📌 Закрываем 2025 год: стратегия, дедлайны и спокойные нервы

Собрали простые и понятные шаги, которые помогут бухгалтеру дойти до финиша без стресса и выгорания.

• Как организовать процессы.

• Как подготовиться технически.

• Как ничего не упустить: чек-лист по этапам и срокам.

• Итоги.

Обсудите правила, ответственность и порядок передачи документов. Это убережет от декабрьских авралов, когда акты теряются, директор в отпуске, а у заместителя нет права подписи.

Главный риск: человеческий фактор — незакрепленные роли и несогласованные процессы. 

Когда начинать: сентябрь – октябрь. 

1. Сентябрь – начало октября: закрепите зоны ответственности. Кто формирует УПД, кто проверяет, кто отправляет в ЭДО, кто утверждает финально. Зафиксируйте это в регламенте или списке задач. До 1 ноября роли должны быть распределены и понятны всем.

2. Первая половина октября: продумайте подстраховку. Кто заменит главного бухгалтера, если он заболеет в конце декабря? У кого есть право подписи? Есть ли МЧД (машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ФНС) на дублера? Может ли он зайти в личный кабинет ФНС и ЭДО? Разберитесь с этим заранее.

3. Первая половина октября: оцените нагрузку. Один УПД = ~30 минут, сверка = ~1 час → 40 УПД + 10 сверок = ~35 часов. Прибавьте отпуска и больничные, добавьте буфер на задержки. Так будет видно, где перегруз, и какие ставить приоритеты.

4. Вторая половина октября: расставьте приоритеты. Важное и срочное делайте сами, рутину делегируйте, несрочное планируйте, лишнее исключайте. Так вы не утонете в мелочах.

5. Середина октября: продумайте антикризисные сценарии. Составьте инструкции на случай сбоев и проведите по ним короткие разборы.

6. Конец октября: настройте напоминания. Заведите события вроде «Акт нужен до 20 числа», «проверить УПД», «подтвердить сверку». Это можно сделать в календаре в 1С, корпоративном календаре или Excel. Ставьте их минимум за три дня до дедлайна. 

7. Конец октября – начало ноября: сделайте шаблоны писем. В декабре вам будет некогда сочинять тексты для контрагентов, поэтому заготовьте их заранее: «Подпишите акт до 25 декабря», «Формат УПД не проходит, обновите конфигурацию». Черновики можно набрасывать в нейросети, быстрым и единым стилем. Кстати, мы уже рассказывали, как бухгалтеру использовать ИИ для рутины. 

Главный риск: неготовность клиентов — их процессы и форматы не совпадают с вашими.

Когда начинать: октябрь. 

1. Начало октября: проверьте клиентов. Убедитесь, что у них обновлены форматы (УПД/СФ 5.03) и работает связка ЭДО–1С. Попросите отправить тестовый документ — так вы увидите, где нет прав подписи или не обновлены системы.

2. Первая половина октября: зафиксируйте порядок работы. Кто у клиента отвечает за подписи, кто загружает документы, кто может подстраховать, через какой канал идет работа (ЭДО, почта, облако). Договоритесь об этом заранее.

3. Первая половина октября: оцените нагрузку. Один клиент = ~5 часов на закрытие → 10 клиентов = ~50 часов. Добавьте буфер на задержки — так вы поймете, где может быть перегруз, и кому понадобится помощь.

4. Первая половина октября: сегментируйте клиентов по надежности. Разделите их на группы — как и где угодно: в CRM или вкладками в Excel. Главное — получить понятную картину к ноябрю.

5. Середина октября: продумайте антикризисные сценарии. Пропишите, кто реагирует первым, какие шаги идут дальше и какие письма использовать. Разберите это в коротких сценариях.

6. Вторая половина октября: составьте календарь напоминаний. У аутсорсера десятки клиентов, и они обновляют системы в разное время. Ставьте промежуточные проверки: кто подписал к середине ноября, кто задерживает

7. Начало ноября: сделайте шаблоны писем. Стандартизируйте запросы: «подпишите акт», «проверьте УПД». Черновики удобно набрасывать в нейросети — в декабре останется только поставить дату.

Чек-лист успешного закрытия года: процессы, роли и сроки

👌 Скачайте полный график всех этапов закрытия 2025. 👉 Заполните короткую форму ниже — и документ сразу придет на почту.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFJ66zFS

Проверку инфраструктуры, чтобы в декабре все работало без сбоев: форматов документов до сертификатов и резервных копий. 

📌 Подробный чек-лист с нюансами технической подготовки и учетом всех изменений смотрите в статье про закрывающие документы. Здесь же — краткое напоминание о ключевых шагах с привязкой к срокам. 

Когда начинать: оптимально — начало октября, крайний срок — середина ноября.

1. Начало октября: проверьте каналы связи. Зайдите в ЛК ФНС, убедитесь, что доступ работает и уведомления приходят. Добавьте резервные варианты: альтернативные контакты, дублирование в другой системе ЭДО. В ноябре повторите проверку.

2. Первая половина октября: проверьте форматы. Отправьте тестовую накладную в 1С и ЭДО — так вы проверите работу формата 5.03 (УПД и счет-фактура). Если ошибка всплывет в октябре — это безопасно. Если в декабре — сорвет отчетность. Для корректировочных документов (УКД/КСФ) используйте новые схемы: старые допустимы до 01.07.2026, но переходить лучше заранее. 

3. Середина ноября: настройте уведомления. Подключите проверки статусов в ЭДО и напоминания по ключевым датам. В 1С используйте задачи и сервисы напоминаний о неподписанных документах. Продублируйте их в рабочий календарь (например, в 1С-Календарь или корпоративный календарь почтового клиента). 

4. Конец ноября: финальный прогон. Сформируйте бухгалтерскую отчетность по требованиям ФСБУ 4/2023 (новый стандарт действует с 2025 года) и отправьте ее через ЭДО. Ошибки, найденные в ноябре, можно успеть исправить.

Когда начинать: оптимально — октябрь, крайний срок — первая половина ноября.

1. Октябрь: проверьте клиентов. Убедитесь, что у всех обновлены форматы (УПД/СФ 5.03, УКД/КСФ по новым схемам) и работает связка ЭДО–1С. Попросите сделать тестовую отправку: так вы заранее увидите, где форматы не обновлены или документ не проходит. 

2. Октябрь–ноябрь: подтвердите рабочие каналы. Согласуйте с клиентами, какие каналы использовать для сдачи (ЭДО, почта, облако). Сразу проверьте доступы к личному кабинету ФНС и сертификаты. Это убережет от ситуации, когда в декабре канал связи внезапно перестанет пропускать документы.

3. Начало–середина ноября: настройте уведомления. Для каждого клиента заведите систему напоминаний: промежуточные дедлайны, проверки статусов документов в ЭДО. Используйте календарь 1С, корпоративные календари или хотя бы Excel. Так вы сразу увидите, кто сдает вовремя, а кто задерживает.

4. Первая половина декабря: финальный прогон. В отличие от компаний, где можно закрыть все в ноябре, у аутсорсера часть клиентов подтягивается позже. Поэтому сделайте «генеральную репетицию» ближе к дедлайнам: отправьте тестовые пакеты документов и убедитесь, что процессы (отправка, подписи, доступ к ФНС) проходят без сбоев.

Спокойное закрытие года возможно только если рассматривать его как отдельный стратегический проект. И начать готовиться заранее. 

Для компаний это — распределенная ответственность и отлаженные процессы. Для аутсорсеров — синхронизация с клиентами и их графиками. В обоих случаях выигрывает тот, кто заложил время на корректировки. Тогда даже неожиданные сбои не сорвут сроки.

Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFJ66zFS