Интервью

Умная система переплета документов в офисе – технология UniBind

Более 40% россиян назвали стимулом к работе хорошую техническую оснащенность офиса. Автоматизация рутинных процессов экономит ресурсы, повышает производительность труда.
Умная система переплета документов в офисе – технология UniBind
Иллюстрация: UniBind (Peleman)

О том, как удалось найти новацию, которая решает ежедневные задачи сотрудников бухгалтерии, отделов кадров, экономит время, ресурсы на оформление документов — ведущий специалист BindMarket Ольга Крюкова

— Ольга, как появилась идея найти технологию, которая помогает оформлять документы?

— Наша компания с 1998 года занималась печатной техникой — принтерами иностранных производителей. В какой-то момент стало понятно, что в организациях скапливается большой объем бумажных документов. Несмотря на цифровизацию, бумага сегодня остается важным носителем информации. Отчеты нужно упорядочивать, компактно хранить, архивировать. Работа кропотливая, нервная, отнимающая время.

Стали искать «свой продукт», который даст максимальную ценность специалистам, решит их ежедневные проблемы. Долго изучали рынок, предложения поставщиков, тестировали разное оборудование.

На одной из выставок познакомились с владельцем компании Peleman мистером Гвидо Пелеманом. Именно он, инженер по образованию, создал умную систему безопасного, удобного переплета.

— В чем уникальность разработки?

— Это настоящее спасение для бухгалтеров, специалистов госпредприятий, образовательных учреждений, по сути, каждого, кто представляет продукт интеллектуального труда на бумажном носителе.

Представьте себе типографию, которую можно легко разместить на рабочем столе. В основе технологии лежит комплексная система: аппарат и термообложки.

Переплетать на аппарате просто, как раз, два, три. Вложите в термообложку документ, поставьте в секцию нагрева — остальное сделает UniBind (Peleman). Ровно за 90 секунд красивый, прочный переплет готов.

Работа с UniBind (Peleman) не требует обучения, техподдержки. Система полностью автоматизирована, позволяет за считаные минуты самостоятельно создавать прочные, красивые документы: от счетов до годовых отчетов.

— Звучит фантастично. Расскажите, как работает переплетчик?

В каждом аппарате UniBind (Peleman) есть секции нагрева и охлаждения, а в последних моделях — функция обжима корешка. Термообложки, по аналогии с книгами, имеют корешок, только здесь он изготовлен из металла, на который нанесен эластичный термоклей.

Документ помещается в термообложку, затем ставится в секцию нагрева. Аппарат нагревает корешок обложки, запатентованный полимерный клей в нем плавится, надежно скрепляя листы. А благодаря металлическому корешку прошитые финансовые, бухгалтерские отчеты занимают на полках в два раза меньше места, чем в привычных папках.

Отмечу, термообложки UniBind (Peleman) дают возможность персонализации: можете выбрать цвет, соответствующий вашему корпоративному стилю, брендировать их.

Вы можете прошить нестандартные листы: альбомной ориентации, А5, А3, инженерные и строительные — формата до А0. Эти товары всегда есть на нашем складе.

Какие проблемы ваших клиентов помогает решать технология?

— Во-первых, в бухгалтерии, отделах кадров накапливается большое количество документации, которую нужно хранить от 3 до 5 лет, а некоторую — больше 50. Для архивирования и сохранения официальных бумаг компании обращаются в типографию, нанимают сотрудника, пользуются устаревшими методами скрепления, такими как брошюровка, дырокол, папка-регистратор. На это нужны дополнительные затраты: и времени, и средств.

Инженеры компании Peleman позаботились о том, чтобы вы могли сфокусироваться на первоочередных задачах. С оформлением быстро и профессионально справится технология UniBind от компании Pelenam. За 1,5 минуты можно одновременно переплести до 16 стандартных документов или два объемных — до 470 листов, которые займут на полке всего по 5 сантиметров.

Во-вторых, для финансовых отчетов важна целостность и сохранность листов. Технология обеспечивает документу прочность и долговечность: при равномерном нагревании металлического корешка полимерный термоклей надежно скрепляет листы, не растекается, не имеет запаха. Даже при частом раскрытии листы не выпадут, не потеряются.

При подготовке документации иногда приходится обновлять информацию. Решение дает возможность редактирования?

— Это одно из важных преимуществ UniBind (Peleman). Переплет можно редактировать: формула клея позволяет неоднократно заменять листы без потери прочности документа. Подчеркну, единственный способ скрепления, обеспечивающий полную сохранность оригинала. Предварительной перфорации листов не требуется. Целостность документа гарантирована в течение 5 лет.

Переплет удобно сканировать. Он открывается на 180 градусов, плотно прижимается к стеклу сканера, а значит, края страниц не будут засвечены. 

Вместе с тем деловой этикет предъявляет высокие требования к оформлению официальных бумаг. UniBind (Peleman) оформляет презентабельные документы, которые акцентируют внимание на том, с какой педантичностью и ответственностью вы относитесь к работе.

С какими трудностями вы столкнулись при продвижении технологии?

— Нужно было убедить специалистов в том, что это действительно полезное оборудование, которое решает проблемы с хранением, оформлением бумажных документов. Нам это удалось.

Культура документооборота очень важна в организации. Если ее правила не соблюдаются, то эффективность падает: документы теряются, не могут вовремя дойти до получателя, замедляется процесс принятия  решений и т.д.  Кроме того, правила обеспечивают соблюдение законодательства, стандартов в области хранения и обработки информации. 

Для выполнения этих задач мы и предлагаем использовать технологию, которая позволяет повысить эффективность работы компании, сократить время на обработку документов. 

— Используете вы систему у себя в компании?

— Наша бухгалтерия, отделы продаж и маркетинга активно применяет технологию в работе.

Хотя нам пришлось побороться с возражениями нашего главного бухгалтера, потому что профессионал в этой сфере хочет сэкономить средства своей организации. Но когда потребовалось архивировать первичные документы, UniBind (Peleman) победил.

Как ЭДО (электронный документооборот) повлиял на ваш бизнес?

— Несомненно, бумажный документооборот в бухгалтерии, отделах кадрах заметно снизился. Но не сошел на нет: в организациях достаточно документов, которые необходимо хранить только в таком виде. Вместе с тем, например, наш бухгалтер делает бумажные копии электронных документов. Ситуации бывают разные, если не ответить в установленные сроки на запрос специалистов госорганов, можно получить штраф. 

Поэтому несмотря на ЭДО, постоянные клиенты продолжают с нами сотрудничать, и, конечно, мы активно наращиваем свою базу.

Все потенциальные клиенты становятся реальными?

— Конечно, нет. Есть часть людей, которые тонут в бумагах, но ничего не хотят менять — делают, как привыкли. Это категория консерваторов, она есть в каждом сегменте рынка.

Однако постепенно, пусть не сразу, такие специалисты приходят к пониманию, что иногда стоит рискнуть, попробовать новые инструменты, которые сохранят ресурс, силы и время. А еще инвестиции в новые технологии окупаются, часто в несколько раз.

Но, есть те, которые использовали неоригинальную, более дешевую похожую технологию термопереплета. А там и качество совершенно другое, поэтому разочаровывались и возвращались к тому, чем привыкли пользоваться.

Что вы посоветуете тем, кто еще не решился на покупку?

Просто попробуйте. Мы можем предоставить оборудование на тестирование.

Если в бухгалтерии, отделе кадров, секретариате, на производстве активно используется бумажный документооборот, UniBind (Peleman) станет вашим незаменимым помощником

Простота использования, скорость работы, безупречный результат — это не рекламные слова, это реальное описание процесса работы технологии. 

Главное преимущество UniBind (Peleman) — возможность самостоятельно, быстро и профессионально создавать прочные, презентабельные переплеты. Решение оптимизирует процесс обработки документов, экономит время, снижает затраты, повышает общую эффективность.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Комментарии

1
Медицина

Эмоция-эмоция, я тебя съем! Почему мы заедаем эмоции?

Еда — быстрый, простой и доступный способ отвлечься и поднять настроение (себе или близким). Почему мы заедаем эмоции и к чему это может привести, рассказывает бухгалтерам врач клиники.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

С 2025 года список профессиональных заболеваний станет больше

Злокачественные новообразования признают профессиональным заболеванием. Минздрав определил 43 фактора на производстве, которые способны вызвать онкологию.

Стал известен прожиточный минимум на 2025 год

17,7 тыс. рублей – прожиточный минимум на душу населения с 01.01.2025.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Кадры

Люди — это новая нефть. Выигрывает бизнес, который сохраняет свои кадры

Человеческий труд в России становится все дороже, и работодатели сталкиваются не только с ростом расходов на ФОТ, но и на кадровую инфраструктуру в целом.

Получили один раз оплату от физлица? Кассу купите, чек пробейте

Минфин ответил на предложение внести изменения в законодательство о применении ККМ в части расширения перечня случаев освобождения от применения ККТ при расчетах по разовым сделкам, в том числе через агента.

💥Обзор новостей: Краснодарский край самый опасный для туристов, «Московская» и «Столичная» проданы за €1,6 млн, в стране вспышки ботулизма

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Премии

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО

По Трудовому кодексу, работодатель может поощрить сотрудников за добросовестный труд с помощью благодарности, премии, подарка, грамоты и т.д. Подробнее остановимся на премиях: какие они бывают, обязан ли работодатель их платить и какими документами оформляют выплаты премий.

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО
Общество

В Госдуме предложили частичное госрегулирование цен на такси в час пик

В праздничные дни и непогоду операторы такси не должны повышать стоимость поездок для семей с детьми. С таким предложением выступил депутат Госдумы.

На место западных сетевых гостиниц приходят отельеры из Арабских стран и с Востока

Министр экономического развития РФ Максим Решетников принял участие в IV российском туристическом форум «Путешествуй!». Иностранный бизнес готов вкладывать в российский туризм, считает Минэкономразвития.

НДС

❗🚘 C 1 июля 2024 года ряд перевозчиков не смогут подтвердить ставку НДС 0% при международных перевозках

С июля изменится порядок применения ставки НДС 0% при оказании услуг по международной перевозке.

❗🚘 C 1 июля 2024 года ряд перевозчиков не смогут подтвердить ставку НДС 0% при международных перевозках
Инвестиции

18,5% от лизинговой компании! Свежие облигации: Балтийский лизинг на размещении

Лизинга на бирже много от слова полно. А скоро обещают, что больше станет не только облигаций, но и акций. БЛ рассматривает возможность провести IPO, но пока продолжает размещать облигации. Смотрим новый флоатер от хорошо знакомой инвесторам лизинговой компании.

18,5% от лизинговой компании! Свежие облигации: Балтийский лизинг на размещении
Реклама

ФАС: реклама услуг по написанию дипломов и курсовых запрещена

В поисковике «Яндекс» нашли рекламу компании «Work 5», которая предлагает написать дипломные и курсовые работы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Готовь сани летом, а доказательства до начала проверки

Как знают наши уважаемые подписчики б̶о̶л̶ь̶ш̶о̶й̶ б̶р̶а̶т̶ в̶с̶е̶г̶д̶а̶ с̶л̶е̶д̶и̶т̶ з̶а̶ н̶а̶л̶о̶г̶о̶п̶л̶а̶т̶е̶л̶ь̶щ̶и̶к̶а̶м̶и̶ налоговые органы постоянно собирают данные и доказательства, которые позволили бы им пополнить бюджет.

НДС на упрощенке — просто способ увеличить налоговую нагрузку: мнение бухгалтеров. 💸«Ночной бухгалтер» № 1704

Бухгалтеры, обсуждая налоговую реформу 2025, говорят, что по факту так просто увеличили налог для УСН. Мы даже рассчитали на примере, сколько платит компания в 2024 году и сколько будет платить в 2025 при равных условиях.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миграционный учет

Как иностранному гражданину встать на миграционный учет в 2024 году

Разберем, как иностранцу встать на миграционный учет в 2024 и какие документы для этого нужны.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Налог на прибыль

Есть две причины, при которых уменьшение уставного капитала не облагается налогом на прибыль

Суммы, на которые произошло уменьшение уставного капитала организации, если участникам не возвращали часть их взносов, – это внереализационный доход компании, который облагается налогом на прибыль.

НДС

Минфин: российская система tax free не возвращает налог за работы и услуги

Такс-фри для иностранцев действует только при покупке товаров.

Бесплатно с Отпуска

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Генеральный директор собрался отдохнуть. На это время необходимо решить вопрос о том, кто будет временно выполнять его функции. Разбираем возможные варианты.

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Депутатам рекомендуют повысить налог на прибыль до 25%

20 июня Госдума рассмотрит законопроект о донастройке налоговой системы и изменениях в НК с 2025 года.

Интересные материалы

Премии

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику

На основании ст. 22 ТК, работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату в полном объеме.

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику