Самое главное:
Путевой лист на директора нужен не всегда. Его оформляют, если руководитель перевозит пассажиров, багаж или грузы, в том числе для нужд компании.
Если директор ездит один и ничего не перевозит, путевой лист по транспортному законодательству необязателен.
Расходы на топливо можно подтвердить путевым листом или другими документами, из которых видны маршрут, график поездок, пробег и связь расходов с деятельностью компании.
Путевой лист компания вправе составлять в бумажном или электронном виде.
Всегда ли директору нужен путевой лист
Путевой лист на директора составляют не всегда. Все зависит от того, как компания применяет авто.
Путевой лист обязателен, если ТС доставляет пассажиров, багаж или грузы, в том числе для собственных нужд компании (ч. 1, 2 ст. 1, п. 13 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и пп. 2 п. 7 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Это правило относится и к директору. Если он везет сотрудников на встречу, забирает представителя контрагента, перевозит товар, оборудование, документы или другое имущество компании, путевой лист понадобится. Если директор управляет авто сам и не перевозит пассажиров, багаж или грузы, путевой лист необязателен.
Отсутствие обязанности составлять документ не отменяет требований налогового учета. Если компания оплачивает ГСМ, ремонт или обслуживание автомобиля, ей нужно подтвердить связь затрат с деятельностью фирмы. В такой ситуации компания может использовать путевой лист как документ для подтверждения расходов.
В какой форме составлять путевой лист
Типовой формы документа нет. Компания может разработать бланк сама. Главное — указать в нем всю установленную законом информацию:
срок действия;
данные лица, которое составляет документ;
сведения об авто, водителе, виде перевозки и виде сообщения;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
отметки о медосмотре и техническом контроле.
Также можно вносить дополнительные данные об особенностях транспортировки багажа и пассажиров (ч. 3, 4 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Состав данных и порядок составления путевого листа устанавливает приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390.
За основу можно взять форму № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», которая утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Требуется ли директору предрейсовый медосмотр
В путевом листе указывают сведения о предсменном, предрейсовом и послесменном, послерейсовом медосмотре водителя, если такие осмотры обязательны по закону (пп. 2 п. 6 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Закон о безопасности дорожного движения обязывает бизнес проводить обязательные медосмотры водителей ТС. Но функцию водителя выполняет не любой работник, который иногда садится за руль. Это сотрудник, чьи должностные обязанности предполагают управление машиной на постоянной основе (абз. 6 п. 1 ст. 20, п. 1, абз. 3 п. 3 ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
То, что руководитель управляет авто, само по себе не делает его водителем по трудовой функции, если:
работа директора не предполагает перевозку пассажиров или грузов, а руководитель возит только себя;
директор вправе пользоваться автомобилем, но не обязан постоянно управлять им по должности;
машина предоставлена руководителю как служебный транспорт или социальная гарантия, а не как инструмент выполнения водительской работы.
Поэтому, если директор использует машину для административных поездок, ездит сам, не перевозит пассажиров или грузы, предрейсовый медосмотр для него необязателен.
При этом такой сотрудник необязательно должен трудиться в должности водителя. Суды обращают внимание и на фактические обязанности работника. Например, Верховный суд рассматривал дело, где сотрудника приняли старшим торговым представителем, но по должностной инструкции он должен был посещать клиентов по маршруту, иметь водительские права и стаж вождения. В путевых листах сотрудник значился водителем. В такой ситуации суд согласился, что работник фактически выполнял функцию водителя, поэтому предрейсовые медосмотры были обязательны (постановление ВС от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
Как подтвердить расходы на топливо
Расходы на содержание служебного ТС — это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Для налогового учета нужно подтвердить, что машину использовали в интересах фирмы, расходы экономически обоснованы и подтверждены документами (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК).
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, одних чеков с АЗС недостаточно. Чек подтверждает покупку топлива, но сам по себе не показывает, что поездка была связана с работой фирмы.
На директора, который везет пассажиров или грузы, составляют путевой лист. Вместе с платежными документами об оплате ГСМ путевой лист в этом случае подтверждает расходы на топливо. Если руководитель ездит один, расходы можно подтвердить путевым листом или другими документами, оформленными по закону (письма Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).
Такие документы должны показывать связь расходов с деятельностью компании. Они могут содержать график и маршрут служебных поездок, а также пройденное расстояние в километрах. При составлении документов применяются данные приборов учета и контроля, в том числе ГЛОНАСС или других систем, которые позволяют достоверно определить путь ТС.
Расходы компании, которая не сможет подтвердить, что топливо использовали в служебных целях, контролирующие органы могут исключить из налоговой базы. Если директор использовал оплаченный компанией бензин для личных поездок, у него возникает доход в натуральной форме. С такого дохода нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК).
Можно ли учесть амортизацию автомобиля директора
Амортизацию авто можно учитывать при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 3 п. 2 ст. 253 НК).
Для этого машина должна относиться к амортизируемому имуществу. Это имущество, которое (п. 1 ст. 256 НК):
принадлежит налогоплательщику на праве собственности;
используется для получения дохода;
срок полезного использования — больше 12 месяцев, а первоначальная стоимость — больше 100 тыс. руб.
Автомобиль может использоваться не только для перевозки товаров, сотрудников или клиентов. Если машина применяется директором в предпринимательской деятельности, в том числе в административных целях, амортизация тоже учитывается (п. 1 ст. 257 НК). Отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре само по себе не мешает учесть амортизацию и расходы на ГСМ.
Оформляйте электронные путевые листы и другие транспортные документы через ЭДО Такском-Файлер. Сервис позволяет работать с ЭПЛ, ЭТрН, сопроводительными ведомостями, заказ-нарядами и другими электронными перевозочными документами. Подключите сервис и начните обмен уже сейчас.
Можно ли оформить путевой лист на месяц
Да, можно. Закон не устанавливает максимальный срок, на который оформляют путевой лист. Если документ составляют более чем на один календарный день, то указывают даты начала и окончания срока действия (п. 3 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Главное — заполнить все обязательные реквизиты в документе:
дату и время выпуска автомобиля на линию и возвращения с линии;
показания одометра при выпуске на линию и возвращении;
по каждой смене — дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС, если он обязателен;
по каждой смене — дату, время и результат медосмотра водителя, если медосмотр обязателен;
сведения о водителе и ТС.
Бумажный или электронный путевой лист: что выбрать
Путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде.
Напомним, что с 1 сентября 2026 года участники перевозок должны формировать в электронном формате отдельные документы:
транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки;
ж/д накладную и грузовую накладную при авиаперевозках.
Обязанности перевести путевые листы в цифровой формат пока нет.
При этом электронный путевой лист входит в состав документов, которые могут передаваться в ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД. Цифровой формат удобен, если компания регулярно оформляет транспортные документы или уже переходит на ЭПД.
У электронного путевого листа несколько преимуществ:
не нужно печатать путевые листы и хранить бумажные оригиналы;
документ сложнее потерять — ЭПД хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;
участники работают с одним документом, а изменения видны одновременно;
проще контролировать статусы документов и собирать подтверждения для учета;
меньше расходов на бумагу, печать, курьеров и ручную передачу документов;
контролирующие органы получают сведения из ГИС ЭПД, поэтому у бизнеса становится меньше ручных запросов по перевозкам.
Чтобы работать с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами, нужно выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключить с ним договор. Оператор обеспечивает обмен ЭПД между участниками перевозки и передает сведения в ГИС ЭПД.
Такском — аккредитованный оператор ИС ЭПД. В ЭДО Такском-Файлер можно организовать работу с электронными перевозочными документами: ЭТрН, электронными путевыми листами, заказ-нарядами, сопроводительными ведомостями и др. Подключитесь к сервису, чтобы быстрее оформлять транспортные документы и обмениваться ими с контрагентами.
Пошаговый план перехода на ЭПД: от выбора оператора до работы водителей
Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН, инструкцией по настройке подписей и МЧД, а также чек-листом для контрагентов
Внутри — акционные условия до 31 декабря 2026 акционные условия до 31.12.2026 и бесплатный тест-драйв
Что в итоге
Путевой лист на автомобиль директора нужен не во всех случаях. Если руководитель перевозит пассажиров, багаж или грузы, документ оформляют обязательно. Если директор ездит один по административным делам компании, путевой лист по транспортному законодательству необязателен. При этом документ можно использовать для подтверждения расходов в целях налогообложения.
Формат путевого листа компания выбирает сама — бумажный или электронный. Если бизнес уже переходит на ЭТрН и другие цифровые перевозочные документы, электронный путевой лист удобнее включить в общий транспортный документооборот.
Такском — аккредитованный оператор ИС ЭПД. В сервисе ЭДО Такском-Файлер уже доступен обмен электронными перевозочными документами. Специалисты Такском помогут подключиться к сервису, настроить процессы и подобрать тариф под задачи бизнеса.
Читайте также:
Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: подробный гайд для бухгалтера и бизнеса.
Страховые взносы с зарплаты руководителей с 2026 года: новые правила, расчет, уплата, отчетность.
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFGneKVj
Если подтвердить расход можно только ПЛ, тогда он обязателен, иначе какой смысл списании ГСМ?
Здравствуйте. Если директор управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц), то в целях подтверждения расходов на ГСМ стоит оформлять путевой лист.
В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить:
- путевыми листами;
- иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Основание — п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@