Индикаторы риска для трудовых проверок в 2026 году: какие ошибки нельзя совершать бизнесу

В 2026 году трудовые проверки по-прежнему будут проводить на основании индикаторов риска. Это формальные признаки, которые указывают на возможные нарушения трудового законодательства и дают инспекции основание для внепланового визита. Перечень таких индикаторов закреплен приказом Минтруда от 30.11 № 838н 2021. 

Часть индикаторов не связана с кадровой политикой напрямую. Например, поводом для внимания инспекции может стать заявление в суд о банкротстве работодателя со среднесписочной численностью 50 человек и более. При расчете численности учитываются в том числе совместители.

Есть индикаторы, связанные с оплатой труда и изменением структуры занятости. Например, основаниями для проверок могут быть:

• Массовая зарплата ниже МРОТ: если работодатель в течение квартала начисляет заработную плату ниже МРОТ 60 и более работникам — и это не менее половины штата. 

• Сокращение ФОТ: если в организации работает не менее 15 человек, а фонд оплаты труда уменьшается на 80% и более за квартал.

Основанием для внепланового визита может стать отсутствие во ФГИС сведений о результатах специальной оценки условий труда. Риск считается существенным, если работодатель зарегистрирован в системе более года назад, есть сведения как минимум о 50 застрахованных лицах, но данных о проведении СОУТ нет. Инспекция также уделяет внимание компаниям с вредными или опасными условиями труда, у которых СОУТ не проводилась более пяти лет.

Еще один индикатор касается производственного травматизма. Инспекторы сравнивают показатели текущего квартала с аналогичным периодом прошлого года. Повышенный риск фиксируют, если количество несчастных случаев с легкими последствиями выросло:

• на три и более — при среднесписочной численности до 50 человек;

• на четыре и более — при численности до 100 человек;

• на пять и более — при численности от 100 работников.

В 2026 году трудовые инспекции сохранят фокус на определении подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Для назначения внеплановых проверок также используется система индикаторов риска. Если они есть, Роструд инициирует контрольные мероприятия. Особое внимание уделяют отношениям с самозанятыми.

По действующим сейчас правилам индикатор срабатывает, если организация или ИП сотрудничает более чем с 35 самозанятыми и одновременно выполняются условия:

• Среднемесячный доход самозанятых от данного заказчика превышает 35 000 рублей.

• Доля дохода от этой организации или ИП составляет 90% и более от общего дохода самозанятых.

• Средняя продолжительность сотрудничества превышает три месяца.

В 2026 году условия риска планируют проверять по каждому самозанятому отдельно, а не в среднем по всем исполнителям. Индикатор риска будет срабатывать, если по каждому самозанятому одновременно выполняются следующие условия:

• Среднемесячный доход от организации или ИП превышает 35 000 рублей.

• Доля дохода от работы с этим заказчиком составляет 75% и более.

• Продолжительность сотрудничества превышает три месяца.

Минтруд также предлагает обязать налоговые органы передавать сведения об организациях, которые взаимодействуют более чем с 10 самозанятыми, если каждый из этих исполнителей одновременно соответствует условиям:

• Среднемесячный доход от этих организаций — свыше 25 000 рублей.

• В предыдущем квартале состоял в трудовых отношениях с одной и той же организацией.

Роструд планирует использовать эти индикаторы как основание для назначения внеплановых контрольных проверок.

Для оценки рисков Роструд и комиссии по занятости используют сведения от налоговой. ФНС передает информацию о компаниях и ИП, которые сотрудничают с самозанятыми и другими исполнителями по договорам ГПХ, а также данные о ранее выявленных нарушениях.

В отчеты включают не только общие показатели, но и сведения, составляющие налоговую тайну по ст. 102 НК, в том числе данные о физлицах и их доходах. Отдельно передают информацию о работодателях, которых ранее привлекали к ответственности за подмену трудовых отношений.

При анализе ФНС учитывает не только договоры и выплаты, но и сопутствующие документы. Проверяют, не участвует ли исполнитель по договорам ГПХ во внутренних процессах работодателя, не подписывает ли документы, которые используют штатные сотрудники (например, товарные накладные).

Дополнительно по запросу Роструда налоговая служба передает сведения о среднемесячной оплате труда. В зону внимания попадают компании и ИП, у которых средняя зарплата на 35% и более ниже средней по соответствующему виду деятельности в регионе. Также могут запрашивать данные по ККТ, адресам применения касс и реквизитам чеков.

Риски подмены трудовых отношений в 2026 году будут выявлять не только Роструд и ФНС. В регионах уже действуют межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Они работают совместно с налоговой и трудовыми инспекциями.

Комиссии анализируют письменные обращения граждан, а также сведения, полученные от ФНС и других органов власти. Но у них нет полномочий проводить проверки и привлекать заказчиков к ответственности. Их функция — сбор и систематизация информации с последующей передачей материалов в прокуратуру и ГИТ.

Если в ходе анализа подтвердится подмена трудовых отношений гражданско-правовыми, компанию включат в специальный реестр Роструда. В него попадают работодатели, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Включение в этот реестр повышает вероятность внеплановых проверок и других контрольных мероприятий.

В состав комиссий входят представители региональных органов власти, местной администрации и профсоюзов. Заседания проводят не реже одного раза в квартал. В работе комиссий могут участвовать сотрудники прокуратуры.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Главный риск при сотрудничестве с самозанятыми и исполнителями по ГПХ — подмена трудовых отношений гражданско-правовыми. Такое нарушение приводит к доначислению страховых взносов и НДФЛ за весь период сотрудничества с исполнителем, а также пеням и штрафам.

При этом для контролирующих органов важна не форма договора, а фактическое содержание отношений. Они оценивают характер выплат, сроки сотрудничества, степень экономической зависимости исполнителя, наличие признаков трудовой дисциплины.

Факторы, повышающие риск проверки:

• фиксированные выплаты, не привязанные к объему работ или результату;

• отсутствие конкретного измеримого результата работ;

• длительное сотрудничество — более трех месяцев — с одним и тем же исполнителем;

• формулировки в договоре, характерные для трудовых отношений;

• наличие дисциплинарной ответственности для самозанятых и подрядчиков;

• фактическое выполнение исполнителем постоянной функции компании, а не разовой задачи;

• участие исполнителей во внутренних процессах, документообороте, подчиненность сотрудникам организации;

• сохранение прежних обязанностей бывшего сотрудника после перехода на НПД.

Контролирующие органы оценивают совокупность факторов. Наличие одного–двух признаков из списка само по себе не означает подмену трудовых отношений и не обязательно приводит к проверке.

Чтобы снизить риск претензий со стороны трудовой инспекции и налоговых органов:

• Заключайте договоры ГПХ только для работ и услуг с измеримым результатом.

• Не используйте услуги внештатников для выполнения постоянных функций бизнеса.

• Если заключаете рамочный договор и сотрудничаете с исполнителем в течение длительного времени, оформляйте задание на каждый этап работ или отдельную услугу.

• Не включайте в договоры положения о подчиненности и дисциплинарной, а также материальной ответственности.

• Выплачивайте вознаграждение в зависимости от объема оказываемых услуг, не перечисляйте выплаты исполнителям в дни зарплаты штатных сотрудников.

• Оформляйте результат работ актами.

• Не обязывайте внештатников выполнять задачи на территории компании, если услугу можно оказать дистанционно.

• Не предоставляйте исполнителям оборудование компании.

Если внештатные специалисты — самозанятые:

• Проверяйте статус исполнителя как плательщика НПД перед заключением договора и перед каждой выплатой.

• Убедитесь, что исполнитель не состоял в трудовых отношениях с вашей компанией в последние два года.

• Получайте чеки после каждой выплаты.

Снизить риски при сотрудничестве с исполнителями по ГПД помогает автоматизация процессов. Платформа Qugo автоматически проверяет статус плательщика НПД в начале сотрудничества и перед каждой выплатой. Стороны подписывают договоры, акты и другие документы в цифровом виде с помощью электронной подписи на платформе. Все файлы хранятся в единой системе. 

Читайте также:

• Переквалификация договора с самозанятым в трудовой: как избежать двойного налогообложения в 2026 году.

• Что будет, если не платить налоги самозанятому: новый порядок взыскания задолженности с 1 ноября 2025.

• Страховые взносы в 2026 году: как увеличатся расходы бизнеса на сотрудников и исполнителей.

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFHxYMyz