БСО

Изменения в учете командировочных расходов: эволюция 1С, ваучеры и электронные билеты

Командировки всегда были l'enfant terrible для бухгалтерии — слишком многое зависит от сотрудника, чтобы он ничего не забыл. И даже когда компания работает с агентством делового туризма, проблем меньше не становится — редко какой подрядчик присылает документы вовремя и без ошибок, а заполнение авансового отчета также требует времени. После пандемии, когда работа стала входить в обычный ритм и сотрудники снова стали отправляться в командировки, оказалось, что в учете произошли перемены.
7,9 тыс. 2,8 тыс.
Изменения в учете командировочных расходов: эволюция 1С, ваучеры и электронные билеты

Командировки всегда были l'enfant terrible для бухгалтерии — слишком многое зависит от сотрудника, чтобы он ничего не забыл. И даже когда компания работает с агентством делового туризма, проблем меньше не становится — редко какой подрядчик присылает документы вовремя и без ошибок, а заполнение авансового отчета также требует времени.

После пандемии, когда работа стала входить в обычный ритм и сотрудники снова стали отправляться в командировки, оказалось, что в учете произошли перемены. О них мы и хотели бы сегодня рассказать.

Учет билетов в 1С

Начнем, пожалуй, с главной новости —теперь в 1С создан специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Те из вас, кто уже работал с компанией Smartway, знакомы с этим инструментом, так как именно на этот счет и передавались билеты из Smartway, чтобы их не нужно было вносить в авансовые отчеты вручную.

Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:

  • самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;

  • проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);

  • отражать расходы на проезд в авансовом отчете.

Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.

Отдельно выделяются электронные билеты. Это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Его также можно распечатать на бумаге.

Посадочный талон — это документ, выдаваемый на основании регистрации пассажира на рейс, обязательный для подтверждения факта перелета. Приказ Минтранса России от 14.01.2019 № 7 разрешил использовать не только бумажный, но и электронный вариант талона.

Сотрудники нередко теряют посадочные талоны. В этом случае придется заказывать справку у перевозчика, чтобы подтвердить факт командировки. В Smartway есть возможность выписать такую справку прямо через сервис.

Как провести в 1С операции с билетами?

Учет выглядел следующим образом: для учета билетов можно было использовать один из двух способов, главное — прописать выбранный вариант в учетной политике:

  1. Билеты как денежные документы (БСО) на счете 50.03;

  2. Как предоплата (аванс) перевозчику на счетах 60 или 76.

Учет билетов как денежных документов:

  • Занести данные о покупке билета через документ «Поступление денежных документов», заполнив все реквизиты;

  • Зафиксировать передачу билета командированному сотруднику документом «Выдача денежных документов»;

  • После получения авансового отчета ввести соответствующий документ в 1С и указать стоимость билета как выданный подотчетному лицу аванс;

  • Чтобы списать расходы в налоговом отчете, заполнить все данные на вкладке Прочее в документе «Авансовый отчет». В частности, там необходимо отразить сумму НДС.

Организация командировки осуществляется посредником? Придется в программе отражать еще и расчеты с ним, отдельными операциями.

Второй вариант — отражение билетов как авансов кажется проще. В этом случае билеты отражаются через документ «Поступление» с видом операции «Услуги».

Но этого недостаточно для признания затрат в налоговом и бухгалтерском учете, нужно еще получить от командированного сотрудника авансовый отчет. И уже на дату утверждения отчета можно признать расходы.

Минус — к документу поступления мы не сможем привязать авансовый отчет и наоборот. Как потом понять бухгалтеру, какой билет к какому сотруднику относится и когда можно списать его стоимость в расходы? Действовать придется вручную.

Интеграция 1С и Smartway: как происходит учет билетов

Создаем документ поступления. Покупки — Поступление билетов.

Данные о билетах подгружаются из сервиса Smartway, достаточно выбрать из списка нужный и его реквизиты заполнятся автоматически.

Документ Поступление билетов формирует следующие проводки:

Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачтена предоплата;

Дебет 76.14 Кредит 60.01 — отражена стоимость билета.

На счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок» ведется аналитика по командированным сотрудникам и билетам.

При создании документа Поступление билета можно выбрать и другие виды операций — Доплата, Обмен, Возврат.

Доплата используется, когда к уже имеющемуся билету дополнительно приобретаются услуги — багаж, выбор места и другие. Стоимость дополнительных услуг включаются в общую стоимость билета.

Обмен предназначен для отражения ситуации, когда происходит обмен одного билета на другой, меняется номер электронного билета. С помощью этой операции предыдущий билет списывается и оформляется новый.

С помощью Возврата оформляется отмена поездки

Все операции с билетами, если они проходят через сервис Smartway, включая доплату, обмен или возврат отражаются в программе 1С автоматически.

После того, как сотрудник вернулся из командировки, он предоставляет авансовый отчет. Как правило, его формирует в 1С бухгалтер, затем распечатывает и дает на подпись сотруднику. Как мы уже говорили выше, расходы можно принять в учете только после того как будет утвержден авансовый отчет.

Для учета билетов в документе Авансовый отчет появилась отдельная закладка Билеты.

Чтобы загрузить данные из Smartway, достаточно нажать кнопку Заполнить, и программа автоматически подберет билеты в соответствии с периодом командировки.

Если вы выбрали вид отчета ПО командировке, то форма будет выглядеть вот так:

Плюс специальной формы в том, что в ней автоматически будут рассчитаны суммы суточных.1С проанализирует последние 5 командировок и подставит соответствующее значение, если не найдет нужных данных укажет «стандартные» суммы суточных, необлагаемых НДФЛ — 700 руб./день для командировок по России и 2 500 руб./день для загранкомандировок.

Остается заполнить данные об авансах на командировочные расходы (выбираются из списка) и документ готов. Благодаря интеграции Smartway и 1С, заполнение требует минимум участия пользователя.

Ваучеры — последствия пандемии

В 2020 году мы столкнулись с тем, что массово отменялись командировки — границы закрывались, действовали запреты. И взамен билетов, неиспользованных из-за отмены рейсов, авиакомпании выдавали ваучеры.

Ваучеры — это БСО (бланки строгой отчетности). Их необходимо хранить и учитывать также, как и билеты.

Если в период, пока именной ваучер еще не использован, сотрудник увольняется, что делать?

Использовать именной ваучер другой сотрудник просто так не сможет и приходится обращаться к компании-перевозчику, чтобы выяснить, какие варианты в этом случае она предлагает. Теоретически, можно перенести ваучер на другого сотрудника с доплатой, вернуть или обменять. В любом случае, дальнейшая судьба билета зависит от возможностей и политики перевозчика.

Как и с билетами, любые манипуляции с ваучером (обмен, возврат, перенос на другого сотрудника) повлияют на учет, их нужно отслеживать.

На решение подобных задач у бухгалтера нет лишнего времени, особенно, если в организации большое количество сотрудников, направляемых в командировки. Поэтому и здесь интеграция Smartway и 1С позволяет автоматизировать учет, так как все манипуляции с ваучерами будут отражаться в программе автоматически.

При возникновени вопросов с обменом или возвратом ваучеров, выданных во время пандемии, Smartway помогает своим клиентам.

Отдел авиакассиров поможет получить максимально комфортное решение от авиакомпании, а бухгалтерская служба компании Smartway проведет консультацию по учету.

Как сделать учет командировок удобным для бухгалтера

Платформа Smartway устроена так, что забронировать командировку можно шаг за шагом без перехода в сторонние сервисы и без связи с оператором. Сделать это может любой сотрудник, имеющий доступ к сервису, согласовать поездку возможно прямо в личном кабинете. И руководитель и бухгалтер смогут оперативно видеть всю необходимую информацию.

Оплатить все услуги сервиса можно с расчетного счета организации, в рублях. Smartway сотрудничает с партнерами и предлагает воспользоваться различными программами лояльности и кэшбеком от S7 и Аэрофлот.

В личном кабинете можно настроить тревел-политику для каждого сотрудника, или сегмента сотрудников — особенно актуально для крупных компаний.

В Smartway абсолютно все закрывающие документы формируются автоматически в личном кабинете, всегда вовремя и без ошибок. Бухгалтеру не придется ждать, когда агент пришлет наконец акты.

Можно настроить гибкое формирование закрывающих документов: по проектам, периоду, департаментам, сотрудникам. Счета и акты можно скачать в формате pdf или xlsx или отправить на электронную почту.

Smartway позволяет не только упростить учет командировочных расходов, но и помогает организовать удобную систему командировок, полностью заменив агентство делового туризма.

В результате:

  • экономия бюджета на организация командировок;

  • управление расходами на командировки за счет гибкой аналитики поездок;

  • сокращение затрат рабочего времени сотрудников на подготовку к командировке и оформление документов;

  • корпоративный кэшбек от S7 и Аэрофлот;

  • автоматизированный учет за счет интеграции с 1С: Бухгалтерией;

  • уменьшение налоговой нагрузки, благодаря включению понесенных затрат в расходов без рисков.

Комментарии

3
  • Маша М

    так это ж полная интеграция с авиакомпанией, онлайн автоматизация, интересено как они этого добились

  • АнфисаП

    ну а нам пока не куда летать, и не на что, но правда в первые дни отмены и переноса рейсов была паника в бухгалетрии

  • Борис Мальцев
    Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
    самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
    проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
    отражать расходы на проезд в авансовом отчете.

    Пользователи чего бы то ни было могли это делать и раньше

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

323

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

146

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

413

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

154

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
215
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.