Автоматизация учета

Роботы в помощь бухгалтеру: какие функции можно на них переложить

С помощью RPA роботов можно увеличить производительность труда, снизить количество ошибок и влияние человеческого фактора. Что это за технология, чем она полезна для бухгалтерии и других бизнес-процессов и как ее внедрить — читайте в статье.
476 92
Роботы в помощь бухгалтеру: какие функции можно на них переложить
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое RPA-технология и почему она нужна компании

RPA — Robotic Process Automation — это технология автоматизации процессов, основанная на использовании программных роботов. Звучит не совсем понятно, поэтому поясним на примере.

Есть задача. Компания закупает много товаров и услуг у более чем 1000 разных поставщиков ежемесячно, причем контрагенты постоянно меняются. Каждого нужно проверять на благонадежность на разных сервисах и сайтах перед заключением договора. Сейчас эту работу выполняет юрист или бухгалтер, она монотонная и отнимает много времени.

Как помогает RPA-робот. Он проверяет выписку из ЕГРЮЛ, сайт Госзакупок, Федеральный реестр сведений о банкротстве, чтобы контрагента не было в черном списке. Сотрудник получает от робота предварительное заключение о благонадежности поставщика.

Программный робот последовательно выполняет цепочку повторяющихся действий. Он использует имитацию клавиатуры, клики, компьютерное зрение, машинное обучение, взаимодействует с разными программами и документами. Это усовершенствованный макрос, который работает не только внутри одной системы, но и использует графический интерфейс.

Это основное отличие RPA-технологии от «классической» автоматизации, в которой 2 программы интегрируются по API.

Основные преимущества RPA-технологии:

  • Сотрудники уделяют больше времени интеллектуальному труду, они освобождаются от рутинных задач и скорее реализуют свой творческий потенциал.

  • Снижается роль человеческого фактора, а значит, и вероятность ошибок. Робот не допускает опечаток, в отличие от сотрудника, и не устает от повторяющихся действий.

  • Сокращается время на выполнение рутинной работы, например, обработку поступлений и обслуживание клиентов. Робот выполняет операции в 10–20 раз быстрее человека.

  • Каждая транзакция, выполненная с помощью робота, записывается в журнал, поэтому анализировать бизнес-процессы можно в любое удобное время.

  • Роботизация помогает компаниям расти без привлечения новых сотрудников.

Почему роботизация важна для бухгалтерии

Работа бухгалтерии отличается многозадачностью, высокой нагрузкой и большим количеством монотонных операций. Кроме самого бухучета, добавляются еще и административные задачи: переписка по email, ввод данных, сканирование и т.д. Все это увеличивает продолжительность работы и уровень стресса.

Многие из повторяющихся задач можно автоматизировать. Это важно, потому что тогда бухгалтерия и финансовый отдел могут уделить больше времени масштабным стратегическим и аналитическим задачам, влияющим на успешность компании в целом.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью RPA-технологий

В бухгалтерии

1. Обработка первичных документов.

На практике работа с первичкой занимает у бухгалтера от 2 до 8 часов в день. С помощью RPA-технологии можно в 10 раз ускорить эти операции. На робота можно переложить:

  • сбор документов прямо из почты или сервиса ЭДО;

  • распознавание первичных данных, их проверку и ввод в бухгалтерскую программу;

  • отправку сообщений об ошибках.

2. Сверка с покупателями и поставщиками, сбор задолженности.

RPA-робот упрощает и ускоряет эти процессы:

  • извлекает информацию из разных источников, включая Excel-таблицы, CRM-систему; 

  • сравнивает их со сведениями от поставщиков и покупателей; 

  • формирует по шаблону рассылки для контрагентов с указанием суммы и сроков;

  • создает отчет для менеджера с актуальными статусами проверки каждого контрагента.

3. Подготовка отчетности.

Робот может собрать информацию и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчетности. Кроме того, он отправит бухгалтеру напоминание о сроках ее сдачи и проверит соответствие отчетности требованиям законодательства. Для этого он интегрируется с учетной системой.

В кадровом учете: автоматизация работы с документами

Прием или увольнение сотрудника требует шаблонных действий от сотрудников из разных отделов. RPA-робот позволяет избежать дублирования сведений и нарушения сроков:

  • он сканирует документы нового работника и считывает информацию с них;

  • заполняет сведения в базе данных организации; 

  • выдает новому сотруднику доступы;

  • формирует заявку на пропуск.

В маркетинге: формирование единой отчетности из нескольких рекламных кабинетов 

Для единого отчета по всем рекламным кампаниям на нескольких площадках робот:

  • собирает информацию из кабинетов и систем аналитики;

  • формирует отчет на основе полученных данных;

  • отправляет его руководителю и маркетологу.

В закупках: автоматизация сбора коммерческих предложений 

Алгоритм работы робота такой:

  • через поисковые запросы робот ищет подходящих поставщиков;

  • отправляет им на электронную почту запросы, в которых указывает количество товара, контакты и реквизиты компании; 

  • собирает ответные письма от поставщиков;

  • отправляет список с информацией менеджеру, который сможет быстро выбрать оптимальное предложение.

В продажах: актуализация прайса

Робот вовремя обновляет прайс-листы и тем самым ускоряет работу закупщиков и категорийных менеджеров:

  • скачивает прайсы с сайта поставщика;

  • сравнивает позиции из прайса с номенклатурой в базе и создает актуальный файл Excel; 

  • загружает прайс в 1С;

  • отправляет отчет об обновлении на email ответственного.

Это не все возможности программных роботов, но даже несколько примеров показывают, что с помощью RPA-технологии можно сократить затраты и повысить эффективность ключевых бизнес-процессов — от бухгалтерии до продаж.

Как внедрить роботизацию в компании

Чтобы внедрить RPA-робота в ваши процессы, обратитесь к услугам IT-специалистов, разбирающихся в этой технологии.

Компания «К)Сервис» — официальный партнер «Шерпа Роботикс» — российского разработчика программного обеспечения для роботизации бизнес-процессов. 

Упрощаем повторяющиеся задачи в бухгалтерии, закупках, отделах продаж и маркетинге с помощью технологии RPA. Узнать подробнее и записаться на консультацию можно здесь.

Записаться на консультацию

Мы успешно помогаем бизнесам в разных сферах сокращать издержки и оптимизировать процессы. Вот как это происходит на практике.

Как «К)Сервис» автоматизировал сбор данных о продажах с помощью RPA

К нам обратился клиент, который продюсирует музыкальных артистов и организует их концерты. Под его руководством каждый месяц проходит несколько десятков крупных мероприятий и ежегодно проводятся сотни менее масштабных концертов. Клиенту важно было ежедневно отслеживать данные о продаже билетов, чтобы понимать динамику продаж и на основании собранной информации корректировать цены. Это трудоемкая работа, которая отнимала практически все рабочее время сотрудника.

Специалисты компании «К)Сервис» изучили процессы и описали функции, которые выполнял сотрудник. Выяснили, что можно автоматизировать, составили техническое задание и внедрили RPA-технологию. Обследование процессов и введение RPA в работу заняло одну неделю.

В результате значительно сократили время, которое специалист тратил на рутинную работу. Это позволило ему занять вакантную должность с более творческими задачами в той же компании и положительно повлияло на мотивацию. 

Компания сэкономила на оплате труда: ежегодная зарплата специалиста, который большую часть времени занимался рутиной, составляла 600 тысяч рублей в год. Внедрение RPA-платформы вместе с предварительной оценкой обошлось в 100 тысяч рублей. Несложно посчитать, что выгода от внедрения составила 500 тысяч рублей только в первый год.

Также программный робот помогает компании увеличить прибыль. Руководитель отдела продаж получает точные данные о продажах за предыдущий день в любое удобное время, поэтому оперативно отслеживает изменения на рынке. Благодаря этому эффективнее управляет ценами, продажи билетов растут, а компания получает дополнительную прибыль.

Узнать больше

Реклама: ООО «ТЕЛЕСНАБ», ИНН  4345378880

Начать дискуссию

Познакомимся с золотыми стандартами внутреннего финансового аудита

Аудиторская проверка бюджета организации направлена не только на обнаружение нарушений и ошибок в ведении финансово-бюджетного управления. Основная задача этой сложной комплексной работы заключается в налаживании правильных алгоритмов, предотвращении рисков и поиске оптимальных управленческих решений. 

Познакомимся с золотыми стандартами внутреннего финансового аудита

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

При ввозе импортного уникального оборудования придется заплатить НДС, если его пока нет в перечне

При ввозе в РФ оборудования, аналоги которого не производятся в России, НДС на таможне платить не надо. Но только если это оборудование включено в перечень.

НДС

Заявление на возмещение НДС нужно направлять только в электронном виде

ФНС отказалась принимать в бумажном виде заявления на применение заявительного порядка возмещения НДС, акциза.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Подготовка к повышению цен на бухгалтерские услуги

Продолжаем серию статей про то, как организовать работу по повышению стоимости бухгалтерских услуг. В рамках прочтения прошлой статьи вы посчитали сколько недозарабатывает ваша бухгалтерская компания. Теперь нам предстоит обсудить вопросы о том, как подготовиться к повышению стоимости бухгалтерского обслуживания клиентам и насколько сильно возможно поднимать цену клиентам.

Подготовка к повышению цен на бухгалтерские услуги

Как упростить учет в логистике

Грамотная организация логистических процессов, оперативный документооборот и автоматизация на всех этапах грузоперевозок сводят к минимуму рутинные операции, позволяют бухгалтеру вовремя и корректно отражать в учете факты ФХД.

Как упростить учет в логистике

Что делать продавцу на маркетплейсе, если покупатель подменил товар

Маркетплейс может потерять товары продавца, а сотрудники ПВЗ не всегда проверяют, те ли вещи возвращают клиенты на склад. Узнайте, как правильно поступать в подобных ситуациях и вернуть свои деньги.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

👔 Вычет НДС без счета-фактуры и первички суд может признать правомерным. Практик: но нужно принять все возможные меры

Арбитражный суд решил, что организация подтвердила реальность операций, исполнила сделку и имеет право на вычет, не имея документов.

Вы тоже так сможете! Топ-3 самых успешных кейса продвижения в Телеграме для b2b

Успех рекламных кампаний в Телеграме зависит от многих факторов: это и правильный выбор каналов, написание интересного текста, дизайн запоминающейся картинки и так далее. Однако есть один фактор успеха, который не зависит от типа аудитории, тематики рекламы, бюджета — вообще ни от чего. Это реклама в Телеграме через платформу Telega.in.

Вы тоже так сможете! Топ-3 самых успешных кейса продвижения в Телеграме для b2b
НДС

Как изменился заявительный порядок возмещения НДС

С 1 апреля 2024 года вступили в силу изменения в заявительном порядке возмещения НДС.

ЭДО

❌ Внимание! С 18 по 21 апреля может не получиться сдать отчетность в налоговую

По информации Управления электронного документооборота ФНС и операторов ЭДО с 18 по 21 апреля 2024 года возможны задержки при приеме и обработке налоговой и бухгалтерской отчетности.

Что выбрать для торговли на маркетплейсах: ООО или ИП

Маркетплейсы пользуются популярностью у начинающего бизнеса, так как избавляют продавцов от проблем, связанных с доставкой, складированием, продвижением товаров, приемом оплат и управлением торговлей. Но прежде чем стать селлером, бизнес нужно зарегистрировать.

Что выбрать для торговли на маркетплейсах: ООО или ИП
Банки

Верховный Суд: банк обязан проверять ИНН получателя денежных переводов

Банки не проверили ИНН получателя перевода и отправили деньги компании с похожим наименованием. Верховный Суд встал на сторону отправителя и взыскал убытки с кредитной организации.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Обзор ТОП–10 банков с самыми выгодными условиями по интернет-эквайрингу 2024

Консалтинговое агентство Markswebb опубликовало ежегодный рейтинг банков Business Internet Banking Rank. Один из критериев оценки — это качество предоставляемых услуг эквайринга для ИП, малого и среднего бизнеса. Делимся результатами исследований и показателями лидеров рынка. 

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как заполнить и сдать РСВ за I квартал и другие отчетные периоды 2024 года: общий гайд

25 апреля нужно сдавать форму расчёта по страховым взносам (РСВ) за первый квартал. Рассказываем о нюансах заполнения отчёта, которые помогут сдать его без единой ошибки.

Как заполнить и сдать РСВ за I квартал и другие отчетные периоды 2024 года: общий гайд
Сальдо ЕНС

Положительным сальдо ЕНС можно распорядиться 2 способами

Распорядиться положительным сальдо ЕНС можно с помощью зачета или возврата денег на расчетный счет.

💥Главное к утру вторника: льготная ипотека все, Сбер увеличит свою долю на рынке онлайн-образования, Доллар поднялся выше 94 рублей

Добавим в ленту самых свежих новостей на сегодня. Рассказываем обо всем, что писали и обсуждали сегодня в мире.

4
109
Ипотека

Минфин хочет отменить все программы льготной ипотеки и сохранить только одну

Чтобы снизить цены на рынке первичного жилья, власти предлагают отказаться от льготной ипотеки для IT-специалистов и от ставки 8% на покупку жилья в новостройках. Семейная ипотека будет продлена до 2030 года.

Принят закон о реестре воинского учета

Будет создан реестр воинского учета, где укажут данные о лицах, подлежащих первоначальной постановке на учет, которые состоят на учете, и которые не состоят, но обязаны это сделать.

🔥 Новая акция от «Клерка»: бухгалтерия с нуля, УСН, ОСНО и воинский учет за 3690 рублей!

Воспользуйтесь шансом купить новые практические курсы по УСН, ОСНО, воинскому учету за 3690 рублей! Сейчас вы можете приобрести онлайн-курс «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей и сделать первый шаг к карьере бухгалтера.

Интересные материалы

Как программные роботы меняют правила игры в финансовом учете

Программные роботы — RPA, внедренные в бизнес-процессы бухгалтерии, ускоряют отчетность, минимизируют ошибки и экономят ресурсы.