Программа «не видит» детские вычеты
Если не следовать алгоритму работы программы, то такая ошибка будет проявляться не только при расчете отпускных, но и при начислении зарплаты или премии. Рассмотрим на примере.
У сотрудника на содержании два несовершеннолетних ребенка. Обоим нет 18 лет, а значит, на обоих положены стандартные вычеты. Когда человека принимали на работу, эту информацию внесли в личную карточку.
Начислили первую заработанную сотрудником сумму (Зарплата — Создать — Начисление за первую половину месяца) — аванс за январь 2025 года. Однако программа вычеты на детей не предоставила ни при начислении аванса, ни при полном расчете за весь месяц.
Как подсказали консультанты Scloud, не сделано главное — это не оформлен в 1С:ЗУП документ Заявление на вычеты. Оказывается, что информация о детях в личной карточке работника не является основанием для учета вычетов в программе при любых начислениях. Документ оформляется на вкладке Налоги и взносы — Заявления на вычеты. Не забывайте актуализировать любые документы кнопкой Провести.
После оформленного заявления заново заполняем документ начисления аванса. Произойдет это автоматически по кнопке Заполнить.
В результате исправления ошибки детские вычеты сотруднику предоставлены. Только прежде чем повторно заполнять, сначала распроведите неверно оформленный документ по начислению аванса.
Неправильно рассчитан средний заработок
Средний заработок является ключевым элементом в расчете отпускных, и довольно часто ошибка возникает именно на этом этапе. Появляется она по различным причинам.
Неверный расчетный период
Такая причина сейчас — это, скорее, что-то из области невероятного. Но она вполне может быть, если совсем небольшая компания весь учет ведет не в программе, а вручную. Человеческий фактор присутствует всегда, и даже опытные бухгалтеры при ручном учете могут ошибиться.
Из-за отсутствия опыта кто-то может посчитать началом расчетного периода для отпускных не дату принятия на работу (если это не первое число месяца), а первое число следующего за приемом на работу месяца.
Чтобы исключить такую ошибку, ведите учет в 1С:Зарплата и управление персоналом. Программа сама выставляет начало и окончание расчетного периода (дата приема на работу в примере — 13.01.2025).
По всем возникающим вопросам, связанным с работой в 1С:ЗУП, обращайтесь за консультацией в Scloud. Опытные специалисты помогут без ошибок отразить в программе вашу конкретную ситуацию.
Неправильное количество отработанных дней в расчетном периоде
Такое может произойти, если у работника в его период для расчета суммы отпускных попало время, которое исключается из расчета: больничный, предыдущий очередной основной отпуск, отпуск за свой счет.
С больничными и основными отпусками сложнее ошибиться, а вот если сотрудник брал один или несколько дней за свой счет — этот момент часто упускается из виду. В крупных организациях четко соблюдается правило, что заявление на отпуск нужно подать за 2 недели до начала. Так у бухгалтера есть время проверить все данные за расчетный период.
Однако именно отпуск за свой счет берется неожиданно, по вдруг возникшим семейным или личным обстоятельствам. Такое бывает сложно учесть, когда отпуск начинается с первого числа месяца, а сотрудник, например, 29 и 30 число предшествующего отпуску месяца взял за свой счет.
В этой ситуации отпускные не только рассчитаны, но и выплачены, как минимум, за три дня до начала отпуска. Когда бухгалтер узнает о днях за свой счет у сотрудника, ему придется пересчитывать отпускные, делать в расчетах соответствующие корректировки.
Чтобы велся учет отпусков без оплаты, программу нужно настроить: вкладка Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний — раздел Отпуска.
Количество дней, взятые без сохранения оплаты с разрешения работодателя, могут скорректировать расчетный период. Если таких дней не более 14 (ст. 121 ТК), это не влияет на рабочий год сотрудника. Дни, взяты свыше, смещают окончание расчетного периода.
Некорректный учет выплат, которые влияют на расчет среднего заработка
Неправильная настройка премий. Наиболее вероятная причина, потому что премии могут полностью или частично включаться в расчет среднего заработка. Также иные выплаты, которые не должны входить в расчет, из-за неверной настройки могут попасть в него.
Премии годовые и не только могут начисляться как с учетом отработанного времени, так и без. Если отработанное время учитывается, то они в полном объеме участвуют в расчете среднего заработка. Если же премия назначена без учета времени, которое отработал сотрудник, то входит она в расчет частично.
При создании документа начисления премии нужно внести ее вид. Тогда и создайте нужный вам вид и укажите на вкладке Средний заработок тип отражения в расчете.
Не учтена начисленная сотруднику премия. Такая ситуация наиболее вероятна, когда отпуск начинается с первого числа месяца. В программе 1С:ЗУП в таком случае можно при начислении отпускных рассчитать предыдущий месяц. Но отпускные нужно выдать минимум за 3 дня до начала отпуска, и неизвестно, отработает сотрудник этот месяц полностью или нет.
Корректнее сделать расчет без учета предшествующего отпуску месяца. Может случиться, что за этот предшествующий месяц будет еще и премия начислена. Тогда однозначно пересчета не миновать.
Как же действовать в ситуации, когда отпуск начинается с 1-го числа? Создайте начисление отпуска (вкладка Зарплата — Отпуска). В примере отпуск начинается 1 августа. Планируемая дата выплаты 28.07, поэтому в расчет оплата за июль не вошла.
Сформируйте на основании этого документа выплату, какая предусмотрена в вашей организации. Программа позволяет произвести выплату через кассу или на банковский счет.
По окончании июля рассчитайте зарплату за этот месяц. Также за июль была начислена премия. Если открыть начисление отпускных, появляется надпись о том, что нужно пересчитать.
Также есть надпись, что если хотите сохранить исходный документ, то нужно это сделать по кнопке Исправить. После перерасчета начисления исходный документ на отпуск будет выглядеть так — документ не редактируется. Он останется как доказательство изначального начисления отпускных.
Вместо исходного сформируется новый расчет суммы отпускных, на основании которого сделайте сотруднику доплату. В документе указано, что он является исправлением исходного расчета, и сообщение о том, за какие месяцы использован заработок для расчета.
Если в документе Отпуск нажать на Карандаш возле суммы Средний заработок, то можно подробно увидеть данные, которые участвовали в его расчете.
Иные ошибки при расчете отпускных
Рассмотренные причины не единственные, из-за которых могут возникнуть ошибки в начислениях отпускных. Эти причины не так часто встречаются, но они имеют место быть.
Определение статуса налогового резидента. Далеко не в каждой компании трудятся нерезиденты РФ. Но как только у работника меняется статус на резидента РФ либо смена происходит в обратную сторону, этот факт нужно отразить в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
Первое, что нужно сделать, — это в личной карточке работника поменять статус и указать дату, с которой он действует. Далее пересчитать НДФЛ, если это необходимо. Если смена идет с нерезидента на резидента, то в последующих начислениях засчитывать уплаченный НДФЛ по ставке 30% за время нерезидентства в счет уплаты по ставке 13% (15%) за время со статусом резидент.
Тут важно правильно определить дату смены статуса, потому что это влияет не только на НДФЛ, но и на расчет отпускных. За тем, как правильно отразить все операции в программе, связанные со сменой статуса, обратитесь за консультацией в Scloud. Специалисты подскажут, как отразить оставшуюся на конец года незачтенной сумму подоходного налога в 6–НДФЛ и каким документом списать этот остаток в программе.
Не учитывается индексация. Тут важно понимать, что индексация — это повышение окладов по организации всем без исключения. Она влияет на расчет среднего заработка и, следовательно, отпускных.
Если же, например, повышение окладов произошло в одном отделе, это уже не считается индексацией, и такое повышение влиять на средний заработок не будет. Как правильно в 1С:ЗУП отразить индексацию, подскажут консультанты по работе с программой компании Scloud.
Резюме
Это далеко не полный перечень ситуаций, из-за которых возникают ошибки в рассчитанных суммах за отпуск. Во многом корректность начисления зависит от настройки данных в программе, правильной последовательности формирования документов и выбора документа для отражения той или иной операции. С этим вам помогут консультанты Scloud — обращайтесь к ним по вопросам работы в программе. Это позволит вам избежать многих ошибок в расчете отпускных и не только.
Вам остается только следить за достоверностью информации о сотрудниках и вовремя вносить в нее изменения. Также своевременно обновлять программу. Хотя пользователям облачной версии об этом не нужно заботиться — конфигурации обновляются автоматически.
Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!
Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат
Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFHUA66L
Начать дискуссию