Топ-6 фатальных ошибок в кадровой документации

Работодатели, зачастую, небрежно относятся к ведению кадровой документации, а иногда и вовсе пренебрегают оформлением трудовых отношений с работниками.

Нарушение прав работника приводит к трудовым спорам, по результатам которых работник может восстановиться, а работодатель выплачивает вынужденный прогул, моральный вред.

Приведем топ из 6 фатальных ошибок, допускаемых работодателем при оформлении трудовых отношений с работниками.

1 ошибка — неправомерное заключение срочного договора

Срочный трудовой договор заключается не по желанию работника и работодателя, а в случаях, определенных ст. 59 ТК.

Причем перечень ситуаций, вызванных необходимостью заключения срочного трудового договора, закрыт. Например, для выполнения временных работ до 2-х месяцев, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, для сезонных работ, для выполнения заранее определенной работы, когда ее завершение не определяется конкретной датой.

Срочный трудовой договор может быть заключен и по инициативе сторон, например, с главными бухгалтерами, с руководителями и их заместителями, совместителями, с творческими работниками.

Тем не менее, работодатели вынуждают работников, независимо от характера работы, заключать срочные трудовые договоры, которые впоследствии продляются.

В случае отсутствия оснований для заключения срочных трудовых договоров работодателю грозит штраф (п. 14 постановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2, ст. 5.27 КоАП):

• для компании — от 50 тысяч до 100 тысяч рублей;
• для должностных лиц — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
• для ИП — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

2 ошибка — несвоевременность подписания трудового договора

На практике нередки ситуации, когда сотрудник уже вовсю трудится, а работодатель не спешит оформлять с ним трудовой договор.

Вместе с тем, трудовой договор, не оформленный письменно, все равно будет считаться заключенным с момента фактического приступления работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК, Обзор практики рассмотрения трудовых споров, утв. Президиумом ВС от 09.12.2020).

Поэтому работник, имея надлежащие доказательства выхода на работу, может в суде взыскать с работодателя заработную плату и компенсационные выплаты.

3 ошибка — нарушение сроков расторжения трудового договора

Если работника увольняют по причине ликвидации компании, а также сокращения численности или штата, то они должны быть уведомлены не менее чем за 2 месяца до предстоящей даты увольнения.

При этом день вручения работнику уведомления не включается в расчет сроков.

Например, работнику вручили уведомление 05.02.2019, срок начинает течь с 06.02.2019 и заканчивается 05.04.2019 (Решение Щелковского городского суда (Московская область) от 02.07.2019 № 2-3384/2019).

Если расторгается срочный договор, то работник должен быть предупрежден не меньше чем за 3 календарных дня до предстоящей даты его окончания. Исключение составляет срочный договор, заключенный на время отсутствия основного работника.

4 ошибка — отсутствие кадровой документации

Специалисты трудинспекции при проверке обязательно проверяют ведение кадровой документации.

Отметим, что некоторые привычные для кадровиков документы можно уже не составлять. Например, приказ о приеме на работу можно не составлять с 22 ноября 2021, достаточно только оформить трудовой договор.

Нет необходимости и в ведении личных дел работников. Такая обязанность осталась только для государственной гражданской службы (п. 3 ст. 42, пп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Но, по-прежнему необходимо составлять приказы о переводе, увольнении работников, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях и т. п.

5 ошибка — нарушение графика отпусков

Одной из типичных ошибок у работодателя является отсутствие или ненадлежащее оформление графика отпусков. График отпусков должен быть составлен не позднее чем за 2 недели до наступления очередного года (ст.123 ТК РФ).

В графике отражается период и продолжительность отпусков всех работников компании или ИП. График отпусков подписывается ответственным работником кадровой службы и утверждается руководителем компании. Этот документ обязателен к исполнению как работником, так и работодателем.

Его отсутствие влечет за собой штраф на компанию до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). А повторное нарушение может стоить должностному лицу дисквалификации сроком от 1 года до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

6 ошибка — отсутствие расчетных листков

Многие работодатели не считают нужным распечатывать и раздавать работникам расчетные листки. Вместе с тем, выдача расчетного листка работникам предусмотрена ст.136 ТК. Расчетный листок нужно выдавать ежемесячно всем без исключения работникам, в том числе совместителям.

А при выплате аванса, отпускных расчетные листки можно не предоставлять, достаточно оформить их в конце месяца.

Перечисление зарплаты на банковские карты также сопровождается выдачей расчетных листков.

За невыдачу расчетного листка трудинспекция также может наказать по ст. 5.27 КоАП. Если нарушение повторное, то должностное лицо может ждать дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

Казалось бы, обычная бумажка, а сколько неприятностей может быть из-за ее отсутствия.