Клерк.Ру

Командировочные расходы: на что обратить внимание, чтобы избежать претензий налоговых органов

Источник: ИКГ Айси Групп

Направление работников в служебные командировки в настоящее время регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ).

Сумма рассчитанного среднего заработка может оказаться ниже должностного оклада работника. В некоторых организациях принято в такой ситуации доплачивать командированным работникам до должностного оклада.

Если такая доплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то ее можно учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, на основании ст.255 НК РФ (письмо Минфина России от 03.04.2009 № 03-03-06/2/77). 

📌 Реклама
Отключить

Перечень возмещаемых командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К ним отнесены расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

* * *
Расходы на проезд к месту командировки и обратно учитываются в целях налогообложения прибыли в размере фактических затрат, подтвержденных документально.

📌 Реклама
Отключить

При оплате расходов на проезд к месту командировки и обратно обращайте внимание на даты, указанные в билетах. Если дата, указанная в билете, не будет совпадать с датой выбытия в командировку (из места командировки), указанной в командировочном удостоверении, то проблем с учетом расходов на проезд, скорее всего, не избежать.

Дело в том, что в такой ситуации налоговый орган практически наверняка будет настаивать на том, что оплата проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Подход налоговиков основан на том, что если работник выезжает в место, куда он  командирован, на несколько дней раньше (или возвращается из этого места на несколько дней позже), то это означает, что в том месте, куда он был командирован, у него были еще какие-то личные дела, которыми он и занимался. Если организация оплачивает работнику такой проезд, то работник получает доход, подлежащий обложению НДФЛ, т.к. оплата билета в этом случае расценивается как оплата услуг в интересах работника (письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

📌 Реклама
Отключить

Возможность учесть такие расходы на проезд в целях налогообложения прибыли тоже не очевидна. В упомянутом выше письме Минфина высказана следующая точка зрения.

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

📌 Реклама
Отключить

На наш взгляд, снизить риск спора с налоговым органом помогут документы, подтверждающие, что срок выезда в место командировки (возврата из места командировки) был согласован с руководителем. Например, согласно приказу руководителя работник должен выехать в командировку в понедельник. При этом есть служебная записка от командированного сотрудника, в которой указано, что по личным обстоятельствам ему необходимо выехать в место командировки раньше (в пятницу вечером).

На этой служебной записке есть виза руководителя, разрешающая более ранний выезд. При наличии таких документов включение затрат на проезд в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, на наш взгляд, вполне обоснованно.

В этой связи обратим внимание на то, что если более ранний выезд в командировку (более поздний возврат из командировки) обусловлен отсутствием билетов на необходимую дату, то в этом случае руководитель должен принять решение об изменении (продлении) срока командировки. В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд, без сомнения, учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли и не облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191, от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

📌 Реклама
Отключить

* * *
Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы.

А если документов, подтверждающих расходы на проживание, нет?
В некоторых организациях в соответствии с коллективным договором (иными внутренними локальными нормативными документами) практикуется выплата сотрудникам компенсаций за проживание в период командировки и при отсутствии подтверждающих документов.

Однако нужно иметь в виду, что такие компенсации в составе расходов в целях налогообложения прибыли учесть нельзя, поскольку они не соответствуют требованиям ст.252 НК РФ (документально не подтверждены).
При этом с 1 января 2008 г. в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы денежных средств, выданных ему организацией для оплаты найма жилого помещения, освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах 700 (командировки по стране) и 2500 руб. (зарубежные командировки) за каждый день нахождения в командировке. Этот порядок предусмотрен п.3 ст.217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30).

📌 Реклама
Отключить

* * *
Налоговые органы настаивают на том, что включение расходов на командировки в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, возможно лишь при наличии командировочного удостоверения (форма № Т-10, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с отметками о выбытии и прибытии в место назначения.
Заметим, что в письме Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169 уточняется, что заполнение реквизитов «прибыл-убыл» командировочного удостоверения предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо.

Можно предположить, что если работник командирован в другой город не в какую-то организацию, а, например, для проведения встречи с клиентом - физическим лицом, проживающим в этом городе, то для документального подтверждения факта командировки будет достаточно двух отметок на командировочном удостоверении – выбыл из командировавшей организации (дата начала командировки) и прибыл обратно в командировавшую организацию (дата окончания командировки).

📌 Реклама
Отключить

Положение № 749 обязывает организацию выписывать командировочные удостоверения всем работникам, которые направляются в командировки на территории РФ, а также в государства - участники СНГ, на границах с которыми в соответствии с межправительственными соглашениями отсутствует пограничный контроль (т.е. в паспортах не проставляются отметки о пересечении границы).

При командировании работников в иные зарубежные страны командировочные удостоверения выписывать не нужно. В этом случае достаточно оформить приказ, в котором указывается цель командировки и ее длительность. После возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку необходимо снять копии с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

📌 Реклама
Отключить

Таким образом, если вы хотите гарантированно избежать спора, оформляйте командировочные удостоверения для всех работников, которые отправляются в командировки на территории РФ, а также в страны СНГ, с которыми отсутствует пограничный контроль. Тем более, что в отсутствии правильно оформленного командировочного удостоверения, доказать правомерность учета командировочных расходов бывает проблематично даже в суде (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11*).

На практике можно часто услышать мнение о том, что для документального подтверждения расходов на командировки, помимо командировочного удостоверения, необходимы также приказ о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а).

В этой связи обратим внимание на письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169. В нем высказана совершенно здравая, на наш взгляд, мысль о том, что порядок применения и оформления этих документов (приказ, служебное задание) определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли наличие этих документов не является обязательным.

📌 Реклама
Отключить

Документами, подтверждающими командировочные расходы, являются авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и документами, подтверждающими фактические расходы на проезд, проживание и прочие расходы, связанные с командировкой.
________________________________________________
* В этом споре судьи согласились с тем, что оформленные с нарушением установленных правил командировочные удостоверения (в них отсутствовали подписи, расшифровки подписей, должности лиц, подписавших их, и печати организаций, куда были командированы работники) не позволяют учесть расходы в целях налогообложения прибыли. Правомерность этих выводов подтверждена Определением ВАС РФ от 14.05.2008 № 5945/08.

По материалам книги «Годовой отчет 2009»

Мероприятия

Разместить

Блоги компаний

Создать блог
📌 Реклама
Отключить