Даем пошаговый алгоритм, как составить план командировок и его образец, чтобы вы не тратили время на разработку с нуля.
Что такое план командировок и зачем он нужен
План командировок — это внутренний документ компании, где указаны сроки служебных поездок сотрудников на определенный период. Чаще всего график командировок составляют на квартал или на год.
Планирование командировок помогает решить сразу три задачи:
Бюджетирование. Каждая поездка стоит денег: билеты, гостиница, суточные. План позволяет рассчитать расходы заранее и не выйти за рамки бюджета.
Организация труда. Чтобы поездки одного сотрудника не пересекались по времени с другими его командировками или отпуском, и работа в офисе не вставала.
Согласование с бухгалтерией и отделом кадров. На каждую командировку нужно составить приказ, рассчитать средний заработок и перечислить суточные. План помогает не делать этого в спешке.
Составляет план непосредственный руководитель отдела, сотрудники которого ездят в командировки. Затем план согласовывают с директором компании и передают в бухгалтерию и отдел кадров.
Автоматизировать процесс планирования командировок и бронирования можно с помощью сервиса Smartway — подробнее здесь.
Как составить план командировок на год: пошаговая инструкция
Шаг 1. Определите цели поездок
В плане нужно четко указать, зачем сотрудника направляют в командировку. Например, провести аудит филиала, переговоры с поставщиком или участвовать в выставке. Чем точнее описана цель, тем меньше вопросов у ФНС при проверке расходов.
Шаг 2. Соберите заявки от руководителей подразделений
Каждый руководитель подает предложения по командировкам своих сотрудников на планируемый период. В заявке нужно обосновать необходимость поездки и указать примерные сроки.
Шаг 3. Согласуйте бюджет
Бухгалтерия оценивает предстоящие затраты: проезд, проживание, суточные.
Чтобы точно знать, сколько будет стоить размещение сотрудников, удобно использовать сервис Smartway — он помогает бронировать гостиницы для юрлиц и контролировать расходы на каждом этапе.
Шаг 4. Утвердите план у руководителя
После согласования всех деталей план подписывает директор компании. Без его подписи документ не имеет юридической силы.
Шаг 5. Передайте план в кадровую службу и бухгалтерию
Сотрудники отдела кадров будут оформлять приказы на каждую поездку, бухгалтеры — рассчитывать выплаты. Если план составлен заранее, они смогут распределить нагрузку и выполнить все задачи в срок.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Образец плана командировок на год
Унифицированной формы документа нет. Каждая компания разрабатывает свой бланк. Рекомендуем включить такие столбцы:
порядковый номер записи в плане;
ФИО и должность сотрудника;
цель командировки;
место назначения;
сроки (даты выезда и возвращения);
количество дней;
планируемые расходы;
примечание.
Пример оформления:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
__________________ И.И. Иванов
«01» февраля 2026 г.
ПЛАН КОМАНДИРОВОК СОТРУДНИКОВ ООО «Компания» на 2026 год
№ | ФИО | Должность | Цель | Место | Сроки | Дней | Планируемые расходы, руб. | Примечание |
1 | Иванов И.И. | Ведущий инженер | Переговоры с ООО «ТехноСнаб» | Москва | 10.03–12.03.2026 | 3 | 45 000 | |
2 | Петрова А.С. | Начальник отдела продаж | Участие в выставке | Санкт-Петербург | 15.04–18.04.2026 | 4 | 62 000 |
Как вносить изменения в план
В течение года появляются новые задачи, партнеры, контракты. Если нужно добавить командировку, которая не была запланирована, издают приказ о включении поездки в план. Этот распорядительный документ подписывает директор, и он становится основанием для корректировки уже утвержденного плана.
Если изменение затрагивает бюджет, необходимо дополнительное согласование с бухгалтерией.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Практические советы для работодателя
План не обязателен по закону, но на практике он спасает от хаоса при подготовке поездок. Если сотрудники часто отправляются в командировки, лучше утвердить план заранее, чтобы избежать срыва сроков и контролировать бюджет.
Закрепите порядок составления и утверждения плана в локальном акте, например в Положении о командировках. Это упростит работу и снизит риски.
Срок командировки определяет работодатель с учетом сложности и объема задания. Закон не ограничивает длительность поездки, если сотрудник не иностранец и его работа не носит разъездной характер.
Днем выезда считают дату отправления сотрудника из места постоянной работы, днем приезда — дату возвращения.
Чтобы не держать все детали по командировкам в голове и не тратить часы на отчеты, используйте платформу Smartway. Она автоматизирует планирование поездок, помогает контролировать бюджет и формировать документы для бухгалтерии. Расходы сотрудников всегда будут под контролем, а вы сэкономите время на рутинных задачах.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJVk4iu
