Как продлить командировку: пошаговая инструкция

Теперь задача компании — оформить продление так, чтобы у проверяющих не было вопросов ни к расходам, ни к отсутствию на рабочем месте. Разбираем, что делать и в каком порядке.

Предельный срок поездки закон не устанавливает. Работодатель определяет его сам с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 постановления № 501). Изменить дату окончания командировки он тоже вправе своим решением.

Обычно согласие на продление не требуется. Руководитель издает приказ, сотрудник остается на месте. Если сотрудник отказывается без уважительных причин, это нарушение трудовой дисциплины.

Исключение — сотрудники, которых нельзя направить в поездку без письменного согласия по статьям 259 и 264 ТК. Они вправе отказаться и от продления, наказать их за это нельзя.

Порядок такой:

1. Согласуйте новые даты с сотрудником и его руководителем.

2. Получите служебную записку с обоснованием, пишет ее инициатор продления поездки.

3. Издайте приказ о продлении срока командировки.

4. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. 

5. Перебронируйте обратные билеты и продлите проживание.

Последний шаг лучше не откладывать: чем ближе дата выезда, тем дороже обмен. На платформе для командировок можно купить жд билеты на юр лицо и оформить корпоративное бронирование авиабилетов по безналичному расчету.

Основание для продления — служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится командированный. Инициатором может быть и сам сотрудник: тогда он направляет заявление по электронной почте или через кадровый электронный документооборот.

Служебную записку составляют в произвольной форме по общим правилам делового документооборота. В ней указывают:

• данные сотрудника (ФИО, должность);

• первоначальные сроки командировки;

• причины, по которым необходимо продлить поездку;

• предлагаемые новые даты окончания.

К служебной записке можно приложить документы, подтверждающие необходимость продления: справку об отмене или задержке рейса, больничный лист, письмо от контрагента или партнера.

Обычно компания разрабатывает бланк сама или берет готовый образец приказа о продлении командировки и утверждает его как свой. Новый приказ о направлении в командировку издавать не нужно. В документе обязательно прописывают:

• ФИО и табельный номер сотрудника;

• первоначальную дату возвращения из поездки;

• новый срок возвращения;

• причину изменения дат;

• размер дополнительного аванса.

Если точной даты нет — например, аэропорт не работает из-за погодных условий  и неизвестно, когда возобновят вылеты, — можно указать формулировку «до восстановления транспортного сообщения». Так не придется переиздавать приказ каждый день.

Приказ подписывает руководитель организации. С документом знакомят и сотрудника — тоже под подпись. Пока он в другом городе, ему отправляют скан по электронной почте, а подпись ставят после возвращения.

Корпоративное такси для бизнеса

Помогаем компаниям заказывать такси для сотрудников в 2 клика с оплатой со счета Smartway и полной отчетностью. Удобный контроль за расходами на корпоративные поездки для бизнеса и организаций по всей России

Получить доступ

Пока сотрудник остается в командировке, он тратит деньги на гостиницу и еду. Работодатель обязан компенсировать эти затраты с помощью аванса на проживание и суточных (ч. 1 ст. 168 ТК).

Когда продлевают командировку, пересчитывают:

• суточные за дополнительные дни, их платят за каждый календарный день, включая выходные и праздники (п. 9 Положения № 501, ст. 168 ТК);

• оплату проживания за лишние ночи;

• зарплату за рабочие дни продления — по среднему заработку, как и за обычные командировочные дни.

Если дополнительные дни выпали на праздничные выходные, оплата идет в двойном размере. А если сотрудник болел, то дни нетрудоспособности оплачивают по правилам больничного.

Документы, которые подтверждают причину задержки, нужно сохранить. Например, скриншот уведомления о переносе вылета от авиакомпании поможет обосновать расходы при проверке.

В программе отдельного документа для продления нет — меняют уже созданный:

1. Зайдите в раздел «Зарплата» или «Кадры», найдите созданный ранее документ «Командировка».

2. Откройте его, нажмите кнопку «Исправить» и поменяйте дату окончания.

3. Проведите документ.

Если расчетный период не закрыт, программа пересчитает оплату автоматически. Если месяц уже закрыт, нужно создать корректирующий документ на основании исходной командировки — программа пересчитает все в следующем отчетном периоде.

Комплект, который понадобится:

Формы у всех четырех документов произвольные — их утверждают внутри компании. Хранят их вместе с приказом о направлении в командировку: тогда комплект по поездке будет полным.

Корпоративное такси для бизнеса

Помогаем компаниям заказывать такси для сотрудников в 2 клика с оплатой со счета Smartway и полной отчетностью. Удобный контроль за расходами на корпоративные поездки для бизнеса и организаций по всей России

Получить доступ

1. Оформляют новую командировку вместо продления. Расчет среднего заработка сбивается, а у проверяющих появляются вопросы к обоснованию расходов.

2. Продлевают поездку задним числом. Приказ, что издали после возвращения сотрудника, не поможет при проверке: он не подтверждает, что сотрудник действительно находился в командировке в эти дни и расходы обоснованы.

3. Не фиксируют ознакомление с приказом о продлении. Устной договоренности мало — нужна подпись сотрудника или подтверждение, что приказ отправлен и получен.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFGgRcRP