Оплата командировок в 2026 году: что изменила налоговая реформа

С 1 января 2026 года законодатели дополнили перечень командировочных расходов, с которых не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Необлагаемые НДФЛ выплаты работникам по служебной командировке перечислены в ст. 217 НК. К ним относятся:

• суточные в пределах лимита;

• расходы на проезд до аэропорта, вокзала;

• аэропортовые, комиссионные и туристические сборы;

• оплата за провоз багажа;

• стоимость найма гостиницы или другого жилого помещения;

• оплата услуг связи — телефон, интернет и т. д.;

• расходы на получение виз, оформление дипломатического паспорта;

• траты на обмен валюты.

С начала 2026 года в этот перечень добавили еще один вид расходов — затраты по оформлению полиса ДМС (добровольного медицинского страхования), который обязателен для въезда на территории зарубежных стран и пребывания там в период служебной командировки.

Минфин и прежде считал, что расходы на обязательный полис ДМС для получения визы не должны облагаться НДФЛ, а теперь это положение официально закрепили в Налоговом кодексе (письмо Минфина от 26.05.2025 № 03-04-05/51609, пп. «а» п. 37 ст. 2 закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ).

Также на расходы по оформлению полиса ДМС для въезда в иностранное государство и нахождения там в период командировки не нужно начислять обязательные страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК).

Обратите внимание. Если оформление медицинского полиса не связано непосредственно с получением визы для загранкомандировки, из суммы возмещения сотруднику нужно удержать НДФЛ и начислить на него страховые взносы.

Нормы необлагаемых суточных в 2026 году остались прежними. Но, начиная с 2025 года, действует прогрессивная шкала НДФЛ и превышение лимита суточных стало обходиться физлицам дороже.

Лимиты суточных в 2026 году (ст. 217 НК):

• 700 рублей в день — в командировках по России;

• 2 500 рублей в день — в командировках за рубеж;

• 8 480 рублей в день — в командировках в новые регионы (в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области) работников, которые обеспечивают жизнедеятельность населения, восстанавливают объекты инфраструктуры.

Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно. Если он больше лимита, сумму превышения нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Прогрессивная шкала НДФЛ включает ставки — 13%, 15%, 18%, 20%, 22%. Если в командировку направляется высокооплачиваемый сотрудник, доход которого с начала года превысил 2,4 млн рублей, сверхнормативные суточные будут облагаться по соответствующей повышенной ставке НДФЛ 15%–22%.

Превышающие лимит суточные, как и прежде, облагаются страховыми взносами, но теперь многие страхователи будут платить больше.

В рамках налоговой реформы с 2026 года отменили пониженный тариф страховых взносов для субъектов МСП — 30% с части выплаты в пределах 1,5 МРОТ и 15% с остальной части выплаты. Он остался доступным только для представителей приоритетных отраслей — производство, обработка, транспорт, электроника и т. п. 

Остальные представители малого и среднего бизнеса с 1 января 2026 года должны применять основной единый тариф 30%. Соответственно сумма взносов с выплат сотрудникам, включая сверхнормативные суточные, для субъектов МСП из отраслей, не относящихся к приоритетным, тоже вырастет.

Повышение ставки НДС на 2 процента (с 20% до 22%) с 1 января 2026 года привело к росту цен на услуги, связанные с командировками. Это касается, в том числе, стоимости:

• проездных билетов, на которые не распространяется льготная ставка;

• питания, постельного белья и других дополнительных услуг в транспорте, облагаемых по основной ставке 22%; 

• прочих услуг, связанных с командировкой сотрудника, если они облагаются по основной ставке НДС 22%.

В результате общая сумма командировочных расходов тоже выросла за счет повышения НДС.

Работодатели, которые сами платят НДС по основной ставке 22%, вправе принять налог, входящий в командировочные расходы, к вычету, если соблюдены все необходимые для этого условия (ст. 171 НК).

Когда принимаете к вычету «входящий» налог по командировкам, учитывайте следующее:

• В проездных билетах должна присутствовать детализация НДС: отдельно — по перевозке пассажира и отдельно — по дополнительным услугам. Если в билете указана лишь общая сумма НДС, это может затруднить принятие налога к вычету.

• Когда проезд и проживание в командировке оплачивает работодатель, для вычета обязательно наличие счетов-фактур от перевозчиков и гостиницы. НДС, выделенный в электронном проездном билете, допускается принимать к вычету без счета-фактуры (письмо Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/3198).

• Когда сотрудник оплачивает расходы самостоятельно, принять к вычету НДС можно при наличии чека ККТ или БСО с выделенной в них суммой налога. 

• Расходы на питание в ресторане и дополнительные сервисы гостиницы (бассейн, тренажерный зал и т. п.) не дают права на вычет НДС. Это правило действует даже тогда, когда гостиница включает такие услуги в общий счет за проживание. 

В стоимость оказанных услуг при найме жилья в командировке с 2025 года может включаться туристический налог (глава 33.1 НК).

Ставки турналога устанавливают местные власти. Их размер не должен превышать предельные значения, установленные НК. При этом ставки налога ежегодно повышаются на 1% и вырастут до 5% к 2029 году.

Если в 2025 году предельная ставка составляла 1%, то в 2026 регионы вправе повысить ее уже до 2% от стоимости оказанных услуг без НДС. Минимальный размер налога прежний — 100 рублей за сутки проживания (ст. 418.5, п. 1 ст. 418.7 НК).

ИП или компания, которая предоставила работнику услуги временного проживания, должна выдать ему счет на оплату, кассовый чек или бланк строгой отчетности, в котором туристический налог выделен отдельной строкой.

Сумму налога вместе с расходами на проживание работодатель возмещает сотруднику на основании его авансового отчета, к которому приложены подтверждающие документы (ст. 168 ТК).

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

На командировочные расходы и их налогообложение в 2026 году напрямую повлияли изменения в НК:

• Рост ставок НДФЛ ощутим для сотрудников, чей доход превышает 2,4 млн рублей в год. По повышенным ставкам от 15% до 22% облагаются суточные, превышающие установленные нормы.

• Субъектам МСП (кроме представителей приоритетных отраслей) теперь нужно платить больше страховых взносов со сверхнормативных суточных. Для них отменили льготный тариф 15% с дохода свыше 1,5 МРОТ.

• От НДФЛ и страховых взносов освободили расходы по оформлению полиса ДМС, обязательного при получении визы для командировки за рубеж.

• Повышение основной ставки НДС до 22% увеличило нагрузку на работодателей, которые не могут принять к вычету «входящий» налог. Это ИП и компании, освобожденные от уплаты НДС, упрощенцы, применяющие ставки НДС 5% и 7%.

• Максимальная ставка туристического налога в 2026 году выросла вдвое — 2% вместо 1%, и если местные власти повысили ставки, проживание в командировке станет дороже.

Сэкономить на командировках, пока налоговые ставки и цены на тревел-услуги растут, а также избежать ошибок и штрафов в налоговом и бухгалтерском учете поездок поможет онлайн-сервис Smartway:

• Формируйте закрывающие документы по каждой командировке автоматически в личном кабинете.

• Получайте оригиналы документов по ЭДО или по электронной почте почте.

• Используйте автозаполнение и интеграцию с сервисами «1С», чтобы не тратить время на ввод показателей вручную и снизить риск ошибок.

• Сэкономьте до 3 рабочих часов в неделю на проверке отчетности по командировкам.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFK1B8rU