Как выбрать сервис для работы с ЭПД в 2026 году

С 1 сентября 2026 года грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели оформляют основные перевозочные документы только в электронном виде. Для работы с электронными перевозочными документами требуется подключение к оператору ИС ЭПД.

В этой статье Точка Банк расскажет, какие именно перевозочные документы с 2026 года переведены в обязательный электронный формат, кто такие операторы ИС ЭПД, по каким критериям сравнивать сервисы для работы с ЭПД, какие подписи и доверенности понадобятся сотрудникам и как устроен Транспортный ЭДО.

Важное

По Федеральному закону от 06.07.2025 №140-ФЗ с 1 сентября 2026 года только в электронном виде оформляются транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку груза, экспедиторские документы, железнодорожная транспортная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках. Все они передаются в государственную систему ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД — компании из реестра Минтранса.

При выборе сервиса стоит проверить пять параметров: аккредитацию Минтранса, поддержку нужных типов документов, роуминг с другими операторами ИС ЭПД, возможность подписания сотрудниками по МЧД, а также возможности оперативного подписания водителем прямо со смартфона.

Транспортный ЭДО от Точка Банка входит в список аккредитованных операторов ИС ЭПД. Сервис формирует экспедиторские документы, автоматически заполняет до 80% полей электронной транспортной накладной и позволяет работать с документами прямо в интернет-банке.

Что нужно для работы с ЭПД в 2026 году

ЭПД — электронные перевозочные документы. Они создаются и подписываются участниками перевозки через операторов ИС ЭПД, а сведения о них передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему. Доступ к ней есть у контролирующих органов, в том числе ГИБДД, Ространснадзора и ФНС. Поэтому при остановке на дороге водителю достаточно по требованию инспектора показать QR-код накладной с телефона или планшета, который формируется после подписания второго титула.

Загрузить документы в ГИС ЭПД напрямую нельзя. Обмен между участниками перевозки и передача данных в систему осуществляются только через операторов ИС ЭПД. Без подключения к оператору грузоотправитель не оформит накладную, перевозчик не подпишет свой титул, а получатель не подтвердит приёмку груза.

Помимо подключения к оператору ИС ЭПД, для работы с перевозочными документами требуются электронные подписи и в некоторых случаях машиночитаемые доверенности.

Важно: обычный ЭДО для счетов-фактур, актов и УПД не заменяет работу с перевозочными документами. Даже если обмен с контрагентами давно переведён в электронный вид, для ЭТрН и других ЭПД требуется отдельное подключение к оператору ИС ЭПД.

Какие перевозочные документы оформляются только электронно

Перечень закреплён законом №140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются:

Пакет документов зависит от роли в перевозке и её особенностей. Например, грузоотправителю и перевозчику нужны ЭТрН и ЭЗЗ, кроме перевозок из перечня исключений, определённых приказом Минтранса России от 01.06.2026 №262.

Важно: электронный путевой лист в общий перечень не входит, так как с 1 сентября 2026 года он обязателен только при перевозке алкоголя и спиртосодержащей продукции, а в остальных случаях оформляется по желанию на бумаге или электронно.

Есть отдельные случаи, в которых допускается бумажное оформление перевозочных документов даже после 1 сентября 2026 года. Исключения для экспедиторских документов и других ЭПД Минтранс утвердил отдельными нормативными актами — для экспедиторских документов и для других ЭПД. Исключения охватывают небольшую часть перевозок, поэтому большинству компаний подключение к оператору ИС ЭПД требуется в любом случае.

Кто такие операторы ИС ЭПД

Оператор ИС ЭПД — юридическое лицо, включённое Минтрансом в специальный реестр. Через операторов участники перевозки обмениваются документами между собой и передают сведения в ГИС ЭПД.

Реестр операторов публикуется на сайте министерства и регулярно обновляется.

Перед заключением договора с оператором необходимо свериться с реестром — запись должна действовать. Если сервис в реестре отсутствует, документы через него в государственную систему не попадут, а значит, требование закона выполнено не будет, даже если контрагенты обмениваются файлами между собой.

Критерии выбора сервиса для работы с ЭПД

Формально все операторы решают одну задачу — передают документы в ГИС ЭПД. Различия заключаются в деталях, например отличаются состав документов, роуминг, работа с подписями и сценарий работы для водителя. Эти параметры проверяются до подключения, потому что менять оператора после настройки обмена с контрагентами сложнее и зачастую дороже, чем выбрать подходящий сразу.

Поддержка нужных типов документов

Сервис должен работать с необходимыми для компании документами. Некоторые операторы поддерживают только ЭТрН — тогда заказ-заявку или экспедиторские расписки придётся оформлять через другой сервис.

Например, Точка Банк поддерживает различные перевозочные документы: ЭТрН, электронные заказы-заявки и электронные поручения экспедитору и входящие электронные экспедиторские расписки...

Важно: форматы перевозочных документов утверждает ФНС — файлы формируются строго по утверждённым форматам, собственные бланки или изменённая структура не подойдут для ГИС ЭПД.

Роуминг с другими операторами

ЭТрН подписывают несколько сторон, и они не обязаны быть клиентами одного оператора ИС ЭПД. Когда отправитель работает в одном сервисе, а перевозчик в другом, обмен идёт через роуминг.

Перед подключением стоит уточнить, с какими операторами роуминг уже настроен, иначе под каждого крупного контрагента придётся заводить отдельный кабинет у другого оператора ИС ЭПД.

Точка Банк поддерживает роуминг с Контуром, Тензором, Калугой Астрал, Такскомом, Лерадатой, Эдивебом, Айтикомом и МИГ24. Обмен с ними идёт без приглашений — отправить документ контрагенту можно сразу. Если оператор контрагента в список не входит, обмен не состоится, но перечень операторов постоянно расширяется.

Работа с подписями и МЧД

Титулы ЭТрН и других ЭПД подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью через приложение «Госключ». Когда документы подписывает не руководитель и не сам ИП, сотруднику оформляется машиночитаемая доверенность — МЧД.

От сервиса здесь требуется поддержка всех типов подписей, оформление и проверка МЧД, а также возможность подписания документов сотрудниками с различными ролями. Без поддержки МЧД поручить подписание электронного перевозочного документа логисту или диспетчеру не получится.

Автозаполнение и контроль ошибок

ЭТрН заполняют несколько сторон, и ошибка одной из сторон может остановить обмен. Расхождения в данных о весе и габаритах груза могут привести к штрафам за перегруз, которые может получить собственник транспортного средства, и регрессным искам к грузоотправителю.

Поэтому проверяется, как сервис сокращает ручной ввод и минимизирует ошибки, например подтягивает ли данные контрагентов по ИНН, контролирует ли обязательные поля и блокирует ли отправку накладной с пустыми реквизитами.

Работа водителя в рейсе

Водителю нужен способ показать накладную инспектору и отметить погрузку или выгрузку без компьютера. Для проверки на дороге используется QR-код на экране смартфона или планшета — инспектор считывает его и видит данные документа в ГИС ЭПД.

Интеграции и стоимость

Тарифы операторов обычно зависят от числа исходящих документов. При сравнении стоит учитывать не только цену за документ, но и общую стоимость работы с инструментом.

Транспортный ЭДО от Точка Банк

Транспортный ЭДО — сервис Точка Банка для работы с электронными перевозочными документами. Точка входит в список аккредитованных операторов ИС ЭПД, поэтому документы из сервиса передаются в ГИС ЭПД согласно закону.

На данный момент через Транспортный ЭДО от Точка Банка можно оформить:

• ЭТрН — оформление, подписание и отслеживание статусов перевозки в одном окне.

• ЭЗЗ — электронный заказ-заявку на перевозку груза в формате ФНС.

• Поручение экспедитору — в электронном виде, для перевозок с участием экспедитора. 

До 80% полей ЭТрН заполняется автоматически — данные контрагента подтягиваются по ИНН, а сведения из повторяющихся перевозок не вводятся заново.

При остановке на дороге водитель показывает инспектору QR-код с телефона или планшета. С контрагентами, подключёнными к другим операторам ИС ЭПД, обмен идёт через роуминг.

Подключение к Транспортному ЭДО не зависит от классического ЭДО — сервис используется отдельно, даже если счета-фактуры и акты компания передаёт через другого оператора. Здесь же выпускается машиночитаемая доверенность на сотрудника. А для водителей работает личный кабинет — они подписывают титулы в любое время и при проверке на дороге показывают QR-код инспектору со смартфона или планшета, без установки программ и приложений.

Как подключиться к сервису ЭПД

Общий порядок подключения одинаков для всех участников перевозки, отличаются только состав документов и число сотрудников с подписями.

Шаг 1. Проверить оператора в реестре Минтранса

Перед заключением договора нужно проверить оператора в реестре на сайте Минтранса. Без действующей аккредитации документы в ГИС ЭПД не попадут, поэтому проверка проводится до подписания договора, а не после.

Шаг 2. Выпустить подписи и оформить МЧД

Руководителю или ИП понадобится квалифицированная электронная подпись, сотрудникам — электронные подписи физических лиц и МЧД с полномочиями на подписание перевозочных документов.

Шаг 3. Согласовать переход на ЭПД с контрагентами

Переход на ЭПД затрагивает все стороны перевозки. Если одна из сторон не подключена к оператору ИС ЭПД, обмен не состоится. Порядок работы закрепляется официальным письмом или дополнительным соглашением об ЭДО. Там же фиксируется, какие операторы используются.

Шаг 4. Провести тестовые перевозки

Тестовые накладные на реальных маршрутах позволяют проверить, корректно ли документы передаются в ГИС ЭПД, справляются ли сотрудники с подписанием и как работает роуминг с контрагентами.

Важно: до 1 марта 2027 года действует льготный режим проверок ЭТрН — инспектор при проверке на дороге будет ограничиваться устным предупреждением, если накладная оформлена на бумаге. Если накладной нет ни в каком виде, назначается штраф 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Это время для отладки процессов, а не отсрочка самого требования, — оформлять перевозочные документы в электронном виде нужно уже сейчас.

Частые вопросы

Можно ли передавать документы в ГИС ЭПД без оператора ИС ЭПД?

Нет. Обмен перевозочными документами и передача сведений в государственную систему идут только через операторов ИС ЭПД из реестра Минтранса. Прямая загрузка документов в ГИС ЭПД для бизнеса не предусмотрена.

Что делать, если контрагент подключён к другому оператору?

Обмен ЭПД идёт через роуминг между операторами, переходить к одному оператору не требуется. Достаточно заранее убедиться, что роуминг между двумя сервисами работает.

Заменяет ли обычный ЭДО подключение к оператору ИС ЭПД?

Нет. Через операторов классического ЭДО передаются счета-фактуры, акты и УПД, а перевозочные документы уходят в ГИС ЭПД только через операторов ИС ЭПД. Это два отдельных сервиса, даже если оба предоставляет одна и та же компания.

Остались ли перевозочные документы, которые оформляются на бумаге?

Всё, что не вошло в перечень обязательных электронных документов, по-прежнему можно оформлять на бумаге, за исключением путевого листа в некоторых случаях. Путевые листы не входят в общий перечень, но при перевозке алкоголя также обязательны в электронном формате.

Даже обязательные электронные документы иногда можно оформлять на бумаге, если соответствующий случай предусмотрен перечнем исключений Минтранса. 

Сколько операторов ИС ЭПД в реестре?

Список аккредитованных операторов ИС ЭПД постоянно меняется. На данный момент в него входит 16 компаний, но список операторов пополняется и точный статус необходимо уточнять в момент подключения.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGa8VM3