В чем была проблема
«Эдем» — управляющая компания в поселке на 33 га в Московской области. Под управлением ТСЖ находится 454 квартиры в многоквартирных домах, 100 коттеджей, 460 таунхаусов и коммерческие помещения. Задач в работе много круглый год: от вывоза мусора и проведения новогодних праздников до антиклещевой обработки территории.
В 2023 году в компанию пришел новый управляющий Алексей. До этого он работал в федеральном бизнесе с филиалами и собственной IT-архитектурой. И сразу увидел главную проблему: процессы не были собраны в единую систему. Вся операционка УК держалась в головах, бумажных папках и честном слове подрядчиков.
«Когда я пришел работать в «Эдем», мне сразу стало ясно: система, в которой все держится на бумажных носителях и человеческой памяти, долго не протянет.
Один звонит, что у него лампочка перегорела, другой требует акт сверки, третий пишет жалобу в прокуратуру. Все это шло через почту, чаты, бумажные папки. В какой-то момент стало очевидно: мы тонем в микрозадачах и теряем управляемость», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Проблема была не в сотрудниках, а в самой организации работы:
документы хранились в бумажных папках
сроки контролировались вручную
готовность задачи приходилось выяснять у подрядчиков лично
обращения жителей терялись между отделами.
Из-за просрочек компания получала жалобы в прокуратуру и управляющую инспекцию.
«Я понял: нужно менять подход. Искал решения — от масштабных систем управления до простых таск-трекеров. Но везде чего-то не хватало: где-то интерфейс неудобный, где-то функционал не подходил», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Нужно было одно окно, где можно собрать задачи + документы + контроль сроков + историю по каждому жителю. Таким решением стала система управления проектами и задачами Projecto.
«Если использовать несколько отдельных решений, приходится все синхронизировать вручную. Это неудобно и занимает время. А в Projecto все связано между собой: можно создать задачу и тут же создать для нее документ. Все в одном месте, ничего не теряется — это действительно очень удобно», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Как изменили работу вместе с Projecto
В «Эдем» автоматизировали рабочие процессы:
Взяли под контроль обращения жителей
Как было раньше. Заявки поступали из разных каналов: по телефону, в чатах, на почту и т.д. Вручную отследить все сроки ответа было просто невозможно. В результате появлялись просрочки в ответах и новые жалобы от жителей поселка.
Как работает теперь. Каждое обращение регистрируется как входящее письмо, а ответ — как исходящее. Система сама связывает их в пару и контролирует сроки. Если ответ не отправлен вовремя, загорается красный индикатор «Не отвечено». Это помогло исключить просрочки, которые приводили к жалобам и штрафам.
«Раньше из-за задержек приходили жалобы в прокуратуру и управляющую инспекцию. Теперь таких случаев почти нет. Мы всегда можем доказать: обращение поступило тогда-то, ответ направлен вовремя. Это экономит не только время и нервы, но и деньги — меньше штрафов, меньше бумажной волокиты, меньше рисков», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Перевели документы в «цифру»
Как было раньше. Бухгалтер печатал документы, разносил по кабинетам и собирал подписи вручную. Все это было долго и неудобно: согласование одного договора могло занять до нескольких дней, а статус документа можно было узнать только лично обратившись к ответственному.
Как работает теперь. Все договоры, акты, сметы и счета — все через Projecto. Документ сканируется и загружается в систему, а процедура согласования запускается автоматически.
«С Projecto процесс согласования занимает пару часов. Появилась прозрачность: документ проходит несколько этапов — специалист, председатель, я, бухгалтерия — и в любой момент можно увидеть, где он застрял», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Перенесите документооборот в Projecto
Бесплатно от 14 дней
Свели задачи, документы и письма в одном месте
Как было раньше. Письма от жителей хранились в почте, заявки приходили в чатах, а акты и договоры лежали в бумажных папках. Чтобы понять полную картину по одному обращению, приходилось собирать информацию из разных источников.
Как работает теперь. Вместо разных чатов, почты и бумажных папок все процессы перенесли в Projecto. Сейчас обращение жителя сразу становится задачей с ответственным лицом и на любом этапе видно, где документ завис.
«Получили обращение — сразу создаем задачу, назначаем ответственного, прикрепляем документ. Процесс идет автоматически, без потери информации», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Синхронизировали работу с подрядчиками
Как было раньше. Комендант фиксировал проблемы на объекте без привязки к конкретной заявке и дате, а исполнитель отчитывался просто на словах.
Как работает теперь. Подрядчики работают через мобильное приложение Projecto: комендант делает фото на объекте и создает задачу, подрядчик видит поручение, а после выполнения отмечает статус и прикладывает отчет о проделанной работе.
«Инженеры и сервисная служба работают через мобильное приложение — оно удобное и стабильное, весь нужный функционал там присутствует, а я вижу все изменения по статусам и отчетам в реальном времени», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Обеспечили прозрачность расходов и работ перед жителями
Как было раньше. Управляющая компания — публичная организация и жители регулярно спрашивали: куда уходят деньги и что вообще сделано в прошлом месяце.
Как работает теперь. С историей задач в Projecto можно дать конкретный ответ: в этом месяце выполнено вот что, все работы зафиксированы и документы приложены.
«В системе хранится вся история взаимодействия: заявки, жалобы, акты, переписка. Это помогает не просто решать проблемы, а видеть полную картину — понимать, с кем мы имеем дело», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Внедрили единый календарь
Как было раньше. Каждый сотрудник вел свой календарь: у бухгалтера — один, у юриста — другой, у управляющего — третий. Сложно было быстро понять, кто из специалистов свободен и кому можно перепоручить задачу.
Как работает теперь. Сотрудники УК отмечают в системе свои задачи: командировки, суды, отпуска. Руководителю достаточно открыть несколько графиков, чтобы увидеть, кто где находится и кто свободен.
«Планировать работу стало проще, особенно когда микрозадач десятки и они приходят одновременно от разных людей», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Что получили за два года работы в Projecto
Projecto стал для «Эдем» единой системой управления вместо набора чатов, таблиц и бумажных папок. Автоматизация помогла разграничить доступы и навести порядок в работе разных отделов.
Подрядчики видят только свои задачи, бухгалтерия — финансовые документы, инженеры — технические заявки. А руководитель в любой момент может проверить статус задачи, увидеть просрочки и понять, на каком этапе находится документ.
«Projecto не просто навел порядок в работе, он изменил культуру компании. Мы стали прозрачнее, быстрее и спокойнее.
Никаких потерянных задач, никаких «мы не успели ответить». Все фиксируется, все под контролем», — Алексей, управляющий ЖК «Эдем».
Если у вас задачи живут в переписках, сроки — в голове, а статус документа приходится выяснять звонком, попробуйте Projecto: бесплатно от 14 дней. Сравните, как меняется операционка, когда все задачи и дедлайны собраны в едином пространстве.
Реклама: ООО «Проджекто», ИНН 1660363595, erid: 2W5zFJ6CePj
Начать дискуссию