Подводные камни подотчета 

Классика жанра, знакомая многим бухгалтерам — собственнику нужны деньги, а оформлять вывод прибыли стандартным способом и платить налоги он не хочет, выгоднее и проще взять деньги под отчет. Самые смелые так выводят десятки миллионов, за которые потом не отчитываются и не возвращают. Деньги пропадают без вести, а по факту чаще всего были потрачены для личных нужд руководства.

Если налоговики такое обнаруживают при проверке, расценивают эти деньги как доход подотчетника, доначисляют компании НДФЛ, взносы, пени и штраф.

Если директор не хочет ничего слышать о последствиях и уверен, что его случай останется незамеченным, а если что всегда можно будет что-то соврать налоговой и показать липовые документы — он действует на свой страх и риск. Но на всякий случай покажите ему судебную практику.

Вот пример — постановление АС Уральского округа от 03.04.2023 № Ф09-1073/23. Директор, он же единственный учредитель, взял под отчет 6 млн рублей, из них на 1,6 млн купил стройматериалы. В бухучете покупку отразили по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а после единовременно списали на расходы без оприходования на счет 10 «Материалы». 

При проверке налоговики не обнаружили следов использования этих материалов в текущей деятельности организации. Зато выяснили, что как раз недавно директор как физлицо купил землю под строительство. Инспекторы решили, что стройматериалы директор купил для личных, а не производственных нужд. 

В суде компания заявила, что как раз собиралась купить участок и стройматериалы нужны были, чтобы построить там объект. Но у нее не было никаких документов, которые бы подтверждали такие намерения, например, заявки или заявления на выделение земли.

Еще история — постановление АС Западно-Сибирского округа от 22.07.2022 № Ф04-2815/2022. В течение двух лет директор получил под отчет порядка 5 млн рублей, в том числе на корпоративную карту. Эти деньги он либо снимал, либо тратил с карты на личные покупки — продукты, одежду, алкоголь, товары для рыбалки, женское белье. Ни одного авансового отчета на потраченные суммы он не представил. 

Когда после проверки налоговая начислила НДФЛ, взносы, пени и штрафы, компания в суде пыталась доказать, что деньги выдавали директору под отчет для оплаты товаров и услуг, которые потом якобы использовались в работе ООО — к слову, это было автотранспортное предприятие. Но судьи не поверили, что покупки в магазинах «Рыболовный рай», «Женское белье» и «Красное и белое» могут быть непосредственно связаны с транспортной сферой.

А вот история про липовые документы — решение АС Свердловской области от 03.12.2020 № А60-40211/2020. Директор и еще один сотрудник компании ежемесячно снимали с корпоративной карты деньги якобы на хозяйственные нужды. На часть расходов документов не было вообще, а другую часть расходов они пытались подтвердить фальшивыми бумагами. Так, в квитанции на оплату гостиницы не было подписи администратора, а в чеках ККТ значились ИНН несуществующих юрлиц. Другие чеки были просто нечитаемые. А еще по документам один и тот же подотчетник находился одновременно в двух отелях в разных городах.

Вывод инспекции и суда — фактически подотчетные суммы остались в распоряжении работников. А значит, компания должна была удержать НДФЛ и не имела права включать спорные траты в налоговые расходы.

Если налоговая это обнаружит, доначислит компании как налоговому агенту неудержанный НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы.

На этом попалась одна челябинская охранная фирма (постановление АС Уральского округа от 26.03.2024 № Ф09-129/24). По справкам о доходах зарплата ее сотрудников была меньше МРОТ, а по табелю рабочего времени все они трудились неполный день. Но на допросах работники говорили другое. Выплаты под отчет делали регулярно и практически в даты выплаты зарплаты. Часть подотчетных сумм закрывали чеками, датированными прошлыми годами. Другую часть — фиктивными договорами займа с одинаковыми условиями и содержанием. Большинство авансовых отчетов вообще были без подтверждающих расходы документов. 

Расчеты между российской компанией и ее иностранными работниками должны быть только через банк согласно ч. 2 ст. 14 федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ. За выдачу подотчетных денег иностранцу можно попасть на штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП за незаконную валютную операцию. Исключение — иностранцы с ВНЖ.

Пример — постановление девятого КСОЮ от 21.01.2021 № 16-307/2021. В золотодобывающей артели сотрудникам–мигрантам за несколько месяцев выли под отчет почти полмиллиона рублей. Директора артели оштрафовали. Он пытался оспорить штраф, но безуспешно — все судебные инстанции были на стороне ИФНС.

Полученный от сотрудника остаток подотчета надо сначала положить на расчетный счет, потом снять оттуда нужную сумму и выдать другому работнику. Так разъяснил Центробанк в письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

В п. 1 указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348-У перечислены наличные поступления в кассу, которые можно расходовать без предварительного зачисления на банковский счет. Этот перечень закрытый и и в него входят, в частности, наличная выручка, страховые премии, возврат займа. В перечне нет таких поступлений, как возврат наличных, выданных работнику под отчет.

Если повторно выдать деньги без зачисления на расчетный счет, можно получить штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью по ст. 15.1 КоАП. 

Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFHozuyz