Компенсация питания работникам: как оформить, облагать ли НДФЛ и страховыми взносами

Ситуация: организация хочет компенсировать сотрудникам расходы на питание и обеспечить его доставку. Можно ли учесть выплату в расходах по налогу на прибыль и нужно ли облагать ее НДФЛ и страховыми взносами?

Прописать компенсацию можно в положении об оплате труда. Там нужно указать:

1. Размер: фиксированная сумма за конкретный промежуток времени.

2. Условия предоставления: для сотрудников, которые работают в офисе или удаленно.

3. Включение доставки: стоит указать, что компенсация покрывает не только питание, но и затраты на его доставку.

4. Основание: ссылка на трудовой или коллективный договор, где дублируется это условие.

Например, можно использовать такую формулировку:

«Работодатель компенсирует сотрудникам затраты на питание и доставку обедов в размере ____ рублей в ___ (день, неделю, месяц). Компенсация предоставляют при условии, что сотрудник представил документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции). Данная выплата является частью системы оплаты труда и регулируется трудовым договором и настоящим положением».

Важно включить условие о компенсации в трудовые договоры или коллективный договор.

Условия для учета расходов в налоге на прибыль

Чтобы учесть затраты для уменьшения налога на прибыль нужно:

1. Закрепить компенсацию в локальном акте. Она должна быть прямо предусмотрена трудовым или коллективным договором.

2. Вести персональный учет. Работодателю необходимо вести учет выплат по каждому сотруднику и сохранять документальные подтверждения расходов (например, кассовые чеки).

3. Учитывать фактор экономической обоснованности. Затраты

   должны быть направлены на обеспечение производственного процесса.

Если по выплатам не ведут персональный учет или они не прописаны в локальных актах, налоговая может исключить такие расходы из базы по налогу на прибыль.

Обложение НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация питания и доставки — доход сотрудника в натуральной форме, поэтому его нужно облагать НДФЛ. По ст. 222 ТК исключение составляют случаи, в которых питание предоставляют из-за вредных условий труда.

На сумму компенсации также нужно начислить страховые взносы (ОПС, ОМС, ВНиМ), так как они является частью оплаты труда. По ст. 422 НК не облагаются взносами только компенсации, которые прямо указаны в этой норме.

Если компенсацию выплачивают без подтверждающих документов, то ФНС может расценить ее как часть зарплаты. В таком случае тоже нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.