Даже при отлаженном процессе оформления командировок у кадровых отделов регулярно возникают спорные ситуации: как продлить поездку, какие документы проверить и как избежать ошибок в оформлении.
Несколько таких ситуаций ко Дню кадровых специалистов разобрала Наталья Терентьева, директор юридического департамента Smartway Travel Group.
Вопрос № 1: какие документы особенно важно проверить до командировки?
Ответ эксперта: чаще всего проблемы возникают не из-за отсутствия документов, а из-за несоответствий между ними.
Например, в приказе указывают одни сроки поездки, а билеты оформлены на другие даты. Или цель командировки прописана слишком формально и не отражает реальную задачу сотрудника. Бывают ситуации, когда кадровая служба использует старые шаблоны документов, которые уже не учитывают последние изменения законодательства.
Также важно заранее проверить, действует ли в компании актуальное Положение о командировках. Во многих организациях документ формально существует, но не обновлялся несколько лет и уже не соответствует реальным процессам внутри компании. Такие мелочи чаще всего становятся причиной вопросов со стороны сотрудников, бухгалтерии или проверяющих органов.
Вопрос № 2: всегда ли нужно оформлять вызов дистанционного сотрудника как командировку?
Ответ эксперта: нет, но в большинстве случаев работодателю важно оценить, соответствует ли поездка признакам служебной командировки.
Если сотрудник работает удаленно из другого города, а компания вызывает его в офис для выполнения рабочих задач, такую поездку часто оформляют именно как командировку. Однако работодатели иногда считают подобные вызовы частью обычного рабочего процесса и не оформляют необходимые документы.
Позже это может привести к спорам. Например, сотрудник может потребовать компенсацию расходов на дорогу и проживание или оспорить порядок оформления поездки.
Судебная практика по таким ситуациям уже есть, поэтому кадровым специалистам важно заранее оценивать риски и фиксировать условия поездки документально.
Больше примеров документов и сложных ситуаций Наталья Терентьева разобрала в книге для кадровых специалистов. В ней собрали рекомендации по оформлению командировок по ТК, примеры внутренних документов, разбор спорных ситуаций и изменения, которые кадровым специалистам важно учитывать в 2026 году.
Вопрос № 3: можно ли продлить командировку без новых документов?
Ответ эксперта: такое происходит часто, особенно если сотруднику срочно меняют задачи или переносят обратный рейс. Но устных договоренностей в таких ситуациях недостаточно.
Если сроки поездки изменились, кадровой службе лучше зафиксировать продление документально — например, дополнительным приказом или служебной запиской. Иначе позже могут возникнуть сложности с подтверждением расходов, оплатой дней командировки или учетом рабочего времени сотрудника.
Вопрос № 4: в каких случаях сотрудник может отказаться от командировки?
Ответ эксперта: некоторые категории сотрудников нельзя направлять в поездки без соблюдения дополнительных требований.
Например, беременных женщин запрещено отправлять в служебные поездки, а для сотрудников с детьми, сотрудников с инвалидностью и ряда других категорий может потребоваться письменное согласие или отсутствие медицинских противопоказаний. Такие гарантии предусмотрены Трудовым кодексом, в том числе статьями 203, 259 и 264 ТК.
Кадровые специалисты часто узнают о таких нюансах уже после оформления поездки — когда сотрудник отказывается подписывать документы или оспаривает действия работодателя. Поэтому перед оформлением командировки важно не только подготовить документы, но и проверить, нет ли ограничений для конкретного сотрудника.
Как оформлять командировки в 2026
Что нового в документах и как работать с персональными данными сотрудников, расчетом суточных, чтобы избежать трудовых споров
Вопрос № 5: какие ошибки кадровики допускают чаще всего?
Ответ эксперта: обычно проблемы возникают там, где процессы внутри компании формально существуют, но фактически не синхронизированы между собой.
Например, кадровая служба оформляет одни сроки поездки, бухгалтерия получает другие документы, а руководитель устно согласовывает сотруднику дополнительные дни командировки. В результате появляется путаница в документах, расходах и сроках.
Еще одна распространенная проблема — использовать устаревшие локальные акты. После изменений 2025–2026 годов компаниям важно пересматривать внутренние положения, шаблоны документов и формулировки, связанные с командировками.
Кадровым специалистам также приходится разбираться с больничными в командировке, отменой поездок, опозданиями на рейсы и спорами по подотчетным средствам.
Разбор таких ситуаций, образцы документов и рекомендации по оформлению командировок по ТК и собрали в книге «Командировки без ошибок: оформление, документы и трудовые споры в 2026 году».
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJshird
Комментарии
2Где кадры, а где подотчетные средства...
Реально, у всех этим кадры занимаются?
Написано со спорами по подотчетным средствам. Кадры в приказе ставят одни сроки, они меняются, кадры не в курсе, не вносят изменения, сотрудник приносит подотчет на "внеприказные" даты в бухгалтерию и начинается ор.