5 способов снизить расходы на персонал

Есть два типа расходов на сотрудников — прямые и косвенные. Прямые состоят из зарплатного фонда, налогов, страховых взносов, оплаты отпусков и больничных. Косвенные расходы включают в себя рабочее место сотрудника, оплату аренды помещения, коммунальные услуги, оборудование и ПО, соцпакет и другие бонусы. 

Управляя ресурсами грамотно, можно оптимизировать расходы на персонал. И среди способов — не только сокращение сотрудников или их зарплат. 

Если делегировать часть работы фрилансерам, можно сосредоточиться на главных задачах бизнеса. С внештатными IT-специалистами, копирайтерами, видеографами и инфлюенсерами можно сотрудничать как с самозанятыми или заключить договор ГПХ. Важно соблюсти несколько условий, чтобы у трудовой инспекции и ФНС не возникло претензий к компании:

• Убедитесь, что ваши отношения нельзя переквалифицировать в трудовые. Например, чтобы нанять бывших сотрудников в качестве самозанятых на ГПХ, должно пройти не меньше двух лет (п. 8 ст. 6 № 422-ФЗ).

• Пропишите в договоре ГПХ все этапы проекта и условия принятия работы: конкретные задачи и их объем, сроки выполнения, цену и порядок оплаты. При этом избегайте формулировок о должностных инструкциях и обязанностях, соблюдении рабочего графика, предоставлении выходных дней, оплате больничных и отпускных.

Чтобы внедрить удаленный формат работы в компанию, которая переходит на него впервые, потребуется время на подготовку. Нужно продумать организационные аспекты и учесть возможные риски, но это решение точно позволит уменьшить расходы несколькими способами. Среди них:

• Более дешевая аренда. Компания может арендовать помещение с меньшей площадью или полностью закрыть офис для перехода на полностью удаленный формат, когда все сотрудники работают из дома.

• Снижение трат на воду, электричество и отопление.

• Уменьшение компенсаций за проезд до работы. 

• Онлайн-формат совещаний, тимбилдингов и других встреч. Это уменьшит расходы на командировки и бизнес-мероприятия.

• Снижение трат на мебель и обслуживание рабочих мест сотрудников.

• Экономия на ПО. Некоторые инструменты для командной работы можно заменить на бесплатные: например, WEEEK, Kaiten или YouGile. 

На портале поддержки малого и среднего бизнеса собраны виды помощи, которую государство предлагает небольшим компаниям. Например, можно воспользоваться:

• Антикризисными программы льготного кредитования;

• Поручительством и гарантиями для получения банковского кредита, гарантии или лизинга;

• Освобождением ввозимого оборудования от налога на добавочную стоимость (НДС).

IT-компаниям доступны отдельные меры поддержки: от грантов до налоговых льгот и пониженных ставок по кредитам. Полный список собран в специальном разделе на сайте «Госуслуг». Для получения помощи важно учесть некоторые требования. Например, право на пониженную ставку 7,6% получают только аккредитованные при Минцифры IT-компании, в которых доля профильных доходов составляет не меньше 70%. При этом единый тариф страховых взносов за сотрудников компаний без льготного тарифа до предельной базы составляет 30%, а выше — 15,1%.

Среди рутинной работы HR-специалистов, сотрудников отдела кадров и бухгалтерии достаточно задач, выполнение которых можно автоматизировать. Специальные сервисы позволяют ускорить оформление, упростить документооборот и сосредоточиться на целях бизнеса. С помощью таких платформ можно автоматизировать:

• ведение кадрового учета;

• расчет зарплат и налогов;

• формирование закрывающих документов и составление отчетности;

• расчет с подрядчиками.

Автоматизируйте работу с фрилансерами с Solar Staff

Узнайте, как сократить время на выплаты и оформление в несколько раз

Попробовать

Компании из некоторых сфер бизнеса могут изменить график работы для сотрудников. Например, часть сотрудников непрерывных производств можно перевести на неполный день, а целым отделам сферы обслуживания подходит посменная работа. Это позволит снизить расходы на фонд оплаты труда и оптимизировать время. 

Вместо фиксированной зарплаты и графика 5/2 можно рассмотреть:

• Сменный график. Например, для сотрудников крупных колл-центров, работников химических производств, корреспондентов ночной службы новостей.

• Частичную занятость — для студентов, незагруженных сотрудников и тех, кому важен гибкий график. 

• Проектную оплату, если специалисту удобнее получать вознаграждение за выполненную задачу. В этом случае сотрудничество оформляется по договору ГПХ.

Важно: удостоверьтесь, что тип договора с сотрудником соответствуют требованиям налогового законодательства. Это нужно сделать до того, как внедрить новый формат смен или графика, чтобы у трудовой инспекции и ФНС не возникли претензии.

Практическое руководство по экономии на персонале — тенденции 2025

Проверенные способы оптимизации расходов, эффективные методы работы с внештатными сотрудниками, советы для безопасных массовых выплат исполнителям: как избежать налоговых и юридических рисков

Получите три материала с практическим руководством от лидеров рынка альтернативной занятости в России

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Солар Стафф Рус», ИНН 7733228841, erid: 2W5zFGGcjUt