Как выжить без печати

Сергей, так что же такое печать с юридической точки зрения?

В настоящее время печать является одним из средств индивидуализации юридического лица. Однако гражданское законодательство уделяет немного внимания данному вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в ГК РФ), которая обязывала бы все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в специальных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц.

Какая информация обязательно должна быть указана на печати?

В статье 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в статье 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» содержится требование к ООО и АО иметь круглую печать, которая должна содержать фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Как правило, на печати юридического лица, помимо полного фирменного наименования и места нахождения, указывается также ОГРН. Однако на печати может содержаться и иная информация о юридическом лице, например, ИНН, наименование на иностранном (например, английском) языке и логотип компании.

А каким документом регламентировано изготовление печатей?

На сегодняшний день изготовление печатей юридических лиц практически не регламентируется никакими техническими нормативами. Исключение составляют лишь печати с изображением Государственного герба (таких печатей сегодня не более 11 % от общего количества), изготовление которых призван регламентировать ГОСТ Р 51511-2001 (Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба РФ. Форма, размеры и технические требования».

Какие организации могут проверить, соответствует ли печать организации ГОСТ?

Только Госстандарт РФ устанавливает порядок осуществления государственного надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, а также организует проведение указанного контроля и надзора. Поэтому ни отделения казначейств, ни банки (например, при заверении банковской карточки) не имеют права проверять печать на соответствие ГОСТ.

А если организация захочет заказать себе нестандартную печать?

При изготовлении нестандартной печати у юридического лица могут возникнуть затруднения при осуществлении хозяйственной деятельности. Например, сегодняшняя круглая печать, как правило, представляет собой окружность диаметром 38-42 мм. При отступлении от такого стандарта (если диаметр окружности превысит 45 мм) возникнет сложность при заверении банковской карточки для открытия расчетного счета в банке: такая карточка оформляется на бланке формы № 0401026 по ОКУД. В соответствии с пунктом 7.4 Инструкции Центрального Банка РФ от 14 сентября 2006 года № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» оттиск печати не должен выходить за границы поля «Образец оттиска печати». Таким образом, организация с нестандартной печатью вряд ли сможет вообще открыть расчетный счет в банке.

Что касается регистрации печатей в ГУП «Московский реестр», то она стала необязательной для юридических лиц после вступления в силу Постановления Правительства г. Москвы от 8 февраля 2005 года № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты», хотя многие делают это добровольно. Наличие такого регистрационного номера (он указывается на печати) является дополнительным подтверждением добросовестности организации и серьезности ее намерений при ведении бизнеса.

Есть ли какие-то документы, регулирующие вопросы уничтожения печатей?

Вопросы уничтожения и восстановления утерянной или похищенной печати также нормативно не урегулированы. При утере печати никаких уведомлений осуществлять не нужно, однако если же новую печать зарегистрировать в реестре, то, например, в случае незаконного использования утерянной печати такую сделку легко будет признать недействительной.

Круглая печать должна храниться в сейфе. Необходимо принимать меры, обеспечивающие сохранность печати и исключающие возможность ее хищения или незаконного использования третьими лицами. В случае утраты печати следует немедленно заявить об этом в органы внутренних дел и организовать публикацию в средствах массовой информации.

Всегда ли при составлении документов организации их необходимо скреплять печатью?

Весь документооборот организаций можно условно разделить на деловые бумаги (кадровые приказы, договоры, доверенности) и документы, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом и отчетностью. Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

Начнем с деловых документов. Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что проставление печати обязательно лишь в трудовой книжке (при внесении записи на титульном листе и записи об увольнении). Для остальных документов (приказы, распоряжения) такое требование не установлено.

Что же касается доверенностей и договоров, то в соответствии со статьей 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот для гражданско-правовых договоров такое условие не установлено: согласно статье 160 ГК РФ скрепление печатью не является обязательным требованием, предъявляемым к письменной форме сделки.

Если говорить о первичных и налоговых документах, то проставление печати на них необязательно, если только иное не установлено в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и официально утвержденных унифицированных формах таких документов. Например, в унифицированной форме товарной накладной (форма № ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя, поэтому при ее отсутствии документ будет считаться составленным с нарушениями.

Что касается документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то правила их оформления указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Печать в качестве обязательного реквизита в данных документах не называется.

В последнее время все больше в деловом обороте используется электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая заменяет не только собственноручную подпись, но и печать. Поэтому скреплять ЭЦП можно не только договоры, для которых наличие печати не является обязательным требованием, но и документы, печать на которых необходима в силу закона.

Расскажите о подделке печатей и их защите.

Практика показывает, что ни одно юридическое лицо на сегодня не застраховано от незаконного использования его печати. Проблема состоит в том, что документы оказываются беззащитными перед современной оргтехникой, и подделать их не составляет большого труда. Да и сами предприниматели относятся пренебрежительно ко всему, что связано с канцелярией, в том числе печатям. А зря!

Анализ судебной практики показывает, что при рейдерских захватах в исковых заявлениях, как правило, помимо требования о признании права на долю или акции указывается также требование передать учредительные документы и печать организации. Если у рейдера есть доступ к ним, то завладеть активами организации становится довольно просто.

Хотя есть и более банальный вариант: просто изготовить документы с фальшивыми печатями и подписями. Причем такую операцию можно проделать не только с учредительными документами: это может быть обычное платежное поручение в банк и доверенность на перевод денежных средств.

Для изготовления поддельной печати вполне достаточно ее оттиска, например, на счете или договоре: она сканируется, ретушируется с помощью графического редактора и изготавливается дубликат.

Какие же способы защиты существуют?

Элементарные!

Целесообразно проставлять печать не на всех документах организации, а только там, где это обязательно в соответствии с действующим законодательством (например, при внесении записей в трудовые книжки работников, на доверенностях, выдаваемых организацией). Для остальных документов лучше использовать не основную печать, а печати «Для договоров», «Для пропусков» и т.д.

Необходимо ограничить доступ сотрудников организации к основной круглой печати, назначить лицо, ответственное за хранение печатей, завести журнал учета печатей.

По возможности лучше менять печать хотя бы один раз в год (не забывая при этом составлять акт об уничтожении старой печати), так как длительное использование одной и той же печати значительно облегчает ее подделку.

Не рекомендуется ни при каких обстоятельствах проштамповывать чистые листы.

Практика показывает, что использование защитных элементов на печати значительно снижает риск неблагоприятных последствий в случае ее подделки. Такие защитные элементы могут быть самыми разными – специальные шрифты, контрольные метки, использование элементов, видимых только в ультрафиолетовом свете.