Инвентаризация за 2026 год по ФСБУ 28/2023: как оформить результаты и отразить в учете

Цель инвентаризации — выявить фактическое наличие активов и обязательств и сопоставить его с данными регистров (ч. 1–2 ст. 11 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Проверить нужно не только то, что числится на балансе, но и забалансовые объекты, а также имущество и обязательства, которые компания не учла (п. 3–4, пп. «г», «д» п. 18 ФСБУ 28/2023). 

Сроки годовой инвентаризации:

• Активы — ОС, НМА, капвложения, запасы — можно пересчитать один раз в период с 1 октября по 31 декабря 2026 года. Повторять проверку на отчетную дату не нужно.

• Основные средства можно инвентаризировать один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.

• Все остальное — наличные деньги, денежные документы, дебиторская и кредиторская задолженность, расчеты с бюджетом и СФР, подотчетные суммы, обязательства, источники финансирования, забалансовые объекты — инвентаризируют на 31 декабря 2026 года.

• В районах Крайнего Севера и приравненных местностях запасы разрешено считать в период их наименьших остатков. Результаты все равно нужно зарегистрировать не позднее 31 декабря.

Результаты регистрируют в учете в том отчетном периоде, к которому относится дата инвентаризации (ч. 4 ст. 11 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 10 ФСБУ 28/2023):

• по активам, пересчитанным не ранее 1 октября, — в периоде окончания инвентаризации;

• по прочим объектам — последним календарным днем отчетного года. Крайний срок — 31 декабря 2026 года.

Как это выглядит в календаре:

31.12.2026 — выходной день. Режим работы не меняет отчетную дату. Показатели должны быть строго на 31.12.2026. Если организация работает 31 декабря, комиссия вправе провести проверку и в этот день. Пересчет ОС, НМА, капвложений и запасов разрешено выполнить заранее — не ранее 1 октября 2026 года (пп. «а» п. 16 ФСБУ 28/2023).

Сам ФСБУ 28/2023 стал обязательным с 1 апреля 2025 года, и поправок в стандарт с тех пор не вносили. Правила те же. 

Проверьте свои локальные акты. Если в положении об инвентаризации до сих пор стоит ссылка на приказ Минфина от 13.06.1995 № 49, документ нужно переиздать. Для аудитора и инспектора это маркер того, что процедура в компании не актуализирована.

Бухгалтеры регулярно путают три даты. Проверяющие и суды смотрят именно на них:

1. Дата, на которую проводится инвентаризация. Для годовой проверки это 31.12.2026 (или любая дата с 1 октября для ОС, НМА, капвложений и запасов).

2. Дата фактического пересчета — дни, когда комиссия физически считала активы.

3. Дата составления инвентаризационного документа — когда оформили опись или акт.

Пересчет активов, относящихся к ОС, НМА, капвложениям и запасам, можно начать не ранее 1 октября 2026 года, но завершить инвентаризацию и зарегистрировать ее результаты нужно не позднее 31 декабря 2026 года. Для денег, расчетов, обязательств и забалансовых объектов инвентаризацию проводят по состоянию на 31 декабря 2026 года, а результаты регистрируют последним днем года.

Что еще важно соблюсти в процессе:

• Пересчет идет несколько дней. Доступ в помещения в отсутствие комиссии ограничивают: опечатывают, ставят на сигнализацию или под видеонаблюдение (п. 29 ФСБУ 28/2023).

• Весовые товары. Документ с результатами перевеса ведут раздельно член комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня данные сличают, выверенный итог переносят в опись (п. 28 ФСБУ 28/2023).

• До начала проверки комиссия получает последние первичные документы по движению активов. Председатель визирует их надписью «до инвентаризации на «___»» (п. 26 ФСБУ 28/2023).

• Расписки материально ответственных лиц (МОЛ): вся первичка сдана в бухгалтерию или передана комиссии, все ценности оприходованы, выбывшие списаны. Такие же расписки дают подотчетные лица и сотрудники, получившие доверенности (п. 27 ФСБУ 28/2023).

• МОЛ нашло ошибку в описи после инвентаризации — обязано немедленно, в частности до открытия склада, заявить об этом комиссии. Комиссия проверяет заявление и исправляет документ (п. 30 ФСБУ 28/2023).

Приказ о проведении инвентаризации издает руководитель. За основу можно взять форму ИНВ-22 или разработать свою. В приказе указывают основание и цель проверки, перечень объектов, состав комиссии с председателем, сроки начала и окончания, дату, на которую проводится инвентаризация, и срок сдачи материалов в бухгалтерию.

ФСБУ 28/2023 содержание такого приказа не регламентирует. Стандарт требует, чтобы сроки (даты начала и окончания) обязательной инвентаризации устанавливал руководитель. Дату, на которую проводится инвентаризация, определяет п. 16 ФСБУ 28/2023.

При большом объеме работ создают несколько комиссий. Руководитель определяет, как они взаимодействуют. Два жестких ограничения:

1. В состав комиссии нельзя включать материально ответственных лиц за проверяемые объекты.

2. Если в комиссии нет одной пятой и более членов при обязательной инвентаризации, результаты признают недействительными (п. 21 ФСБУ 28/2023). 

Когда комиссию можно не создавать:

• В штате только руководитель и главный бухгалтер или только руководитель.

• Инвентаризацию проводит аудиторская организация или индивидуальный аудитор по договору.

• Проверку проводит ревизионная комиссия, если уставом предусмотрено ее создание и на нее возложены такие полномочия.

Инвентаризацию ОС, капвложений, запасов, наличных денег и денежных документов проводят по месту нахождения активов и по каждому материально ответственному лицу. Фактическое наличие выявляют при обязательном присутствии МОЛ. Определять наличие активов со слов материально ответственного лица или по данным регистров бухгалтерского учета запрещено (п. 23 ФСБУ 28/2023).

Если обычные способы выявления наличия активов невозможны или излишне затратны, применяют альтернативные — в том числе фото- и видеофиксацию. Но важно понимать границы. Видео заменяет способ осмотра, а не процедуру. Присутствие МОЛ, расписка и подписи в описи остаются обязательными.

Два послабления по запасам:

• товары в неповрежденной упаковке поставщика можно определять по документам — с обязательным пересчетом количества упаковок и выборочной проверкой части активов в натуре;

• навалочные запасы — по объему и техническим расчетам.

Пошаговый план перехода на ЭПД

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Стандарт не утверждает обязательных форм. Сведения о фактическом наличии, сопоставление с регистрами и результаты оформляют инвентаризационными описями, актами инвентаризации и сличительными ведомостями. Показатели документов о фактическом наличии и о результатах инвентаризации разрешено объединить в одной форме (п. 5 ФСБУ 28/2023).

Комплект документов годовой инвентаризации:

1. Приказ о проведении инвентаризации.

2. Расписки материально ответственных лиц.

3. Инвентаризационные описи и акты — по каждому объекту и каждому МОЛ. На забалансовые объекты и неучтенное имущество составляют свои документы (п. 32 ФСБУ 28/2023).

4. Сличительные ведомости — если есть расхождения.

5. Приложения — акты обмеров и технические расчеты, документы по результатам перевеса весовых товаров, письменные объяснения МОЛ о допущенной пересортице, объяснения причин, по которым разница от пересортицы в сторону недостачи не отнесена на виновных лиц (п. 35 ФСБУ 28/2023).

6. Протокол комиссии с предложениями по учету расхождений.

7. Приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и их квалификации — ключевой документ. Без него расхождения нельзя отразить в учете (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Расхождения нельзя просто «повесить» на счет 94. Сначала их квалифицирует лицо, проводившее инвентаризацию. Утверждает квалификацию результатов руководитель (п. 9 ФСБУ 28/2023). Определить нужно пять вещей:

1. Какие объекты оказались в излишке.

2. Какие активы утрачены или испорчены — и относится ли недостача к пределам норм естественной убыли, сверх норм или норм для этих активов нет вообще.

3. Можно ли использовать или продать испорченные активы.

4. Есть ли пересортица.

5. Есть ли основания возместить недостачу, признать дебиторскую задолженность сомнительной или безнадежной, списать обязательство, доначислить или досписать иные объекты.

В какой оценке принимать результаты:

Стандарт не детализирует, когда применять справедливую стоимость, а когда — балансовую. Порядок оценки излишков закрепите в учетной политике. Стандарт дает три варианта оценки и не указывает, в каком случае применять каждый.

Порядок отражения на счетах задан п. 12–14 ФСБУ 28/2023.

Пересортица. Зачесть недостачи излишками можно только в исключительных случаях и при одновременном совпадении четырех условий: один и тот же период, одно и то же материально ответственное лицо, одно и то же наименование активов, тождественные количества (п. 13 ФСБУ 28/2023). Если стоимость недостающих активов выше стоимости излишков, разницу отражают по общим правилам — на виновных лицах или в расходах.

Естественная убыль. Нормы применяют только при фактической недостаче и только после зачета пересортицы. Причем лишь по тому наименованию, по которому недостача осталась (п. 14 ФСБУ 28/2023). Самостоятельно установить нормы нельзя — их утверждают отраслевые ведомства. Убыль в пределах норм идет на затраты производства или расходы на продажу в торговле. Сверх норм — по пп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023.

Излишки. В бухучете их стоимость относится на доходы (пп. «а» п. 12 ФСБУ 28/2023). В налоговом учете — это внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 и п. 1 ст. 346.15 НК). Их признают на дату оформления результатов инвентаризации. Оценивают по рыночным ценам в порядке ст. 105.3 НК (п. 5 ст. 274 НК).

Информацию о ценах нужно подтвердить документально или независимой оценкой (письмо Минфина от 11.09.2023 № 03-03-06/1/86534). Стоимость излишков МПЦ можно учесть в расходах, когда их отпустили в производство или продали (п. 2 ст. 254 НК).

Недостача. Здесь все зависит от квалификации.

• В пределах норм естественной убыли — материальные расходы по налогу на прибыль (п. 7 ст. 254 НК) и расходы по УСН «доходы минус расходы» (ст. 346.16 НК).

• Сверх норм и убытки от хищений с неустановленными виновниками — внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК). Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом госвласти. Какие именно документы подходят, НК не уточняет (определение КС от 24.09.2012 № 1543-О). Подойдет постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или о приостановлении предварительного следствия (письма Минфина от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085, от 21.01.2022 № 03-03-06/2/3461).

НДС. Выбытие имущества по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика (порча, бой, хищение, стихийное бедствие), объектом обложения НДС не является (п. 10 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). Но факт выбытия и его обстоятельства должны быть зафиксированы документами. Иначе операцию могут переквалифицировать в безвозмездную передачу.

По общему правилу при выбытии имущества вследствие порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и иных не зависящих от налогоплательщика событий ранее принятый к вычету НДС не восстанавливается, если факт и обстоятельства выбытия документально подтверждены. При отсутствии подтверждения есть риск исчисления НДС по правилам безвозмездной реализации. 

На излишки НДС не начисляют — продажи нет.

Товар, переданный площадке, остается собственностью продавца и учитывается на счете 45. Физически пересчитать его невозможно. Поэтому применяют альтернативные способы выявления фактического наличия — по документам: отчетам комиссионера, актам приемки, данным личного кабинета. Это допускается, когда обычные способы невозможны или излишне затратны (пп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023).

Алгоритм, если остатки не сходятся или товар утрачен на складе площадки:

1. Выгрузите из личного кабинета все доступные отчеты — остатки, продажи, возвраты, акты приемки. Сохраните файлы в нескольких форматах и сделайте скриншоты с датой и временем.

2. Составьте поартикульный реестр и разбейте позиции на четыре группы — уничтожен, поврежден, перемещен, местонахождение не установлено. Если информации нет, это не равно уничтожению. По последней группе нужны подтверждающие документы.

3. Направьте площадке официальный запрос и получите поартикульный акт инвентаризации, подтверждение обстоятельств утраты и сведения о сохранных и перемещенных товарах. Сохраните номер обращения и переписку.

4. Проведите собственную инвентаризацию. Комиссия сверяет данные учета с фактическими остатками по документам площадки. Результаты оформляет актом, директор издает приказ о списании.

5. Отражение в учете: Дт 94 Кт 45 — списаны утраченные товары; Дт 91.2 Кт 94 — недостача отнесена на прочие расходы; Дт 76 Кт 91.1 — начислена компенсация от маркетплейса; Дт 51 Кт 76 — получены деньги.

Если товар утрачен из-за чрезвычайных ситуаций ранее принятый к вычету НДС не восстанавливают. Стоимость можно отнести к внереализационным расходам на основании актов МЧС, Следственного комитета и других документов (письмо Минфина от 01.09.2026 № 03-07-11/76470, п. 10 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). При иных причинах утраты факт выбытия и его обстоятельства также нужно зафиксировать документами площадки и актами. Иначе есть риск переквалификации и доначислений.

Инвентаризация расчетов проводится проверкой документов и выполнением расчетов (пп. «б» п. 4 ФСБУ 28/2023). Рабочие документы — акт по форме ИНВ-17, акты сверки с контрагентами по каждому договору, справки из ИФНС и СФР по счетам 68 и 69, реестры подотчетных сумм по счету 71, данные о депонированной зарплате по счету 70. 

Безнадежная дебиторская задолженность. Критерии признания — в п. 2 ст. 266 НК: истечение срока исковой давности (три года по ст. 196 ГК), прекращение обязательства из-за невозможности исполнения, по акту госоргана или ликвидации должника, а также постановление пристава об окончании исполнительного производства.

Безнадежную дебиторскую задолженность списывают на основании результатов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета № 34н; с 1 января 2025 года применяется в части, не противоречащей ФСБУ 4/2023).

Задолженность списывают за счет резерва по сомнительным долгам, а если его нет — относят сумму долга на финансовые результаты.

Долг списывают в полной сумме с учетом НДС и учитывают за балансом на счете 007 в течение пяти лет с момента списания.

По общему правилу расход признают в периоде истечения срока исковой давности, а не тогда, когда компания собралась его списывать. 

Просроченная кредиторская задолженность — внереализационный доход (п. 18 ст. 250 НК). И здесь важный вывод: непроведение инвентаризации от отражения дохода не спасает. Суды указывали, что неисполнение обязанности провести инвентаризацию обязательств и издать приказ — не основание не включать кредиторку с истекшим сроком давности во внереализационные доходы того периода, в котором срок истек (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2015 № Ф04-12626/2014 по делу № А75-2639/2013).

Инвентаризационные описи и акты — не просто формальные бумаги, а полноценная первичка. За ее отсутствие или халатное оформление предусмотрена административная ответственность.

По статье 15.11 КоАП отсутствие первичных документов или искажение любого показателя отчетности хотя бы на 10% признается грубым нарушением правил бухучета. Для должностных лиц (руководителя или главбуха) — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Повторный промах обойдется уже в сумму до 20 000 рублей или обернется дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. В 2026 году результаты инвентаризации напрямую влияют на расчет НДС, поэтому цена такой ошибки для бизнеса возрастает в разы.

Должностное лицо не привлекают к ответственности, если ошибку исправили в установленном порядке. Сюда входит представление пересмотренной отчетности до утверждения бухгалтерской отчетности либо уточненная декларация с уплатой налога и пеней. Это прямой аргумент не откладывать исправления до весны.

Повторная инвентаризация без работника — проигранный иск. Определение Шестого КСОЮ от 13.02.2025 № 8Г-1365/2025.

Материально ответственное лицо уволилось по собственному желанию. Работодатель провел инвентаризацию, выявил недостачу и пошел в суд. Работник в объяснительной указал, что часть ТМЦ передана на другой склад. После этого компания провела повторную инвентаризацию — уже без бывшего сотрудника и не известив его. Часть товаров нашлась. Первая инстанция иск удовлетворила, апелляция решение отменила и отказала работодателю, кассация согласилась. Мотивы: проверка проведена без проверяемого лица, описи составлены и подписаны без него, повторная инвентаризация после увольнения ставит под сомнение достоверность результатов. Размер ущерба, причины недостачи, вину и причинно-следственную связь не установили.

Продавец-кассир принята с договором о материальной ответственности. Недостачу признала, но не выплатила и уволилась. Суд признал акты ревизии и тетради учета недопустимыми доказательствами. Компания не провела инвентаризацию на дату приема работника, не доказала передачу ценностей и смену продавцов, договоры коллективной ответственности не заключала, проверку причин и размера недостачи не провела. В иске отказано.

Нет документа об отсутствии виновных — нет расхода. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 № А13-3794/04-14.

Налогоплательщик учел убыток от недостачи, не подтвердив отсутствие виновных лиц. Суд поддержал доначисление налога на прибыль. Дело старое, но его полезно держать в голове вместе с письмом ФНС от 05.02.2024 № СД-2-3/1529@. Подход за 20 лет стал мягче, но комплект документов по-прежнему решает все.

Не провели инвентаризацию — все равно должны списать кредиторку в доход. Постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2015 № Ф04-12626/2014 по делу № А75-2639/2013.

Отсутствие приказа и акта инвентаризации обязательств — не основание не включать просроченную кредиторскую задолженность во внереализационные доходы периода, в котором истек срок исковой давности.

Недостачи в рознице можно подтверждать инвентаризационными документами. Письмо ФНС от 05.02.2024 № СД-2-3/1529 с опорой на позицию ВАС и определение КС от 24.09.2012 № 1543-О.

Для магазинов самообслуживания убытки от недостач, вызванных невыявленными хищениями покупателей в торговом зале, допустимо учитывать по п. 2 ст. 265 НК без постановления полиции. Условия: расходы отвечают ст. 252 НК, специфика деятельности подтверждена.

Отдельно отметим споры о пересортице. В бухгалтерском учете пересортицу (когда взаимно засчитываются излишки одного сорта и недостача другого) проводить можно. В налоговом учете Минфин и часть судов стоят на позиции: излишки нужно в полной мере включить в доходы, а недостачу списать в расходы нельзя, если нет документа об отсутствии виновных лиц. Есть и более мягкая практика (например, постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2014 № Ф09-822/14), где судьи разрешили пересортицу в налоговом учете. Самый безопасный путь — налог с излишков заплатить, а недостачу без документов не списывать.

Пошаговый план перехода на ЭПД

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Смотрим приказ. Если инвентаризация назначена «по состоянию на 31 декабря включительно», в описи или акте обязательно указывают, что она проведена по состоянию на 31 декабря.

Для ОС, НМА, капвложений и запасов — нет, если инвентаризация проведена в период с 1 октября по 31 декабря 2026 года. Для наличных денег, денежных документов, расчетов, обязательств и забалансовых объектов — да: их инвентаризируют по состоянию на 31 декабря 2026 года, а результаты регистрируют последним днем года. 

Да. Комиссию можно не создавать (пп. «а» п. 22 ФСБУ 28/2023). Все организационно-распорядительные и инвентаризационные документы подпишет один человек.

Ни то, ни другое. Пока инвентаризации нет, неизвестно, не лежит ли товар на другом стеллаже. Правильный путь — внеплановая выборочная инвентаризация именно этой позиции. «Штраф» с работника незаконен: взыскивают только прямой действительный ущерб по правилам главы 39 ТК, с учетом ограничений ст. 138 и 248 ТК.

Нет. Для годовой инвентаризации результаты должны быть зарегистрированы не позднее 31 декабря 2026 года. Переносить фактический пересчет на январь нельзя. 

Читайте также:

• Штраф до 500 тыс. руб. за задержку зарплаты: что изменится для компаний и ИП в 2026 году

• Налоговые изменения 2027: НДФЛ, взносы, сроки уплаты и новые штрафы

• Зачет и возврат денег с ЕНС с 1 сентября 2026 года: как работать по новым правилам

Реклама: «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFH6KjcE