Как при УСН учитывать командировочные расходы в 2025 году: памятка для бухгалтера

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). К ее главным признакам относят:

• издание официального распоряжения (приказа);

• временный характер поездки;

• пребывание сотрудника на время командировки вне постоянного места работы;

• компенсацию расходов работодателем.

При направлении сотрудника в командировку работодатель должен возместить командировочные расходы, которые включают (ст. 168 ТК):

• стоимость проезда;

• оплату проживания в другом городе;

• суточные;

• другие затраты, которые согласованы с компанией.

Порядок компенсации закреплен в ТК и его обязательно прописывают в коллективном договоре или ЛНА компании.

Учет командировочных расходов зависит от налоговой системы бизнеса — УСН «Доходы» или УСН «Доходы минус расходы».

Расходы на служебную командировку не учитывают при расчете налоговой базы. При этом у бухгалтера все равно должен быть авансовый отчет и корректно оформленные документы, подтверждающие командировочные расходы (письмо Минфина от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). 

Отчет с документами сотрудник предоставляет не позднее трех дней после возвращения из командировки. Но на этом этапе часто возникают сложности, которые приводят:

• К увеличению операционных расходов. Сбор и проверка документации по командировкам вручную отнимает много времени. Тем более что сотрудники часто теряют подтверждающие документы и приходится запрашивать новые, причем в разных организациях, или забывают об оформлении авансового отчета. В результате компании вынуждены увеличивать штат, чтобы эффективно справляться со всеми задачами.

• К возрастанию риска ошибок. Неправильное оформление документов, о котором становится известно только при предоставлении отчета, задерживает возмещение расходов. Бухгалтерия вправе не принимать документы с ошибками, и тогда приходится заниматься их оформлением заново — например, если нет всех обязательных реквизитов в счете от гостиницы.

• К неэффективному использованию ресурсов. Применение в работе устаревших методов приводит к тому, что компании вкладывают средства в поддержание рутинных процессов, в то время как их можно перенаправить на развитие бизнеса.

Можно учесть следующие расходы по служебным командировкам:

• на проезд и проживание сотрудника;

• на паспорта, визы и оформление других документов, которые нужны для поездки командированного;

• консульские и аэродромные сборы;

• сборы за въезд, проход, транзит транспорта, а также за пользование морскими каналами и другие подобные платежи;

• суточные;

• безотчетные суммы, выплачиваемые на основании акта Президента или Правительства при поездках на определенные территории;

• на оплату дополнительных услуг в средствах размещения, но за исключением допобслуживания в номере и обслуживания в ресторанах и барах, а также расходов на рекреационно-оздоровительные услуги.

Это не закрытый перечень. Поэтому бизнес может учесть и другие затраты на командировки, если они:

• ориентированы на получение прибыли;

• обоснованы с экономической точки зрения;

• подтверждены документально.

При УСН «Доходы минус расходы» учитываются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). К ним относят затраты на проезд на различных видах транспорта, включая:

• поезда, электрички и пригородные автобусы;

• самолеты;

• транспорт общего пользования (метро, троллейбус и т. д.);

• такси и арендованные автомобили.

Учесть расходы на проезд возможно при условии их документального подтверждения. Также такие расходы должны быть экономически обоснованы.

Помимо расходов на сам проезд, можно учесть расходы на услуги VIP-зала аэропорта. Но для их учета необходимо, чтобы они были предусмотрены ЛНА компании или коллективным договором. 

Ключевое условие принятия расходов на проживание — их объективная необходимость. Расходы на проживание, которые учитывают при применении УСН «Доходы минус расходы», можно разделить на две большие группы — это расходы на наем жилого помещения и расходы на допуслуги, которые оказывают гостиницы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). 

К расходам за наем помещения для проживания относится оплата:

• проживания в гостиницах;

• аренды жилого помещения у юрлица или физлица (допускается аренда у родственников командированного);

• туристического налога.

Как и в случае с расходами на проезд, затраты на проживание в командировке должны быть документально подтверждены.

Также к расходам на наем жилого помещения относят затраты на услуги зарубежных сервисов онлайн-бронирования. Их подтверждают договором и (или) расчетным документом, в котором выделена сумма налога, документами на перечисление иностранной организации оплаты, включая сумму налога. Но оформление через специализированные В2В-сервисы выйдет гораздо дешевле, чем использование В2С-агрегаторов.

Расходы на проживание в гостинице возможно подтвердить кассовым чеком, к которому дополнительно выдается бланк строгой отчетности — например, квитанция или счет. Для подтверждения расходов при аренде у физлица используются документы в свободной форме — это могут быть договор аренды или акт. Если работник проживал в отеле за пределами РФ, и первичные документы представлены на иностранном языке, их обязательно переводят на русский язык.

К расходам на допуслуги относят те услуги, которые командированному оказывались в гостинице. Один из самых распространенных примеров — оплата доступа к сети Интернет. Расходы на допуслуги учитываются при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Как мы уже отмечали, если командированный воспользовался допобслуживанием в номере или бассейном, такие расходы не учитывают.

Главное, что нужно знать об учете суточных при применении УСН «Доходы минус расходы» — их можно учитывать в размере, который установлен в ЛНА или коллективном договоре. Затраты подтверждаются документально — например, справкой бухгалтера. При этом документы, подтверждающие расходование суточных командированным работником, не требуются.

При командировке на один день в пределах РФ учесть суточные не удастся: такие расходы не считаются обоснованными. Но если работник на один день выехал за рубеж, учесть суточные можно.

1. Расходы ИП на собственные командировки. По мнению Минфина в командировку можно отправлять только сотрудников. ИП не является работником, поэтому его поездки нельзя считать командировками. Такие расходы не указаны в закрытом перечне расходов, которые можно принимать на УСН.

Нужно сказать, что судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Некоторые суды в определенных ситуациях допускают учет расходов самого ИП. Но на данный момент это все-таки единичные случаи, поэтому учитывать такие расходы не рекомендуем — высок риск доначисления налога. 

2. Затраты на продукты питания, бытовую технику и одежду. По мнению налоговиков подобные затраты покрываются за счет суточных, и учитывать их отдельно нельзя. Судебная практика также не считает допустимым учет расходов на продукты питания, одежду и бытовую технику в командировках. Суд считает, что подобные траты не связаны с целями бизнеса и экономически необоснованны.  

3. Комиссию за возврат авиабилетов или стоимость сдаваемых невозвратных авиабилетов. Если при изменении планов произошел возврат авиабилетов, придется заплатить комиссию. Такие траты не указаны в закрытом перечне расходов, и их нельзя считать командировочными.

4. Дополнительное обслуживание в гостинице. Как мы уже отмечали, командировочными расходами не считается обслуживание в ресторанах и барах, допобслуживание в номерах, траты на посещение бассейна, тренажерного зала и другие рекреационно-оздоровительные услуги.

При признании командировочных расходов в первую очередь нужно проверить наличие или отсутствие задолженности перед сотрудником по авансовому отчету (п. 2 ст. 346.17 НК):

• На дату утверждения отчета расходы признаются при отсутствии задолженности.

• На дату оплаты расходы в части задолженности перед сотрудником признаются при наличии такой задолженности. А остальную сумму возможно учитывать на дату утверждения отчета.

С 2025 года бизнес на УСН тоже платит НДС. Но нужно учитывать нюансы, в том числе учет входного НДС.

Если компания освобождена от НДС или применяет пониженную ставку 5% или 7%, то входной НДС по приобретенным услугам учитывают в стоимости покупок и списывают таким же образом. 

Если компания платит НДС по ставке 20%, можно принять входной НДС к вычету. Это касается и бизнеса на УСН «Доходы».

Еще один важный момент — учет расходов в иностранной валюте. Если у командированного сотрудника были такие расходы, их следует учитывать в рублях. 

Чек-лист: как принять НДС к вычету по командировочным расходам

• НДС по расходам на проезд принимайте к вычету на основании авиа- и ж/д билетов. Сумма налога в билете должна быть выделена в отдельной строке.

• НДС по расходам на проживание в гостиницах и другом жилье к вычету не принимается. Услуги по предоставлению мест для временного проживания в гостиницах и иных средствах размещения облагаются НДС по ставке 0%.

• По дополнительным услугам (прачечной, трансфера и т. д.) НДС принимайте к вычету на основании счета гостиницы, оформленного на бланке строгой отчетности, или счета-фактуры.

• Если вычет заявляется на основании счета-фактуры, также потребуется документ, который подтверждает уплату налога, например кассовый чек с выделенным НДС.

• Налог при оплате проживания в загранкомандировке принять к вычету нельзя.

• НДС по расходам на оплату сверхнормативного багажа принимайте к вычету в общем порядке.

Но большая часть упрощенцев пока работают без НДС или с пониженной ставкой 5% или 7%. В этом случае сэкономить за счет вычетов не получится, так как они недоступны. Даже если такой бизнес работает со специализированными сервисами по организации деловых поездок, стоимость услуг для него идет в основном с наценкой 20%, за исключением платформы Яндекс Командировки. В этом сервисе на брони отелей налог не распространяется, так как он сотрудничает с поставщиками по агентскому договору. Все это говорит о том, что у клиента ни на каком этапе не возникает доначисление НДС и таким образом командировка для компаний на упрощенке с подобным сервисом становится еще выгоднее.

1. Действующее законодательство к командировочным расходам относит стоимость проезда, оплату проживания, суточные, а также другие расходы, согласованные работодателем.

2. Учет командировочных расходов зависит от налоговой системы бизнеса — УСН «Доходы» или УСН «Доходы минус расходы». Так, при УСН «Доходы» расходы на командировки не учитываются при расчете налоговой базы. При этом у бухгалтера все равно должен быть авансовый отчет и правильно оформленные документы, подтверждающие командировочные расходы.

3. На УСН «Доходы минус расходы» можно учесть такие командировочные расходы как оплата проезда и проживания командированного, затраты на визы и паспорта, суточные, а также ряд других расходов, при условии что они экономически обоснованы, подтверждены документально и направлены на получение прибыли.

4. Нельзя включать в командировочные расходы затраты ИП на собственные командировки, затраты командированных на продукты питания, бытовую технику и одежду, комиссию за возврат авиабилетов или стоимость сдаваемых невозвратных авиабилетов, а также траты на допобслуживание в гостинице. 

5. Если компания освобождена от НДС или применяет пониженную ставку 5% или 7%, то входной НДС по приобретенным услугам учитывают в стоимости покупок и списывают таким же образом. 

6. Если компания платит НДС по ставке 20%, можно принять входной НДС к вычету. 

7. Снизить риск ошибок и ускорить учет командировочных расходов помогает автоматизация. С помощью В2В-сервисов компании могут не только организовать деловую поездку сотрудников, но и оформить закрывающие документы для бухгалтера в электронном виде в едином личном кабинете. Все акты и счета-фактуры формируются автоматически — их не придется собирать вручную. А для компаний работающих на УСН нет дополнительных начислений НДС.