейчас вы можете обсудить с ним  будущие условия сотрудничества и убедить его перейти в ИС ЭПД заранее.

После 1 сентября 2026 года невыполнение требования о передаче данных в ГИС ЭПД и регистрации в системе «ГосЛог» будет считаться нарушением. Если ваш партнер не перейдет на обязательный ЭДО, то он несет за это ответственность. Сотрудничать с ним нельзя. В этом случае, скорее всего, придется задуматься о поиске новых контрагентов. 

Ответ: Сведения об экспедиторе обязательно должны быть включены в систему «Гослог». Чтобы зарегистрироваться в реестре экспедиторов, нужно подать уведомление — у пользователя должен быть подтвержденный профиль на «Госуслугах».

После 1 марта 2026 года экспедиторы-новички должны будут регистрироваться в системе в течение одного-семи дней (зависит от корректности подачи уведомления). Действующим экспедиторам на регистрацию отводится 60 дней, крайний срок — 30 апреля 2026 года. 

За деятельность без регистрации грозят штрафы. Если примут поправки к ст. 11.14.3 КоАП, то штрафы для юрлиц — от 100 тыс. до 300 тыс. рублей, при повторном нарушении — от 500 тыс. до 1 млн рублей. Пока законопроект о внесении изменений в КоАП принят в первом чтении. 

1. С 1 сентября 2026 года документооборот в грузоперевозках переходит в цифровой формат. Участники цепи должны будут формировать ЭТрН, путевые листы и другие документы и передавать их в ГИС ЭПД.

2. На базе системы «ГосЛог» начнет работать реестр экспедиторов. Регистрация в нем обязательна. Действующие экспедиторы должны пройти регистрацию с 1 марта по 30 апреля 2026 года, а вновь созданные после 1 марта 2026 года — в течение одного-семи дней.

3. Пока действует переходный период, но уже сейчас можно выбрать оператора ИС ЭПД и перевести часть маршрутов «в цифру». Обучите сотрудников и актуализируйте соглашения с контрагентами.

Откройте для себя Платформу ЭПД — обменивайтесь документами с другими участниками перевозок и предоставляйте данные в ГИС ЭПД. В системе легко формировать ЭТрН, путевые листы и другие формы, отслеживать грузоперевозки в реальном времени, просматривать историю маршрутов. Водителям не нужно возить с собой целый пакет бумаг — достаточно показать QR-код инспектору ГИБДД. Система сокращает издержки бизнеса и исключает потерю документов.   

Читайте также:

• Чеки при расчетах с покупателями в 2025 году: что важно знать.

• Памятка по сдаче уведомления по ЕНП в 2025 году.

• Страховые взносы в 2025 году: тарифы, новые правила для МСП, заявления в СФР, финансирование предупредительных мер по сокращению травматизма.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHsrtTi