Бизнес переходит в онлайн: как подписывать документы в новых реалиях
Современный бизнес — это высокие скорости и отсутствие границ. Действительно конкурентоспособные компании уже давно не ограничиваются рынком одного города или региона, а в команде могут работать сотрудники из любой точки мира. И потому здесь сразу же приходится задумываться об удаленном подписании документов.
Но даже если вы развиваете офлайн-бизнес, который предполагает личное присутствие клиентов (например, клиника, салон красоты или СТО), печать и передача документов для подписания отнимает много времени и увеличивает расходы бизнеса. А многократное повторение рутинных операций снижает эффективность процессов и увеличивает вероятность ошибок.
Подписание документов считается одним из самых трудоемких процессов. Но благодаря развитию современных технологий подписать документ сегодня возможно без личных встреч и доставки печатных экземпляров. Вариантов несколько.
Способ 1. При помощи квалифицированной электронной подписи (КЭП)
КЭП — разновидность электронной подписи (ЭП), которая подходит для подписания любых документов и автоматически приравнивается к собственноручной подписи. КЭП активно используют компании и ИП, но для работы с клиентами-физлицами этот вариант подходит не всегда.
Причина — отсутствие такой подписи у клиентов (и у удаленных сотрудников) из-за сложностей с ее оформлением. Чтобы получить КЭП, потребуется приобрести токен, а сама подпись оформляется через Удостоверяющий центр. Как правило, большинство клиентов не готово тратить время и деньги на эту процедуру. Поэтому подписание документов с физлицами при помощи КЭП — работающий способ, но только если у клиента такая подпись есть.
Обратите внимание: совмещать различные способы подписания не допускается. Ситуация, когда компания подписывает документ с использованием КЭП, а клиент — собственноручно на бумаге, противоречит действующему законодательству.
Способ 2. По электронной почте
До появления сервисов электронного документооборота этот вариант активно использовался для подписания самой различной документации, включая договоры с клиентами. Сначала стороны фиксируют в договоре, что скан-копии документов, которыми они обмениваются по электронной почте, имеют юридическую силу.
Далее происходит сам процесс подписания:
Каждая из сторон распечатывает и собственноручно подписывает документ.
Подпись на документе скрепляется печатью.
Документ с печатью и подписью сканируется.
Скан-копия отправляется по электронной почте второй стороне.
Подписанным документ считается после обмена сторон оформленными экземплярами. Но у этого способа есть существенные недостатки.
Во-первых, далеко не все виды документов можно подписать по электронной почте: например, если вы продаете долю в компании, способ точно не подойдет.
Во-вторых, при работе с физлицами данный вариант будет небезопасным: пользователи обычно регистрируют почту на бесплатных сервисах, и потому достоверность их подписи можно оспорить.
Прежде чем подписывать документы с клиентами по электронной почте, следует оценить все риски. Если возникнет спор, защитить свои права и интересы будет сложно.
Способ 3. Подписание по СМС — при помощи простой электронной подписи (ПЭП)
Для подписания документов с физическими лицами оптимальное решение — ПЭП. Такую подпись не нужно выпускать заранее, для ее использования не потребуется покупать токен, а риски, которые есть при подписании документов по электронной почте, отсутствуют.
ПЭП подходит для подписания документов с клиентами и с сотрудниками, если они работают удаленно или вы хотите перейти на онлайн-взаимодействие с персоналом.
Простой электронной подписью документы подписываются по СМС: клиенту достаточно ввести код из сообщения. Данный способ подписания соответствует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но есть одно условие: клиент должен присоединиться к оферте, в которой использование ПЭП признается аналогом собственноручной подписи. При соблюдении этого условия документы, подписанные ПЭП, обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
Сервис «Подпислон» создан специально для работы с физическими лицами: он позволяет быстро, удобно и безопасно подписать практически любые документы с клиентами и сотрудниками. Им не придется скачивать приложение или проходить регистрацию: весь процесс занимает буквально несколько минут.
Удаленное подписание с большим количеством клиентов: как это работает
Об организации подписания документов, если у вашего бизнеса много клиентов, рассказываем на примере сервиса «Подпислон».
С необходимостью подписывать множество бумаг сталкивается бизнес, который работает в самых различных сферах — от интернет-магазинов и медицинских учреждений до онлайн-школ и компаний, занимающихся арендой недвижимости. Сервис «Подпислон» идеально подходит как для микробизнеса, так и для крупных компаний, которые ежедневно работают с большим потоком документации.
Процесс подписания документа через сервис «Подпислон»:
Со стороны сотрудника компании | Со стороны клиента |
Сотрудник компании входит в систему под своей учетной записью | Клиент получает СМС со ссылкой на страницу подписания документа и изучает текст |
Загружает документ, который предстоит подписать | Соглашается подписать документ с использованием ПЭП |
Нажатием кнопки направляет загруженный документ клиенту | Подписывает документ с помощью ввода кода, который сервис отправил в СМС |
Видит в личном кабинете, что документ подписан | Получает документ по электронной почте |
Распечатывать бумажные экземпляры и после подписывать еще и их не нужно: документы, подписанные ПЭП через сервис «Подпислон» — аналог бумажных.
Если у вас несколько юридических лиц, подписание документов можно организовать в одном личном кабинете. Также среди возможностей сервиса «Подпислон»:
многостороннее подписание с тремя и более клиентами;
настройка очередности подписания;
брендирование страницы подписания;
конструктор документов;
проверка подлинности и целостности документа.
Сервис «Подпислон» способен быстро и эффективно решить задачу удаленного подписания документов без присутствия сторон. Это позволяет подписывать документы с клиентами вне зависимости от их местонахождения: вы сможете подписать договор за несколько минут, даже если вторая сторона находится в другом городе или стране.
Частые вопросы
Документы, подписанные ПЭП, можно представить в суд?
При соблюдении требований к использованию ПЭП вопросов к юридической силе таких документов не возникает: это подтверждается сложившейся судебной практикой. Как вид электронной подписи ПЭП закреплена в 63-ФЗ.
Подробнее об этом рассказали здесь.
Клиент может сказать, что он ничего не подписывал?
Оспорить факт подписания сложно. Намерение клиента подписать документ с определенного номера (даже если формально он ему не принадлежит) фиксируется, и сообщение с кодом отправляется именно на этот номер. Условия договора закрепляются соответствующими действиями.
Предположим, клиент утверждает, что ничего не подписывал, но при этом совершил предусмотренный договором платеж (это действие по договору). Когда документ подтверждается действиями, то вся документация, оформляемая в дальнейшем, будет иметь юридическую силу.
Что экономичнее: ПЭП или бумажный документооборот?
Подписание документов онлайн экономит не только время, но и деньги. Отказ от бумажного документооборота с клиентами позволяет исключить затраты на бумагу и печать документов, а также на курьерскую доставку документации. Расходы на оплату сервиса несравнимо меньше по сравнению с расходами на бумажный документооборот.
Читайте также:
Судебная практика по использованию ПЭП с клиентами
Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFJYUw8C
