Расходы на командировки

На вопросы отвечает

Г. Г. Лалаев, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, доцент Финансового университета при Правительстве РФ

Вопрос

С 01.01.2013 унифицированные формы документов перестали быть обязательными для применения, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. Вправе ли организация в своей учетной политике установить, что в случае направления работника в командировку оформляется только приказ по форме Т-9, а служебное задание и отчет о его выполнении (форма Т-10а) не применяются (при этом работник должен предоставить проездные билеты и документы, подтверждающие расходы на проживание)?

Приказ о направлении работника в командировку, проездные документы и счета гостиниц подтверждают факт состоявшейся поездки, но не цель и результат командировки. Между тем расходы налогоплательщика должны быть экономически обос­нованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налогоплательщик обязан доказать, что затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Сделать это позволяет форма Т-10а, ведь ее содержание не только раскрывает поставленные перед направленным в командировку работником задачи, но и свидетельствует об их выполнении.

С учетом изложенного налогоплательщику целесообразно составлять документ, подтверждающий цель и результат командировки. Это может быть унифицированная форма Т-10а либо самостоятельно разработанный организацией документ, форма которого утверждена руководителем предприятия и содержит все обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Вопрос

Вы упомянули о выполнении задания. В связи с этим вопрос: могут ли быть признаны необоснованными расходы на командировку, если поставленная перед работником задача не была выполнена?

Прежде всего, следует иметь в виду, что ст. 168 ТК РФ обязывает работодателя в случае направления работника в служебную командировку возместить ему:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обязанность возмещения расходов не зависит от результата поездки, то есть, даже если задание не было выполнено, работодатель должен выплатить указанные компенсации.

Само по себе невыполнение работником задания не является безусловным основанием для непризнания расходов на командировку. Важно установить причины, вследствие которых результат не был достигнут. При наличии вины работника (если это доказано) работодатель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание (ст. 166, 189, 192 ТК РФ), а также потребовать возмещения расходов на командировку. В этом случае внесенные работником (либо удержанные из его заработка) суммы возмещения ущерба будут являться внереализационными доходами, а расходы на поездку – внереализационными расходами. Если при установленном факте вины работника организация отказалась от взыскания с него суммы ущерба, расходы на командировку в целях налогообложения прибыли не учитываются.