Безопасный перевод бумажных документов в цифру: как не провалить проект

Однако какие конкретные шаги необходимо предпринять компании при переходе от бумаги к цифре — уже не так просто понять. И зачастую эта неопределенность становится источником сомнений: так ли уж нужно использовать электронные документы? Может, лучше по-старинке?

Свою лепту вносят и сенсационные новости о внедрении инструментов на основе ИИ. Кто откажется от возможности свести рутину к нулю и разом решить все проблемы с помощью революционной технологии? Что если подождать год-другой, и все вопросы, связанные с внедрением СЭД, отпадут сами собой?

В статье расскажем, что нужно предпринять, чтобы внедрение ЭДО не обернулось документарным хаосом внутри организации, а также штрафами со стороны контролирующих органов. 

Прежде всего, мы должны помнить: то, что в офисном обиходе зачастую принято называть «электронным документом», отличается от понятия, зафиксированного в официальных источниках.

Электронные образы бумажных документов, например, сканы или фотографии, в строгом смысле электронными документами не являются. Такие файлы всего лишь отражают вид печатной формы, хранящейся в цифровом пространстве. 

Настоящий электронный документ обладает четырьмя основными качествами, которые необходимо учитывать: 

• Аутентичность. Документ должен быть подлинным, иначе его нельзя считать настоящим электронным аналогом.

• Достоверность. Информация должна точно отражать произведенные операции или факты и события, происходящие внутри организации.

• Целостность. Подписанный документ не подлежит изменениям — для защиты от подделок и несанкционированных правок обязательно используется электронная подпись.

• Пригодность. К документам должен обеспечиваться быстрый и удобный доступ в любое время. Они должны легко находиться и воспроизводиться системой.

Таким образом, еще перед началом внедрения необходимо определить, чем для вас должен стать переход от бумаги к цифре: работой с электронными образами документов или электронными документами. Если второе — при проектировании нам не обойтись без учета требований законодательства об ЭДО.

Законы, касающиеся электронного документооборота, постоянно обновляются и дополняются. При этом нет единого нормативно-правового акта, который охватывал бы весь спектр вопросов, связанных с использованием электронных документов.

Вместо этого существует целая система законов, приказов и предписаний, которые регулируют взаимоотношения с ним. Перечислим некоторые из них:

• закон № 63-ФЗ («Об электронной подписи») регламентирует применение электронной подписи и использование машиночитаемых доверенностей;

• закон №149-ФЗ («Об информации, информационных технологиях и о защите информации») вводит само определение электронного документа;

• статья 22.1 ТК касается особенностей ведения кадрового учета в электронном виде;

• приказы различных ведомств, включая Министерство цифрового развития и архивную службу.

Большинство компаний, решившихся на внедрение СЭД и получивших негативный опыт, совершили одну из ошибок. 

Сначала выбрать инструмент, а потом задаться вопросом, что с его помощью нужно делать. 

Прежде чем покупать дорогую систему, нужно четко сформулировать бизнес-задачи — какие процессы требуют автоматизации и какие типы документов будут переведены в цифровой формат.

Только после этого можно подобрать оптимальный продукт, иначе велик риск столкнуться с недостатком функций или избыточными возможностями, за которые все равно придется платить.

Сотрудники нередко сопротивляются нововведениям, особенно если не понимают, как и почему их надо применять. Они начинают активно избегать использования новых инструментов, находя повод не вносить документы в систему или продолжая вести дела «по-старинке». 

Именно поэтому обучение и разъяснительная работа необходимы перед полным переходом на ЭДО. При правильном подходе персонал станет союзником, а не препятствием на пути успешного проекта.

Важно помнить, что далеко не все документы можно заменить электронными аналогами. Некоторые важные документы по закону обязаны храниться только в физическом виде.

К примеру, в кадровом документообороте остаются на бумаге приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, документы об ознакомлении с инструкциями по охране труда. Полностью избавиться от бумаги невозможно, и попытки сделать это приведут к юридическим последствиям.

Параллельное существование бумажных и цифровых копий влечет за собой дополнительные расходы. Необходимость поддерживать две версии одних и тех же документов ведет к затратам на бумагу, принтеры, доставку и администрирование.

Такая практика делает саму суть электронного документооборота бессмысленной.

Электронные документы живут своей жизнью — рождаются, путешествуют, хранятся и уходят в небытие (говоря проще, уничтожаются). У каждого этапа есть особенности, но еще более важно то, что в один момент времени в пределах организации от десятков до десятков тысяч документов находятся на различных этапах своего «жизненного пути».

Поэтому чтобы внедрение ЭДО было целостным и не развалилось на бессвязные фрагменты процессов, важно четкое понимание, что нужно предусмотреть на каждом этапе.

В зависимости от типа электронного документа его жизненный цикл может включать различное количество этапов, к тому же будет варьироваться их значимость и длительность. Скажем, одним документам требуется согласование, а другим — нет, одни отправляются на долговременное хранение, другие остаются только на оперативном.

Поэтому мы остановимся на нескольких наиболее универсальных этапах, свойственных самому широкому спектру электронных документов — от строительных до медицинских.

Чтобы новый электронный документ успешно и безболезненно для пользователя появился в системе ЭДО, нужно предусмотреть несколько вещей.

Во-первых, обеспечить пользователям простой и интуитивно понятный интерфейс. Конечно, понятность и простота — понятия довольно-таки субъективные. Однако в любом интерфейсе объективную ценность представляет соответствие информационным ожиданиям сотрудников.

Во-вторых, генерация документа должна осуществляться автоматически по установленным правилам и шаблонам. Это особенно важно для формализованных документов, чьи форматы утверждены ФНС (например, счета-фактуры, УПД, УКД, кроме печатной формы, содержат файлы с расширением XML). А инструменты контроля и проверок должны помогать пользователю не совершать ошибок при ручном вводе данных. 

Для многих вендоров именно этап создания документа становится полем экспериментов для внедрения ИИ. Например, уже сейчас используются LLM-инструменты, которые на основании заполненных полей могут предложить пользователю сгенерированный текст документа, например, служебной записки или официального письма. Или проверить исходящий договор на предмет противоречий и рисков.

Следующим шагом, вероятно, станет внедрение полноценных ИИ-агентов уже на этапе создания документа. Такие агенты смогут самостоятельно формировать черновики электронных документов без привлечения пользователя. Живому сотруднику останется лишь удостовериться в корректности созданного документа и подтвердить его отправку. 

Наиболее известный этап жизненного цикла документа, который многим пользователям даже представляется синонимом перехода с бумаги на цифру. 

Существуют два наиболее распространенных варианта захвата бумажных документов: 

• загрузка скана или фотографии документа в СЭД с локального компьютера и ручное заполнение данных;

• автоматизированная загрузка с помощью интеграции (из почты, мессенджера, облака) и извлечение информации «с листа» с помощью технологии OCR — распознавания оптических символов. 

Инструменты OCR представляют собой вариант специализированного применения компьютерного зрения. Оно сфокусировано на задачах распознавания печатного или рукописного текста на изображениях — информация извлекается из бумажного документа (например, реквизиты, суммы, даты, контактные данные) и может быть использована для автоматического заполнения карточки документа. 

Поэтому без участия живого человека в верификации распознанных данных пока что не обойтись, если мы хотим исключить расхождения в бумажном документе и его электронной версии. 

Этот этап является, пожалуй, самым комплексным в жизненном цикле электронного документа. Он требует учитывать такие нюансы, как формирование маршрутов, использование параллельных и последовательных согласований, возможность вынесения резолюций и внесения замечаний. 

На текущий момент ни один из существующих ИИ-инструментов не является адекватной заменой описанным и правильно спроектированным бизнес-процессам.

Однако при правильном подходе новые технологии открывают обширные перспективы: 

• автоматическая маршрутизация документов между сотрудниками и системами на основе их содержания;

• предсказание и оптимизация путей обработки документов;

• мониторинг и оповещение о задержках или проблемах в процессе.

Любой пользователь СЭД должен иметь возможность быстро и понятным образом находить в системе то, что ему необходимо для работы — не важно, идет ли речь об электронном документе, электронном образе бумажного документа или, например, о шаблоне.

Однако прогресс не стоит на месте, и новые подходы к поиску и отображению документов в СЭД постепенно входят в повседневную практику. К ним относятся семантический поиск документов по информации, содержащейся в его «теле» (в том числе по запросам, сформулированным в свободной форме) и автоматическое индексирование и тегирование.

Также стоит отметить, что для каждого пользователя или группы пользователей должны быть разграничены права доступа. Например, то, что доступно бухгалтерии, не должно быть открыто линейным сотрудникам. Аналогично документы, с которыми работает генеральный директор, не должны видеть рядовые менеджеры. 

Правильная настройка прав и матриц доступа должна обеспечивать защиту данных (в том числе персональных) и соответствовать законодательным требованиям.