Как составить штатное расписание бухгалтерии

У большинства работодателей должно быть штатное расписание. Его могут не разрабатывать только микропредприятия. Рассказываем в статье, зачем нужен этот документ, и как составить штатное расписание бухгалтерии.
3,3 тыс. 685
Как составить штатное расписание бухгалтерии
Иллюстрация: Академия «Регламент»

Что такое штатное расписание 

Это локальный акт работодателя, где в табличной форме отражены структура, состав по профессиям и должностям, численность работников. Также в документе указаны оклад или тарифная ставка, установленные для штатной единицы надбавки. 

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается при описании трудовой функции работника в ст. 15 и ст. 57 ТК РФ — «работе по должности в соответствии со штатным расписанием». То есть на основе этого документа компания устанавливает условия трудового договора при приеме нового сотрудника.

Главбуху нужны люди, чтобы закрыть все участки учета. Для их найма ему надо составить штатное расписание бухгалтерии, с должностями и зарплатами. Без личного участия главбуха отдел могут сформировать «по остаточному принципу».

Какие риски, если штатного расписания нет

Этот документ могут запросить налоговая инспекция и СФР, чтобы проверить правильность начисления НДФЛ и страховых взносов. Если в компании нет утвержденного штатного расписания, то начисление зарплат могут признать экономически необоснованным. Тогда налоговая доначислит налоги, страховые взносы и назначит штраф.

Штатное расписание требует трудовая инспекция, когда получает жалобу от работника. Если документа нет, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Штатное расписание может понадобиться при получении лицензий и разрешений. Ведь часто одним из лицензионных требований является наличие в штате квалифицированных специалистов.

И, наконец, без штатного расписания нельзя обосновать сокращение численности или штата. Суд признает его фиктивным и восстановит работника в должности. В этом случае работодатель выплатит сотруднику недополученную зарплату с процентами и, возможно, компенсацию за моральный ущерб.

По какой форме составить штатное расписание

Самый простой способ — использовать унифицированную форму Т-3. Она не обязательна для коммерческих организаций, но зато привычна контролирующим органам и содержит все необходимые атрибуты штатного расписания.

Рассказываем пошагово, как ее заполнить.

Поле

Что вписать

Код по ОКПО

ОКПО компании или ИП. Если вы его не знаете, найдите по ИНН в сервисе Росстата.

Наименование организации

Оно должно совпадать с наименованиями в учредительных документах. Если у вас два названия: полное и сокращенное, то сначала указывайте полное, а в скобках сокращенное

Номер и дата составления

Реквизиты в принятой у вас системе делопроизводства

Реквизиты приказа об утверждении

Номер и дату приказа

Штат в количестве

Число, совпадающее со значением в строке «ИТОГО» по графе 4

На период с___

Дата, с которой будет действовать штатное расписание. Она может совпадать с датой издания приказа об утверждении или быть более поздней. Обычно штатное расписание вводят в действие с 1-го числа очередного налогового периода, потому что так проще считать зарплату, налоги и взносы

Графа 1 «Наименование»

Сначала «Руководство», потом структурные подразделения. Пишите полное название  структурного подразделения, без сокращений 

Графа 2 «Код»

Код из утвержденного классификатора для делопроизводства. Подразделения располагайте в порядке возрастания кода. Если не используете классификатор, укажите структурные подразделения в алфавитном порядке

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Используйте те названия должностей и профессий, которые приведены в профстандартах или ЕТКС, если работнику положены какие-то компенсации и льготы — ст. 57 ТК РФ. Не объединяйте названия совмещения через дефис в одну должность, например, «бухгалтер-кадровик». 

Внимание. У служащих — должности и категории, у рабочих — профессии и разряды. Не забывайте указывать квалификацию. Например, «бухгалтер I категории».

В соответствии со штатным расписанием вы будете записывать должность в трудовом договоре и в трудовой книжке. И на это название будет ориентироваться СФР при назначении пенсии. Фантазии работодателя могут оставить гражданина без положенных выплат. 

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Ставка по каждой должности или профессии. Совместительство пишите в долях — 0,5 или 0,25.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»

Месячный размер оплаты труда, без премий и надбавок. Если изначально включить в него процент премии, лишить работника этих выплат при дисциплинарном взыскании не получится.

Графы 6, 7, 8 «Надбавки»

Надбавки и доплаты, которые установлены конкретному работнику. Например, за выслугу лет, за выполнение работы повышенной сложности, за вредные условия труда. Можно выбрать любую единицу измерения — проценты, коэффициент или рубли

Графа 9 «Всего»

Сумма положенных работнику ежемесячных выплат

Графа 10 «Примечание»

Любая полезная информация. Например, реквизиты приказов о приеме работника на работу. 

Форму Т-3 можно адаптировать под потребности своей организации. Например, добавить графы «Ф.И.О. работника», «Табельный номер», «Квота для инвалидов».

Подарок для наших читателей — образец штатного расписания бухгалтерии по форме Т-3. Готовое решение для внедрения в работу.

Штатное расписание бухгалтерии

Шаблон для внедрения в работу бухгалтерии

Получите шаблон бесплатно!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как утвердить штатное расписание

Издайте приказ директора. Документ составьте в свободной форме. Обязательно укажите в нем, с какой даты он будет действовать.

Не вводите штатное расписание задним числом. Например, если к вам пришла проверка, и вы срочно латаете дыры. Кадровые документы, оформленные задним числом, считаются подложными.

Знакомить работников с утвержденным штатным расписанием не обязательно, если только это не предусмотрено внутренними правилами. Также не нужно показывать расписание каждому принимаемому на работу сотруднику — это не локальный нормативный акт, относящийся к трудовой деятельности. Так разъяснил Роструд в письме от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1

Если работник напишет письменное заявление о выдаче ему штатного расписания, сделайте выписку в той части, которая его касается. Показывать ему полностью весь документ вы не обязаны. Тем более, там могут содержаться персональные данные других сотрудников. Точно так же можно делать выписки из штатного расписания для начальников структурных подразделений только в части их структурного подразделения.

Как вносить изменения в штатное расписание

Пересматривайте документ по мере необходимости. В нормативных актах не написано, с какой периодичностью это надо делать. 

Изменения в штатное расписание вносите, если вводите новую штатную единицу или, наоборот, проводите сокращение штата; меняете название должности или условия труда работника. Оформляйте их приказом, одним из двух способов:

  • утвердите новое штатное расписание;

  • внесите корректировки в действующий документ.

Когда изменяете штатное расписание, помните о правах работника. Нельзя просто взять и уменьшить зарплату, прописав новую ставку в штатном расписании. Для одностороннего уменьшения оклада должны быть веские причины в виде изменения условий труда. Об этом, как и о предстоящем сокращении, нужно предупредить сотрудника письменно не менее чем за два месяца.

Штатное расписание хранят постоянно, как установлено в п. 40 перечня по приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Это значит, что утративший силу документ нужно передать в архив на хранение.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, живые разборы, сертификат

Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8K7V3E

Комментарии

6
  • Королевская

    А почему в заголовке присутствует бухгалтерия, а в самом тексте про бухгалтерию ни слова? Или статья про то, как бухгалтер должен составить штатку?

    • Академия «Регламент»

      Статья про то, как главбуху составить штатное расписание для своего подразделения.

      • Королевская

        А если отдел кадров хочет составить штатку для вагонного отдела или для локомотивного отдела, то это статья уже не годится, так?

    • Светлана Свиридова

      Слейте им свою почту и телефон, они пришлют образец. Правда, есть вероятность, что потом спамом замучают...

  • я считала,  что ГБ подает заявку на вакансии в отделе. А уж ОК составляет ШР и прочие документы. Статья (как информация) для ознакомления, возможно. Как предложение ГБ составлять ШР- вряд ли. P.S. может быть (для буха в единственном числе), это статья очень даже и нужна

    • Arhimed0

      а кадровик то тут вообще при чём??

      Вообще - работа экономиста конечно же. Но если отдельного экономиста нет, то.... ну кто там к этой сфере ближе?...

      Кадровик.... ну если только в качестве оформить в виде документа, с листочка на котором уже написали всё.

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

401

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

207

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

461

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

165

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
226
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.