Как учитывать затраты на капремонт и «неотделимые улучшения» в арендуемом помещении до запуска деятельности

Определите, что именно вы делаете:

• Текущий/поддерживающий ремонт — поддержание работоспособности без изменения характеристик.

• Капитальный ремонт/реконструкция/модернизация — это, как правило, неотделимые улучшения (капвложения), когда без ущерба объекту их демонтировать нельзя, характеристики улучшаются. Нужно согласие арендодателя в письменном виде.

• Всё, что квалифицируется как капвложения в арендованный объект, собирайте на счёте 08 «Вложения во внеоборотные активы» (отдельный субсчёт по объекту/договору аренды). Это соответствует ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».

• Прямые затраты (работы подрядчиков, материалы, проект, техприсоединение, госпошлины, авторский/технадзор и т. п.) — в 08.

• Надвложенные (накладные) затраты, если они неотделимы от проекта (например, зарплата техспециалиста надзора, аренда строительного оборудования) — капитализируйте в 08 пропорционально, согласно учётной политике.

• Административные/общехозяйственные (которые не влияют на создание актива) — отражайте расходами периода (26-й и др.) даже если выручки ещё нет; в отчётности это приведёт к убытку периода — это нормально.

Важно: Авансы подрядчикам сами по себе не являются затратами до исполнения обязательств — признавать их в 08 можно лишь по мере фактического выполнения работ и наличия первички (КС-2/КС-3, акты, накладные).

Когда объект готов к использованию по назначению:

• Сформированную стоимость на 08 переведите в состав ОС как отдельный инвентарный объект «Неотделимые улучшения арендованного имущества».

• Срок полезного использования (СПИ) установите исходя из сути улучшений, но не дольше ожидаемого срока аренды (с учётом опций продления, если их использование достаточно определённо). Начисляйте амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за вводом.

• Неденамортизированная часть у арендатора: либо компенсируется арендодателем (если так предусмотрено), либо списывается в прочие расходы — отразите это заранее в учётной политике и договоре.

• Текущий ремонт — прочие расходы периода (ст. 260 НК РФ).

• Неотделимые улучшения при согласии арендодателя и отсутствии возмещения — это амортизируемое имущество у арендатора, амортизация — в расходах по налогу на прибыль по правилам гл. 25 НК (ст. 256, 258 НК РФ). Если арендодатель компенсирует стоимость — амортизирует тот, кто несёт затраты: при возмещении — собственник, при невозмещении — арендатор.

• При наличии счетов-фактур и принятии затрат к учёту в составе капвложений НДС можно заявлять к вычету (при облагаемой деятельности). Для случаев раздельного использования (облагаемые/необлагаемые операции) нужен порядок, закреплённый в учётной политике.

• Обратите внимание на НДС-риски при передаче неотделимых улучшений арендодателю (в т. ч. при перезаключении/изменении договора): в 2025 году ФНС и суды подтверждают необходимость корректной НДС-оценки таких операций.

• Текущий ремонт при «доходы минус расходы» — в расходах по оплате и при наличии первички.

• Капвложения/неотделимые улучшения у упрощенцев, как правило, не уменьшают базу (кроме отдельных случаев при реализации/компенсации).

• Письменное согласие арендодателя на неотделимые улучшения.

• Договоры/сметы/ведомости объёмов работ, КС-2/КС-3, накладные, акты, сертификаты.

• Приказ о вводе объекта «неотделимых улучшений», инвентарная карточка, расчёт СПИ и способ амортизации.

• Расчёт распределения накладных расходов на 08 (если есть).

• Учётная политика с прописанными правилами капитализации/амортизации и действиями при досрочном прекращении аренды.

1. Зафиксируйте классификацию работ актом комиссии: ремонт vs улучшения; получите/обновите согласие арендодателя.

2. Откройте субсчёт 08 под конкретный объект и собирайте на него все прямые затраты; авансы — отдельно до закрытия первичкой.

3. Накладные затраты распределяйте на 08 по выбранной базе (часы, прямые затраты и т. п.) — закрепите в учётной политике.

4. Настройте НДС-контур: своевременный вычет по принятым к учёту капзатратам; отслеживайте сценарии передачи улучшений.

5. На вводе — оформите ОС «Неотделимые улучшения…», задайте СПИ (не длиннее ожидаемого срока аренды) и начните амортизацию со следующего месяца.

Приказ о создании комиссии и классификации работ