Расчетный листок по заработной плате в 2026-2027 годах: форма, когда и как выдавать

Расчетный листок по зарплате, часто называемый «расчеткой», — документ, в котором работодатель расшифровывает для сотрудника все начисления и удержания за соответствующий период, отражает итоговую сумму заработка к выплате.

Выдавать «расчетки» необходимо всем сотрудникам, работающим по трудовым договорам. Этот документ помогает понять работнику, как сформировалась полученная сумма — из каких видов начислений состоит его зарплата и какие вычеты из нее сделал работодатель.

Физлицам, с которыми заключены договоры ГПХ, выдавать расчетные листки не нужно, так как отношения с ними не относятся к сфере трудовых.

Форма расчетного листка не утверждена законом, его шаблон можно разработать самостоятельно. В ст. 136 ТК прописано, какой минимум информации обязательно должен включать этот документ:

• составные части причитающейся сотруднику заработной платы за соответствующий период — оклад, премии, надбавки, доплаты;

• размеры других начислений работнику — компенсаций за нарушение сроков выплаты зарплаты, отпускных, выплат при увольнении, больничных за первые три дня болезни;

• размеры и основания удержаний, произведенных из начисленных сотруднику сумм — НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, взносы по добровольному страхованию;

• общая сумма, подлежащая выплате.

Каждый вид выплаты указывайте отдельной строкой. Если помимо оклада или тарифной ставки сотрудникам начисляют премии, доплаты за сверхурочную работу, за вредные условия труда, за работу в выходные и праздники, за ночные смены, объединять их и отражать общей суммой в одной строке нельзя. Суммы северных надбавок и районных коэффициентов сотрудников, работающих на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях, тоже отражайте отдельно (определения Восьмого кассационного суда от 18.05.2021 № 88-7127/2021, от 12.05.2026 № 88-8062/2026).

Что включить в структуру зарплатного листка:

• В верхней части документа укажите наименование работодателя, ФИО и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, расчетный период — месяц и год. Можно отразить размер оклада или тарифной ставки работника.

• Сведения о начислениях и удержаниях лучше оформить в виде таблицы. Из нее должно быть понятно, какой была сумма задолженности работодателя перед сотрудником за предыдущий и за текущий месяц, какие виды выплат, за какой период и в какой сумме начислили, в какой сумме и за что сделали удержание.

Если ваша учетная программа содержит форму расчетного листка, можно использовать ее, но предварительно убедитесь, что она соответствует требованиям ТК и вашим потребностям. Возможно, в нее придется добавить некоторые показатели для удобства и большей информативности.

Примерная форма расчетного листка может выглядеть так:

Утвердите форму приказом руководителя — это может быть отдельный приказ или приказ о дополнении учетной политики с приложением шаблона расчетного листка. Если в компании есть профсоюзный орган, форму предварительно согласуйте с учетом его мнения.

Приказ можно составить в таком виде:

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, обычно это аванс и основная часть зарплаты. Но это не значит, что расчетные листки нужно выдавать при каждой выплате.

По мнению Роструда, достаточно передавать расчетные листки сотрудникам только при окончательном расчете за отработанный месяц, включая в него все начисления за период. Если, например, в компании 20 числа платят аванс, а 5 числа следующего месяца — основную часть зарплаты, работник должен получать свою «расчетку» ежемесячно 5 числа в день выплаты основной части зарплаты за прошедший месяц.

Увольняющиеся работники получают свой последний расчетный листок в день увольнения. В него нужно добавить все заключительные выплаты (зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) и удержания.

Переход на обязательный ЭПД с 1 сентября 2026 года

Узнайте важные нюансы про обмен электронными перевозочными документами

Узнать про ЭПД

В ст. 136 ТК не указан точный способ передачи расчетных листков сотрудникам — лишь подчеркивается, что такое извещение должно быть письменным.

Каким образом направлять расчетки, работодатель устанавливает самостоятельно своим локальным актом. При этом следует учитывать мнение Минтруда и Роструда: способ передачи расчетных листков зависит от наличия у работодателя кадрового электронного документооборота (КЭДО), предусмотренного ст. 22.1 – 22.3 ТК (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, информация Роструда от 25.01.2023).

Расчетные листки выдают:

• При отсутствии КЭДО: на бумаге или в виде файла (без электронной подписи) на личный e-mail сотрудника. Для отправки на личную почту необходимо получить письменное согласие работника.

• При внедренном КЭДО: только в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Соответствующий способ передачи листков закрепите в трудовом, коллективном договоре или другом локальном акте.

Чтобы иметь подтверждение, что сотрудник получил «расчетку»:

• сохраняйте на сервере уведомления о получении электронных листков, отправленных на e-mail работников;

• храните квитанции о получении «расчеток», если направляете их через КЭДО;

• ведите «Журнал учета выдачи расчетных листков», если выдаете их на бумаге под роспись.

Нет, нельзя. Работодатель обязан сообщать сотрудникам о составе зарплаты и других выплатах (ст. 136 ТК). Отменить эту обязанность коллективным договором или другим локальным актом не получится, даже если сотрудники будут согласны (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).

Закон не обязывает это делать. Но при желании работодатель может выделить в форме «расчетки» отдельную строку для таких выплат (письмо Роструда от 19.02.2025 № ПГ/01345-6-1).

Отсутствие расчетных листков по зарплате — прямое нарушение трудового законодательства. На первый раз за него последует предупреждение или штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП):

• 1 000 – 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП;

• 30 000 – 50 000 руб. — для компаний.

Повторное такое нарушение обойдется сильно дороже (п. 2 ст. 5.27 КоАП):

• 10 000 – 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП (должностным лицам могут заменить дисквалификацией на 1–3 года);

• 50 000 – 70 000 руб. — для компаний.

Такое же наказание будет, если выдаете «расчетки» по неутвержденной форме (постановление ВС от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Такой журнал необходим, чтобы фиксировать факт выдачи бумажных «расчеток» — сотрудники подтверждают их получение на руки своей подписью. Оформляйте его в виде таблицы, в которой должны быть данные:

• ФИО, должность работника;

• период, за который выдан листок;

• дата выдачи;

• подпись работника в получении.

Шаблон формы утвердите локальным актом.

Форма журнала может выглядеть так:

Читайте также:

• Страховые взносы и НДФЛ за иностранных сотрудников в 2026 году

• Налоги и страховые взносы по договору ГПХ в 2026 году: размер, кто платит, отчетность

• Как рассчитать безопасную долю вычетов по НДС в 2026–2027 году: инструкция для бухгалтера

Реклама: «СервисКлауд», ИНН 7104516184, erid: 2W5zFHT632R